Kongre Hizmetleri Yönetimi (Kongre Esnasındaki Faaliyetler ve Kongre Kapanış İşlemleri)

Kongre esnasındaki faaliyetler ve kapanış işlemlerinin konu alındığı bu bölümde kongre süreci ve kongre kapanış işlemleri açıklanmaktadır. Kongre planlama döneminde belirlenmiş kongre programına bağlı olarak kongre esnasında gerçekleştirilen temel aksiyonlar şu başlıklar altında açıklanmaktadır:

a) Transfer kayıt ve karşılama işlemleri

b) Açılış toplantısı ve protokol düzeni

c) Kongre oturumları ve oturum araları

d) Sosyal ve kültürel etkinlikler

e) Kongre değerlendirme toplantısı, kapanış toplantısı ve değerlendirme raporu

f) Katılım belgeleri ve diğer kapanış işlemleri

Kongrelere katılmak üzere gerekli başvurularını yapmış ve kongre düzenleme kurulunca katılım talebi onaylanan kişilerin bilgileri kongre katılımcı listesinde yer alır. İlgili listede katılımcıların kongreye katılım zamanları, katılım türü, katılım süreleri, konaklama şekli ve benzeri bilgiler bu envanterde yer alır.

Kongre esnası faaliyetlerde ilk aşama katılımcıların transferlerinin gerçekleştirilmesi, karşılanması, kayıt altına alınması, kongre promosyonlarının ve materyallerinin takdimi ve kongre programı ve içeriği hakkında bilgilendirme işlemlerinden oluşur.

Kongre açılış toplantısı için katılımcı sayısı ve konuşmacıların sunumları dikkate alınarak gerekli teknik alt yapınının ve katılımcı sayısının tamamına hizmet verebilecek kapasitede bir salonun hazırlanması ve açılış oturumununun gerçekleştirilmesiyle birlikte kongre başlamış kabul edilir.

Kongre kapsamında gerçekleştirilecek olan oturumlarda birbiri ile ilgili konuların birarada sunulabileceği şekilde gruplandırılması ve tasnifiyle birlikte sunum salonlarının, sunumların niteliğine göre teknik donanım açısından yeterli hale getirilmesi ve programa bağlı olarak oturumların gerçekleştirilmesi bir diğer önemli aşamadır.

Kongre temasına bağlı hazırlanış sunumların gerçekleştirildiği söz konusu oturumların yanı sıra kongre programında sosyal ve kültürel etkinliklerin de organize edilerek katılımcılara sunulması kongre sürecinde yer alan başka bir faaliyettir.

Kongre programında yer alan oturumlar, sosyal ve kültürel etkinlikler tamamlandıktan sonrabir diğer konu kongre sürecindeki faaliyetlerin planlandığı seviyede başarılı olup olmadığının, hataların ve eksiklerin belirleneceği, bu çerçevede çözüm önerilerinin ortaya koyulacağı kongre değerlendirme toplantısı gerçekleştirilir. Kongre değerlendirme toplantısında tartışılan ve kayıt altına alınan konular bir rapor hâline getirilerek bir özeleştiri niteliğinde kongre kapanış toplantısında sunulur. Kongre kapanış toplantısı tüm katılımcılara açıktır ve bu toplantı esnasında katılımcıların da görüş, öneri ve şikayetleri değerlendirmeye alınır.

Kongre kapanış toplantısında (eğer kongre sürekli düzenlenen bir organizasyonsa) bir sonraki kongrenin kimler ya da hangi kurumlar tarafından, hangi tarihte, nerede ve hangi içerikle düzenleneceği ilan edilir.

Kongre kapanış toplantısı raporu, kongre sunumlarını içeren kongre kitabı tüm katılımcılara dağıtılır ve kongre web sitesinden erişime açılır.

Katılımcıların katılım durumlarının belgelendirilmesi ve faturalandırma işlemlerinin ardından katılımcıların dönüş transfeleri gerçekleştilir.

Kongre organizasyonu sonrasında kongre sürecinde ürün ve hizmet tedariği sağlayan tüm iç ve dış paydaşlarla mali kapanış işlemleri gerçekleştirilir.