Görüşmede Kayıt Tutma ve Rapor Hazırlama

Giriş

Görüşmenin kaydedilmesi sosyal hizmet müdahale sürecinin ayrılmaz bir parçasıdır. Kayıtlardan yararlanarak sosyal hizmet mesleğine özgü raporlar oluşturulur. Sosyal hizmet görüşmeleri kişisel anlatıları ve bireyin çevresi ile kendine has nitelikleri taşıdığı için özeldir.

Kayıt Tutma ve Raporlama Teknikleri, Faydaları ve Riskleri

Teknikler

Sosyal hizmet görüşmelerinde, görüşmenin başında müracaatçıdan onay alarak ve kendisine açıklama yapılarak, görüşmenin akışını ve püf noktalarını not almak yararlıdır. Not almak en sık başvurulan kayıt tutma tekniğidir. Görüşmenin yapıldığı yer ve olanaklara göre ses kayıt cihazları ve video görüntüleri ile kayıt tutma gerçekleştirilebilir.

Faydalar

Sosyal hizmet görüşmelerinde kayıtlar ve raporlar mesleki çalışmaya yön veren, eğitime katkıda bulunan, araştırma ve geliştirme olanağı sağlayan önemli araçlardır. Kayıtlar ve raporlar; müracaatçının kendisinden elde edilen bilgilerin, mesleki yorum ve değerlendirmelerin yer aldığı yazılı belgelerdir.

Riskler

Kayıt tutarken müracaatçının söylemi ile sosyal hizmet uzmanının yazma eylemi arasında hız farkı olabilir. Sosyal hizmet uzmanı yazarken dikkatini toplayamaz ise müracaatçının söylemlerini anlayamaz veya bir kısmını kaydedebilir.

Kayıt Tutmaya İlişkin Ahlaki Felsefe ve Kayıt Tutma Standartları

Kayıt tutarken meslek ahlakı yönünden müracaatçının izninin alınması, gizliliğin tüm sorumluluğunun sosyal hizmet uzmanının üzerinde olması ve bu koşulu garanti etmesi gerekir. Bireye yardımı temel ilke olarak benimseyen görüşmelerde kayıtlar müracaatçının izni ile alınmalı ve gizli olarak saklanmalıdır. Sosyal hizmet görüşmelerinde tutulan kayıtların bir başkasına gösterilmesi, okutulması ve dinletilmesi mümkün değildir. Sadece ve sadece müracaatçıya yardım amacı ile meslektaşlara ve farklı sosyal hizmet kurumlarına uygun şekilde paylaşım verilebilir.

Raporlar Neleri İçermeli ve Nasıl Olmalı?

Sosyal hizmet sözlüğünde kayıt; yazılı hâle getirme ve müracaatçı ile ilgili bilgileri dosyalama süreci olarak tanımlanır. Sosyal hizmet görüşmelerinde kayıt tutma ve raporlama, müracaatçı ile sosyal hizmet müdahalesi arasında bir bağ kurmak için tasarlanmış yazılı bir formattır. Uzmanın bir birey ya da hedef sistemle yürüttüğü müdahalelerin daha iyi anlaşılmasını sağlar. Görüşme raporlarının kurumun yapısına, müracaatçının ihtiyaçlarına ve sosyal hizmet uzmanının görev yaptığı sorun alanına göre formatı değişiklik gösterebilir. Raporlarda genel hatları ile; müracaatçının adı-soyadı, görüşmeyi yapan sosyal hizmet uzmanının adı-soyadı, başvuru nedeni, sorunla ilgili diğer bireyler, yararlanılan kaynaklar, müracaatçının sosyal destek sistemleri, sorunun ne olduğu vb. bilgiler yer alır. Kayıt tutma ve rapor hazırlama; pratik, idari, öğretim ve araştırma amaçlı olabileceği gibi genel hatları ile özet raporlar, süreç raporları, psikososyal inceleme ve değerlendirme raporları olmak üzere sosyal hizmet görüşme raporlarının çeşitleri bulunur. Özet raporlar görüşme içeriğini, ayrıntıya girmeden ortaya koyar. Uzmana fikir verme amaçlı kullanılır. Süreç raporları okuyan bireyler, görüşmede olup bitenleri başından sonuna kadar izlemiş gibi hissederler. Görüşmelerde en fazla tutulan rapordur. Bu nedenle yazılması ve okunması zaman almaktadır. Psikososyal inceleme ve değerlendirme raporları birkaç görüşme sonunda elde edilen bilgilerin harmanlanmasıyla oluşturulur. Bu raporlar sosyal inceleme veya değerlendirme raporu olarak da adlandırılabilirler. Müracaatçının yaşadığı travmayı raporlamak için pratiktir