Kongre Hizmetleri Yönetimi (Kongre Öncesi Faaliyetler)

Kongre öncesinde kongreye hazırlık için yapılan çalışmalar, oldukça fazla ve karmaşık adımlardan oluşan bir süreçtir. Bu faaliyetler içerisinde kongre tarihi ve katılımcı sayısının belirlenmesi, kongrede görev alacak personelin temin edilmesi, bütçe ve finansal işlerin hazırlığı, iletişim bürolarının, kongre sekretaryasının, kongre yerinin belirlenmesi, pazarlama çalışmalarının yapılması ve kongre alanlarının hazırlanması yer almaktadır. Kongrelerin düzenlenmesi sürecinde en önemli konulardan biri kongrenin düzenleneceği tarih, kongrenin düzenleneceği yer ve kongrenin süresidir. Kongrenin olası katılımcılarının iş planlarına uyan, aynı zamanda mevsimsel ve dönemsel olarak katılımcıların rahat katılabilecekleri bir tarihin seçilmesi, kongrenin çok uzun ya da kısa süreli olmaması kongrenin katılımcı sayısının arzu edilen düzeyde olmasını sağlamaktadır. Diğer taraftan kongrenin yapılacağı bölgenin imajının olumlu, ulaşımının kolay ve çekici bir bölge olması da katılımcıların kongreye olan ilgisini arttırmaktadır. Dolayısıyla bir kongrenin başarısında belirlenen kongre tarihi, süresi ve kongre yeri öncelikli öneme sahiptir.

Uygun tarihler arasında ve katılımcıların ilgi göstereceği bir bölgede planlanan kongrenin başarılı bir şekilde, arzu edilen katılımcı sayısı ile tamamlanabilmesi için kongrenin pazarlama çalışmalarının da etkin şekilde gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Kongrelerin basın yayın kuruluşları ve üniversiteler gibi ilgili kurum ve kuruluşlara tanıtılması kongrenin daha geniş kitleler tarafından duyulmasını sağlamaktadır. Pazarlama çalışmaları yapılırken kongre düzenleyen kişi ya da kurumların kullanacakları en önemli araçlar kongre görselleridir. Kongrenin misyonunu tam olarak yansıtan bir slogan, kongrenin kimliğini yansıtan bir logo ve kongre ile ilgili her türlü bilginin sunulduğu afişler (broşür) kongrenin pazarlama çalışmalarına yardımcı olmaktadır. Günümüz teknolojisinde, kongrelerin tanıtım ve pazarlamasında etkin olarak kullanılan araçlardan biri de kongre web sayfalarıdır. Kongre web sayfaları bir yandan kongre tanıtımının yapılmasını sağlarken diğer taraftan da katılımcıların her türlü sorusuna yanıt vermekte, ilgililerle iletişime geçilmesini sağlamaktadır.

Kongre öncesi faaliyetlerden pazarlama çalışmalarının yapılmasını kongre ile ilgili resmî izinlerin alınması ve ilgili sözleşmelerin yapılması takip etmektedir. Kongrenin düzenlenebilmesi için belediyeler gibi yerel yönetimlerden izin alınması gerekebilmektedir. Diğer taraftan kongre düzenleyicileri hem kongrenin gerçekleştirilmesine destek olan dernek ve kuruluşlarla hem de kongrenin gerçekleştirilmesi sırasında hizmet sunacak olan işletmelerle anlaşma imzalamaktadır. Destekleyicilerle yapılan sözleşmelerin içeriğini belirli kurallar dâhilinde çeşitli dernek ya da kurumların parasal ve parasal olmayan unsurlarla kongreye destek olunması oluşturmaktadır. Karşılık olarak kongre katılımcılarına sponsor olan dernek ya da kurumun tanıtımı yapılmaktadır. Hizmet alınacak kurum ve kuruluşlarla yapılacak olan sözleşmeler ise genel olarak kongrenin yapılacağı merkezle, kongre oteliyle ve teknik hizmet sağlayıcılarıyla yapılan sözleşmelerdir.

Kongre düzenleyicileri gerekli sözleşmeleri yaptıktan sonra kongrenin gerçekleştirileceği alanların kongrenin gereklerine uygun olarak düzenlenmesini sağlamaya çalışmaktadırlar. Genel olarak kongrelerde kullanılan alanlar kongre sunumlarının yapılacağı alanlar, katılımcıların konaklayacağı odalar, fuaye alanları, toplantı yerleri, yeme -içme hizmetlerinin sunulacağı alanlar ve kayıt alanları olarak gruplandırılmaktadır. Kongre düzenleyicileri kongrenin düzenleneceği yerdeki görevlilerle birlikte bu alanların düzenlenmesini sağlamaktadır.

Kongre planlamasının son aşamasını yapılan tüm bu çalışmaların son olarak kontrol edilmesi oluşturmaktadır. Kongre başlamadan birkaç gün önce gerçekleştirilen tüm bu çalışmalarda eksiklik olup olmadığını kontrol etmek için kongre düzenleyicileri, hizmet alınan işletme sorumluları bir araya gelerek son kontrolleri yapmakta ve eksiklikleri tamamlamaktadırlar.