Örgütlerde İletişim Becerilerinin Geliştirilmesi
İletişim Kavramı
İletişim, duygu ve düşüncelerin ya da bilgilerin bireyler, gruplar ve toplumlar arasında akla gelebilecek her türlü yolla (söz, yazı, görüntü, hareketler vb.) etkileşimli olarak aktarılmasıdır.
İletişim hakkında yapılan tanımlar doğrultusunda şunları söylemek yanlış olmayacaktır:
- İletişim çift yönlü bir süreçtir ve temel amaç anlaşmak ve anlaşılmaktır.
- Toplumun temelini oluşturmaktadır.
- Örgütsel yapının düzenli işleyişini sağlamaktadır.
- Sosyal hayatı kolaylaştırmaktadır.
Kısaca iletişim kavramı için kişinin hedef kitlesini etkileyeceği süreçtir demek yanlış olmayacaktır.
İletişim çeşitli ögelerden oluşmaktadır. Bunlar:
- Kaynak
- Alıcı
- İleti
- Bağlam
- Dönüt
- Kanal
Gönderici: Duygu ve düşünceleri karşı tarafa ileten birey veya topluluktur.
Alıcı: Duygu ve düşüncelerin aktarıldığı birey veya topluluktur.
İleti: Göndericiden alıcıya doğru yönlendirilmiş duygu, düşünce ve isteklerdir. Sözlü, yazılı veya sözsüz gibi çeşitleri bulunmaktadır.
Bağlam: İletişimin gerçekleştiği mekân ve ortamlara bağlam denilmektedir.
Dönüt: İletişimin gerçekleşmesi için dönüt gereklidir. Alıcıdan göndericiye doğru iletilen mesajlardır.
Kanal: Göndericinin alıcıya doğru iletmek istediği mesajları iletmek için kullandığı araçlara verilen isimdir.
İletişim, aşağıda sıralanan çeşitli şekillerde gerçekleşmektedir;
- Sözlü iletişim
- Yazılı iletişim
- Sözsüz iletişim
Sözlü İletişim: İnsanların duygu ve düşüncelerini sözcükler kullanarak dil aracılığıyla ilettiği iletişimdir.
Sözsüz İletişim: Kaynağın duygu ve düşüncelerini giyim, kuşam ve beden dili ile ifade etmesidir.
Yazılı İletişim: Her türlü yazılı iletişim araçları tercih edilerek kurulan iletişimdir. Örneğin; mektuplar, basın bildirileri, elektronik mailler ve mesajlar vb.
İletişimin Önemi: İletişim yaşamımızın merkezinde yer almakta ve her an bizimle olmaktadır. Her insanın temel düzeyde de olsa iletişim kavramı ile ilgili bilgi sahibi olması beklenmektedir. Etkili iletişim insanların özel ve mesleki yaşamlarında sorunları çözmelerine yardımcı olurken ilişkilerini iyileştirmelerine ve ilişkilerinde devamlılığa da yardımcı olmaktadır.
Örgütlerde İletişim Becerilerinin Geliştirilmesi
İletişim çeşitli sembol ve davranışlar ile duygu ve düşüncelerimizi karşıdakine aktarma ve paylaşma sürecidir. Etkili bir iletişim kaynak ve alıcının niteliğine bağlıdır.
İletişim becerileri ise iletişimi etkili kılan becerilerin bütünüdür. Bu beceriler:
- Saygı duymak
- Empati kurmak
- Etkin yanıt vermek
- Etkin dinlemek
- Somut konuşmak
- Uygun bir şekilde kendini motive etmek
- “Ben dili” kullanmak
- Saygı temelli şeffaf iletişim kurmak
- Tutumlu davranışlarda bulunmak
Saygı Duymak: İletişimde saygının ilk basamağı karşıdaki kişiyi etkin dinlemek, sözünü kesmemek, etkin yanıt vermektir. İletişimde saygı, savunucu saygı ve içten saygı olarak ikiye ayrılmaktadır.
Empati Kurmak: Empati, bireyin tarafsızlığını koruyarak kendini karşısındaki kişinin yerine koyması ve olaylara onun bakış açısı ile bakması anlamına gelmektedir. Üç aşamadan oluşmaktadır. Bunlar:
- Olaylar karşısında kendimizi karşımızdakinin yerine koymak
- Karşımızdakinin duygu ve düşüncelerini kavrayabilmek
- Empati sonucunda karşımızdakine bunu belirtmek
Etkin Dinlemek: Kaynaktan gelen iletileri anlamak ve bu iletileri değerlendirebilmektir. Etkin dinlemek iletişimde bizleri yanlış anlamaktan uzaklaştırır.
Etkin Yanıt Vermek: İletişimde etkin dinlemenin ardından etkin yanıt vermekte sağlıklı bir iletişim için oldukça önemlidir ve etkin yanıt verme iletişim becerileri konusunda oldukça önemli bir basamaktır.
Somut Konuşmak: Etkili iletişim becerilerine sahip olmak için iletişim anında somut konuşmak, açık ve anlaşılır olmak önemlidir.
Uygun Bir Şekilde Kendini İfade Etme: İletişimde anlama ve anlaşılmanın ilk adımı kendini ifade etmekten geçmektedir.
“Ben Dili” ile Konuşmak: Bireyin karşılaştığı durumlarda duygu ve düşüncelerini ben merkezli olarak karşıdakini suçlamadan aktarmasıdır. Sağlıklı bir iletişim sunan ben dili suçlayıcı değildir ve güven oluşturur.
Saygı Temelli Şeffaf İletişim Kurmak: Sağlıklı bir iletişimin ön koşullarından bir diğeri saygılı, saydam, içten ve dürüst bir iletişim gerçekleştirmektir. Şeffaf olmak iletişimde anlaşılmak için hayati önem taşımaktadır.
Tutumlu Davranışlarda Bulunmak: İletişimde etkili iletişim becerilerinin yanı sıra bu becerileri davranışlar ile desteklemek de önemlidir ve etkili iletişimi tamamlayan bir süreçtir.