Örgütsel İletişim ve Motivasyon

Örgütlerin etkinliği iyi bir yönetim kadar iyi bir iletişime de bağlıdır. Etkili bir iletişim örgütsel amaçların gerçekleşmesine katkıda bulunurken tersi verimsizliğe yol açar. Örgütlerde yüksek motivasyonun anahtarı iletişimdir.

Örgütsel İletişim

Örgüt ortak bir amacı ya da eylemi gerçekleştirmek için bir araya gelmiş kişi veya kurumların oluşturduğu birliktir. Örgütsel iletişim, örgütün tüm iletişim faaliyetlerini kapsayan bir yönetim fonksiyonudur. Örgütte ortak anlayış iletişimle sağlanır. İletişim kan dolaşımı ya da sinir sisteminin vücutta oynadığı role benzer bir rolü örgütler için oynar. Örgütü hem çevresine bağlar hem de örgüt üyelerine talimat ve bilgi iletir.

Örgütlerdeki iletişim süreci 5 temel unsurdan oluşur: Kaynak, mesaj, alıcı, kanal ve geri bildirim. Kaynak örgütlerde iletişimi başlatan kişi veya birim; alıcı mesajın iletilmek istendiği yönetici ya da diğer örgüt üyeleri; mesaj iletilmek istenen bilgi; kanal mesajı iletmek için kullanılan yol; geri bildirim alıcının kendisine ulaşan mesajla ilgili verdiği tepkidir.

Örgütün içi ve dış çevresini kapsayan örgütsel iletişimde iki yönlü bilgi akışı vardır. Örgütsel iletişim örgütlerde planlama, denetim, eşgüdüm, karar verme, motivasyon gibi işlevleri yerine getirerek örgütün verimli ve etkili bir şekilde yönetilmesini sağlar.

Örgütsel İletişim Türleri

Örgütlerde kullanılan iletişim; örgütün yapısı, faaliyet alanı, ürettiği mal ve hizmetlerin niteliğine bağlı olarak biçimsel ve biçimsel olmayan şeklinde ikiye ayrılır. Biçimsel iletişim, örgütte ast-üst arasındaki iletişim şeklini belirler, çalışan üzerinde hiyerarşik kontrol sağlamayı amaçlar. Üç şekilde işler: dikey, yatay ve çapraz. Biçimsel olmayan iletişim örgüt üyelerin biçimsel düzenlemelere bağlı kalmadığı resmî kanallar dışında gerçekleştirdiği iletişimdir.

Örgüt Kuramları ve İletişim

İyi bir örgüt yapısı oluşturmak için farklı yönetim yaklaşımları geliştirilmiştir. Bunları; klasik, neoklasik ve modern şeklinde nitelendirmek mümkündür. Klasik kuramlar örgütü makine gibi düzenli çalışan bir mekanizma olarak görür ve tüm örgütsel süreçlerde rasyonaliteye işaret eder. Neo Klasik yaklaşım bireylerin örgüt içerisindeki etkileşimi ve motivasyonları ile bunların örgütün işleyişine etkisi üzerinde durur. Çağdaş örgüt kuramları ise örgütte hangi yönetim biçiminin etkili olacağının duruma ve ortamın şartlarına göre değişeceğini savunmaktadır.

Örgütsel İletişimin Amaçları

Örgütsel iletişimin amacı örgütün amaç, hedef ve politikalarının çalışanlarca bilinmesini sağlamak; örgüt kültürü ve kimliği yaratmak ya da yaratılmış olanı sürdürmektir. Amaç hedef kitleyi etkilemek olmakla beraber sadece “beyin yıkama” değildir. Thayer örgütsel iletişimin bilgi sağlama, değerlendirme, eğitme ve inandırma olarak sıralamıştır.

Örgütsel İletişimin Fonksiyonları

Örgütsel iletişim, örgütün iç çevresiyle bütünleşme ve dış çevresiyle uyuma katkıda bulunur. Örgütün daha iyi yönetilmesini sağlar. Thayer, örgütlerde iletişim fonksiyonlarını 5 grupta incelenmiştir: Bilgi edinmek veya bilgi vermek; kişinin kendi veya başkalarının girdilerini değerlendirmek; başkalarını yöneltmek veya yöneltilmek; başkalarını etkilemek veya etkilenmek; tesadüfi, nötr fonksiyonlar.

Örgütsel İletişimin Ağları

İletişim ağları örgüt çalışanlarının aralarındaki ilişkilerin şekli hakkında bilgi verir. Hiyerarşik (Zincir Tipi) İletişim Ağı, Y Modeli Tipi İletişim Ağı, Tekerlek Tipi İletişim Ağı, Daire Tipi İletişim Ağı, Liberal İletişim Ağı olarak da bilinen Çok Yönlü İletişim Ağı şeklinde ortaya çıkar.

Örgütsel İletişimi Etkileyen Unsurlar

Örgütlerdeki başarısızlık ve çatışmaların temelinde iletişimsizlik yatar. Etkili bir iletişimi engelleyen unsurların başında mesaj gelir. Mesajın içeriği, kullanılan dil gibi unsurlar iletişimi etkiler. Mesajın yanı sıra örgütlerin yapısı, cinsiyetçi tutumlar ile örgüt kültürü iletişimin şekli ve etkisini belirleyecektir. Ayrıca kişi ya da gruplardan kaynaklı psikolojik etmenler örgütsel iletişimde belirleyicidir. Bunlar; amaç farklılıkları, düşünce çerçevesi, iletişim yeteneği, empati beceresi, örgüt içi tutum ve davranışlar, örgüt üyelerinin bilgi düzeyi, çalışanların örgütü benimseme düzeyi şeklinde sıralanabilir.

Motivasyon

Motivasyon, davranışı hedefe yönlendiren ve harekete geçiren güçtür. En temel özelliği kişiye özgün olmasıdır. En önemli rolü, davranışı şekillendirmek ve örgüt içinde çalışma performansını etkilemektir. İçsel ve dışsal olmak üzere iki boyutta incelenir. İçsel motivasyon, kişinin amacı gerçekleştirme isteğini tetikleyen ya da harekete geçmeye teşvik eden içsel güçtür. Kişinin çevresinden kaynaklanan etkileri içerir. Ödül ve teşvik primi, dışsal tetikleyicilere örnek gösterilebilir.

Örgütsel Motivasyon

Örgütsel motivasyon örgüt üyesini çalışmaya başlatan ve devamını sağlayan etkiler bütünüdür. Temel amacı, çalışanlarla örgüt amaçlarının uyumlaştırılmasıdır. Çalışanlar için ekonomik faktörler, psikososyal faktörler ve örgütsel-yönetsel faktörlerdir.

Motivasyon Modelleri

Motivasyonda içsel faktörlere ağırlık verenlere kapsam, dışsal faktörlere ağırlık verenlere ise süreç kuramları denilmektedir. Kapsam kuramları Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Kuramı, Hazberg’in Çift Faktör Kuramı, McClellad’ın Başarı İhtiyacı Kuramı, Alderfer’in ERG Kuramı’dır.

Süreç kuramları bir kişinin hangi amaçlarla ve nasıl motive edildiklerini açıklamayı hedefler. Süreç kuramları Skinner’in Davranışsal Koşullanma Kuramı, Vroom’un Beklenti Kuramı, Porter-Lowler Beklenti Kuramı, Adams’ın Eşitlik Kuramı, Edwin Locke’un Amaç Kuramı’dır

Örgütsel İletişim ve Motivasyon İlişkisi

Örgütün verimliliği örgüt yönetimi ve üyeler arasındaki ilişkinin doğru biçimde işleyebilmesine, bu ise sağlıklı bir iletişime bağlıdır. Sağlıklı iletişim iki yönlü işleyen bir yapıyı gerektirir. Sürekli şekilde örgütü bilgilendirilmek, stratejiyi paylaşmak, toplantı ve görüşmeler yapmak çalışanları motive edecektir. Örgütsel iletişim, etkili şekilde kullanıldığında çalışanların motivasyonunu sağlayacaktır.