Örgütsel İletişim ve Yeni İletişim Teknolojileri
İletişim, insanın içsel yolculuğu ile başlar ve toplumsallaşmasını sağlar. İnsanın toplumsallaşma aşamalarından birisi olan örgütler de, amaçlarına ulaşmak ve ayakta kalmak için bunları yaparken de tüm süreçlerinin açık, şeffaf ve sağlıklı olması için iletişime azami önem göstermek zorundadır.
Örgütler; belirli bir hiyerarşi içerisinde ve belirli amaçlara ulaşmak adına bir araya gelmiş, önceden belirlenmiş kurallar dâhilinde hareket eden insanlardan oluşmaktadır. Finans, insan ve bilgi kaynaklarını en doğru ve verimli şekilde yönetmek durumunda olan örgütler; hem içeride hem de dışarıda hedef kitleleri ve paydaşları ile karşılıklı ve sürekli etkileşim içerisinde olmalıdır.
En yalın hâliyle örgüt; belli amaçlara ulaşmak için en az iki kişiden meydana gelen toplumsal bir birimdir. Ortak bir amaç etrafında toplanan, birbiriyle etkileşim ve iş birliği hâlinde olan insanlardan oluşan örgütler; çevreleriyle de sürekli iletişim hâlindedir, yani açık sistemlerdir. Örgütler için yaşamsal bir faaliyet olan iletişim; insanları birbirine bağlar ve duygu, düşünce ve fikir paylaşımına imkân tanır. Bilgiyi üretme, aktarma ve anlamlandırma süreci olarak da tanımlanan iletişim sayesinde örgüt üyeleri ve yöneticileri görevlerini, sorumluluklarını, yetki sınırlarını, örgüt içindeki yerlerini, hiyerarşik yapıyı, kariyer fırsatlarını, ödül ve ceza sistemini, ücretlendirme politikasını ve özlük haklarını bilirler, kendilerinden beklenenleri açık bir şekilde anlayabilir ve bunları yerine getirebilirler. Tüm bunların sonucunda örgütün verimliliği ve kârlılığı artarken doğru ve kesintisiz iletişim vasıtasıyla söylenti ve dedikoduların ortadan kaldırılması, samimiyete ve güvene dayalı bir ortamın oluşturulması, bilgi akışının kesintisiz olması aynı zamanda üyelerin örgüt kültürünü benimsemelerine, örgüte olan bağlılıklarının ve tatminlerinin artmasına zemin hazırlamaktadır.
Örgütlerin iç ve dış iletişiminde benimsediği farklı biçimler mevcuttur. Bürokratik iletişim tek yönlü ve bilginin doğru olup olmadığının önemsenmediği bir şekilde gerçekleşmektedir. Manipülatif iletişim biçiminde yine süreç tek yönlüdür ancak propagandavari bir biçimde sadece örgütün işine yarayacak mahiyette bilgilerin paylaşımı yapılmaktadır. Demokratik iletişim biçiminde iletişimin iki yönlü olmasına yani örgüte de karşı taraftan bilgi gelmesine önem verilir. Ayrıca bilginin doğruluğuna ve sürecin şeffaf ve kesintisiz olmasına özen gösterilir. Orantısız iletişim biçiminde ise örgütün geri bildirim kanalları hatalı ya da kapalıdır, istense dahi çift yönlü bir iletişim kurulamamaktadır. Bunların yanı sıra iletişim kanalları da örgüt için önem arz etmektedir. Resmî ya da gayri resmî olabilen iletişim kanalları ile farklı insan, grup ya da örgütlerle uygun iletişim süreçleri planlanabilir ve sürdürülebilir. Resmî iletişim kanalları hiyerarşik yapıyı düzenler ve aşağıdan yukarı, yukarıdan aşağı, yatay ve çapraz şekillerde gerçekleşebilir. Gayri resmî iletişim kanalları ise insanlar arasında kendiliğinden oluşan ve herhangi bir kurala tabi olmayan iletişim süreçlerinde kullanılır.
Tüm bu iletişim biçimleri ve yöntemleri, zaman içinde teknolojinin de gelişmesiyle değişime uğramaktadır. Elektronik yani dijital iletişim çözümleri, örgütler için hem zamansal hem de maddi açıdan büyük tasarruf imkânı sunmaktadır. Bu elektronik ortam yani yeni medya uygulamaları kapsamında sosyal medya, web sayfası, Intranet ve paket servisler örgütlerin iletişimi için öne çıkmaktadır.
Gerek tekil olarak insanların gerek grup ve örgütlerin iletişim kurma biçimlerini tamamen değiştiren yeni iletişim teknojileri; bloglar, mikrobloglar, görsel paylaşım siteleri, video paylaşım siteleri, sosyal ağ siteleri, forumlar, mesajlaşma uygulamaları gibi pek çok farklı unsuru kapsayan bir mecradır.
Facebook, Twitter, Instagram, YouTube, LinkedIn ve WhatsApp gibi uygulamalar; örgütün hem kendi içerisinde hem de hedef kitle ve paydaşlarıyla organik bir ilişki kurmasını sağlar. 7 gün 24 saat erişim imkânı, anında geri bildirim, kriz dönemlerinde hızlı karar verip uygulayabilme fırsatı, zengin içerik ve bilgi akışı ile sürdürülebilir bir iletişim; bu yeni medya araçlarının başarılı bir şekilde yönetilmesiyle mümkün olmaktadır.
Yeni medyanın etkili iletişim avantajının yanı sıra, örgütler için yönetsel anlamda büyük kolaylıklar sunan uygulamaları da mevcuttur. Bu uygulamalar genellikle ücretli olsa da, yönetim fonksiyonlarının hızla ve basitçe düzenlenmesi ve elektronik güvenlik seçenekleri bu platformları cazip hâle getirmektedir. Intranet, Microsoft Office365, Google Hizmetleri, ERP ve EBYS gibi sistemler; örgütler için bilginin güvenliğini, depolanmasını, kaynakların doğru yönetilmesini ve tüm bunların doğru iletişim süreçleri ile birlikte gerçekleştirilmesini sağlar.
Örgütlerin devamlılığına, başarısına, verimliliğine ve kârlılığına doğrudan etkisi olan iletişim; en başından sonuna dek planlanan, öğretilen ve genele yayılan bir süreç olarak örgüt kültürüne ve iklimine de önemli etkide bulunmaktadır. Günümüzün gelişen teknolojileri ile çeşitlenen, yayılan ve kolaylaşan internet; örgütlere iletişim süreçlerini planlamak, düzenlemek ve yürütmek için yeni medya uygulamalarını sunmaktadır.