Ticari Defterler

Tacir olup olmama durumu, gerçek ve tüzel kişi tacir olma durumu, birinci sınıf ve ikinci sınıf tacir olma durumu şirket türü gibi faktörlere göre tutulacak defterler değişebilmektedir.

Her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen neticeleri açıkça görülebilir şekilde ortaya koymak zorundadır.

Birinci sınıf tüccarlar yevmiye defteri, defterikebir ve envanter defteri tutarken ikinci sınıf tüccarlar işletme hesabı defteri tutmaktadırlar.

Yevmiye defteri (günlük defter) kayda geçirilmesi gereken ticari işlemlerin tarih sırası ile maddeler halinde kaydedildiği defterdir. Yevmiye defteri ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralıdır. Bu defterde ticari işlemler, herhangi bir tasnife tabi tutulmadan tarih sırasına göre alt alta kaydedilir.

Defteri kebir, yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir şekilde ilgili olduğu hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. Yevmiye defterine tarih sırasına göre maddeler halinde kaydedilen ticari işlemler, kullanılan her hesap için açılan defteri kebir sayfasına kaydedilir. Bu şekilde aynı cinsten olan işlemler gruplandırılmış olur.

Envanter defterine ticari işletmenin işe başlama tarihinde ve daha sonradan her hesap döneminin sonunda çıkarılan envanterler ve bilançolar kaydedilir.

Vergi kanunlarında mükelleflerin yaptıkları iş türüne göre tutmaları gereken bazı ilave defterler bulunmaktadır. Bunlar arasında imalat defteri, kombinelatta imalat defteri, bitim işleri defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hâsılat defteri ve ambar defteri sayılabilir.

TTK’da ayrıca ortaklıkların tutacağı defterler arasında pay defteri, yönetim kurulu karar defteri, genel kurul toplantı ve müzakere defteri ile ilgili düzenlemelere de yer verilmiştir.

TTK’ya göre sermayesi paylara bölünmüş komandit ve limited şirketlerde şirket ortaklarının, anonim şirketlerde pay sahiplerinin kaydedildiği deftere pay defteri denir.

Yönetim kurulu karar defteri, anonim şirketlerde yönetim kurulunun, sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde yöneticilerin şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararların yazılacağı defterdir.

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği defterdir.

Vergi Usul Kanunu'na göre tutulacak defterler ve kayıtların Türkçe olmalıdır. Para birimi olarak TL kullanılmalıdır. Defterler mürekkeple veya makine ile yazılır. Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar yalnızca muhasebe kurallarına göre düzeltilebilir. Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.

VUK’a göre yevmiye ve envanter defterleri, işletme defteri, çiftçi işletme defteri, imalat ve istihsal vergisi defterleri, nakliyat vergisi defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri, serbest meslek kazanç defterinin tasdik ettirilmesi mecburdur.

Türk Ticaret Kanunu’nda ise fiziki ortamda tutulan tasdike tabi defterler yevmiye defteri, defterikebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak sayılmaktadır.

Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce noter tarafından yapılır.

Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur. Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

Yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar, yönetim kurulu karar defterinin ise izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere ibraz edilip onaylanması zorunludur.

VUK’a göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterleri ve vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar Türk Ticaret Kanunu'na göre bu süre on yıldır.