Satın Alma, Teslim Alma, Depolama
Yiyecek içecek işletmelerinde satın alma, teslim alma ve depolama işlemleri de ana ilkeleriyle diğer işletmelerle benzer işlemlere tabidir. Ancak yiyecek ve içecek işletmelerinin kullanmış olduğu birçok malzemenin kullanım süresinin kısa olması ,bu işletmelerde stok devir hızının yüksek olmasına neden olmaktadır. Bu nedenle çok sık malzeme alımı ve kullanımı bir zorunluluktur.
Satın alma işlemleri; üretim programları yapmak, araştırma, seçme, satın alma, teslim alma, depolama, malzemelerin işletme fonksiyonlarını yerine getirmek amacıyla kullanımını sağlamak olarak genel bir şekilde tanımlanabilir.
Turizm işletmelerinde satın alma departmanı farklı sektör işletmelerinin aksine satın almada kullandığı yol ve yöntem seçiminde çok daha titiz olmak durumundadır. Otellerin kuruluş şekli ve yeri satın almaya yön vermekle birlikte kesin satın alma şeklini belirleyici olmayabilir. Satın almada alınacak mal miktarı ve malın kullanım süresi alım yerini ve şeklini belirleyici olacaktır.
Yiyecek içecek işletmelerinde satın alma işlemleri genel olarak şöyle bir sıralama ile yapılmaktadır;
- Uygun sipariş kalitesini, en uygun sipariş miktarı ve zamanını belirlemek ,
- Piyasa araştırmaları yapmak ,
- Uygun firmaları belirlenmek ,
- Satın alma işlemi yapılacak en uygun firmaya sipariş vermek ,
- Siparişlerin işletmeye ulaşmasını sağlamaktır.
Teslim alma; satın alma işleminden sonra yiyecek ve içecek malzemeleri işletmeye gelmeye başlar. Teslim alma işlemlerini gerçekleştiren çalışanlarca muayene ve kontrol işlemleri yapılarak teslim alma veya iade işlemleri gerçekleştirilir. T eslim alma işlemleri de kalite, miktar ve tutar anlamında hem fatura kontrolü hem de fiziki kontrol ve denetiminin yapılmasıyla gerçekleşecektir. Teslim almada işinin ehli ve teslim almaya uygun ,donanım ve fiziki şartların sağlandığı alanlarda yapılması işletmenin doğru bir teslim alma yapmasına yardımcı olacaktır.
Teslim alma işlemlerinin amaçları aşağıdaki gibi sıralanabilir :
- Satın alınan malların fiyat kontrollerinin yapılması
- Satın alınan malların kalite kontrollerinin yapılması
- Sipariş emirleri ile faturadaki miktarların karşılaştırılması
- Uygun malzeme satın alınmamış ise iadesinin yapılması
- Malzemede eksiklik varsa telafisinin sağlanması
- Gerekli evrakların düzenlenmesi ve tesellüm defterlerine kaydedilmesi
Depolama işlemleri; Teslim alınan mallar depolama özelliklerine göre uygun depolara yerleştirilirler. Hemen kullanılacak malzemeler kullanım yerlerindeki depolara, daha uzun ömürlü olanlar da uygun depolara yerleştirilirler. Bütün bu işlemler sırasında depoya giriş çıkışlar ile ilgili kayıtlar usulüne uygun yapılmalıdır. Çünkü depolamada bu kayıtlar güvenliği ve kontrolünü sağlayacak ,stokların sipariş seviyeleri hakkında uyarı verecektir.
Depolama prosedürü aşamaları dört aşama olarak belirtilebilir;
- Satın alınan malzemenin kaydedilmesi,
- Depodan çıkan malların kayıtlardan çıkarılması,
- Depoda stok seviyelerinin takip edilmesi ile optimum stok seviyelerinde yeniden sipariş verilmesinin sağlanması,
- Depodaki stok seviyelerinin sürekli kontrol edilmesinin sağlanmasıdır.
- Depolamada kayıtları şu sıra ile yapabiliriz :
- Satın alınan malların depoya giriş kayıtlarının yapılması
- Üretime veya kullanıma verilen malların çıkış kayıtlarının yapılması
- Stokların değerlemesinin yapılması
Depolamanın önemi aşağıdaki biçimde ifade edilebilir :
- Çalınmayı önlemek
- Stokların devir hızları ile uzun süreli depolanan malzemelerin bozulmalarına engel olmak
- Depolardaki mal mevcutlarının takibinin yapılması ile hangi maldan ne kadar olduğunun bilinmesi , fazla veya eksik stokla çalışılmasının engellenmesinin sağlanması
- Depo kayıtları ile malzeme maliyetlerinin kaydı ve hesaplanması
- Kaliteli ve sağlıklı üretimde bulunabilmek için malzemelerin bozulmalarını engellemek, eğer bozulma başlamış ise bunların üretimde kullanımlarını engellemek amaçlanmalıdır .
Bu nedenle depolarda dikkat edilmesi gereken hususlar şöyle sıralanabilir:
- Depoların ısı ve nem düzeyleri malzemeler için uygun olmalıdır .
- Depoların temiz tutulmasına özen gösterilmelidir .
- Depolarda uygun havalandırma sistemleri oluşturulmalıdır .
- Depolardan geçen boruların izolasyonu yapılmalıdır .
- Soğutucuların çalışır vaziyette tutulması sağlanmalıdır .
- Malzemelerin birbirlerini olumsuz etkileyecek şekilde bir arada bulundurulmaması gerekir .
- Depoları zararlı haşere, böcek, kemirgen hayvanlardan korumak için gerekli tedbirlerin alınması da gereklidir .