Kongre Turizminde Örgütlenmeler

Kongre ve fuar turizmi gibi birçok aktörün değişik mal ve hizmet üreterek dâhil olduğu bir sektörel yapıyı analiz etmek ise nispeten zordur. İrili ufaklı çok sayıda işletme, bu işletmelerin ortak hareket edebilmeleri için kurulmuş sektörel birlikler, dernekler, kamu yönetimlerinin düzenleyici örgütleri gibi çok sayıda kurum ve kuruluş bu yapı içerisinde rol icra etmektedir. Kongre turizminde yer alan bu işletme, kurum ve kuruluşlar birbirlerine alıcı -satıcı veya iş üreten -iş pazarlayan gibi dikey bağlarla bağlı değillerdir. Bu aktörlerin arasındaki ilişkiler projeler temelinde bir araya gelişleri ifade eden eksiz şebekeler şeklindedir.

Kongre turizmi örgütlenmesinde temel aktör kongre organizatörüdür. Bu kuruluşlar bir kongre organizasyonunun gerektirdiği bütün hizmetleri bir araya getirerek bir paket program hazırlamakta ve bunu kongre düzenleme ekiplerine/kurullarına pazarlamaktadırlar.

Profesyonel kongre organizatörlerinin bir kısmı sadece bu sektöre hizmet üreten kuruluşlardır. Ancak çok sayıda kongre organizatörü aynı zamanda bir seyahat acentası veya büyük bir seyahat işletmesine bağlı çalışan ayrı bir şube konumundadır. Kongre organizatörleri, düzenleme kurullarınca belirlenen planlar çerçevesinde ve uluslararası çatı kuruluşların gözettiği standartlara uygun olarak kongrelerin hayata geçirilmesi için çalışmaktadırlar.

Kongre ve fuar tedarikçileri, kongre ve fuar organizatörlerinin sunduğu üründe yer alan, bu ürünün oluşmasında katkısı olan işletmelerdir. Bu işletmelerden biri olarak kongre merkezleri geniş teşhir salonlarına, otoparklara, depolara, yeme -içme mekânlarına, vb. sahip tesislerdir ve bünyelerinde yönetimi, pazarlanması vb. fonksiyonlar için profesyonel ekipler istihdam edilmektedir.

Kongre otelleri bünyesinde kongre oturumları için elverişli salonlar, toplantı mekânları vb. kolaylıkları bulunduran otellerdir. Bu otellerde pazarlama müdürü, halkla ilişkiler müdürü veya ön büro müdürü gibi pozisyonlarda bulunan orta kademe yöneticiler kongre ile ilgili işleri koordine etmektedir.

Valilikler, belediyeler, halk eğitim merkezleri ve üniversiteler gibi kamu kurumlarının bünyesinde kongre tesisleri yer almaktadır. Bu tesisler özellikle yerel toplantı ve etkinlikler için ilk seçenek durumundadır. Bazı büyükşehir belediyeleri ve üniversiteler bünyesinde oldukça donanımlı, teknolojik araç - gereçlerle de teçhiz edilmiş kongre merkezleri de vardır.

Ulaşım her türlü turizm amaçlı seyahat için en temel sektörlerden biridir. Kongre ve fuar turizmi için de konforlu ve hızlı ulaşım seçenekleri ve ulaştırma işletmeleri önemlidir.

Yiyecek -içecek hizmetleri, kongre ve fuar katılımı amacıyla da olsa bir bölgeyi ziyarette en motive edici unsurlardan biridir. Kongre ve fuar organizasyonlarında da uygun kalitede yeme ve içme seçeneklerinin oluşturulması ve sunumun eksiksiz olması, tercihlerde yerel mutfaklara yer verilmesi, yeme -içme mekânlarının hijyen ve temizliği, servis süreleri gibi önemli konular kongre ve fuar organizasyonunun başarısını etkilemektedir.

Kongre turizmi çatı örgütleri olarak da değişik kurum ve kuruluşlar bu sektörde öncü ve yönlendirici konumdadır. Kongre ve ziyaretçi büroları, kongre turizmi olanaklarına sahip olan destinasyonların tanıtımını yaparak dünya genelinde bilinirliğini artırmaya çalışan örgütlerdir. Kongre merkezlerini temsilen kurulan bu örgütlerin temel gayesi de yine bu merkezleri kullanacak kongreleri destinasyona çekmektir. Bu örgütler kâr amacı gütmeyen örgütlerdir ve destinasyonun turizm aktörleri ile yakın iş birliği içerisinde faaliyet göstermektedirler.

Uluslararası alanda UNWTO, ulusal alanda ise T.C. Kültür ve Turizm Bakanlığı, TÜRSAB, TUREB, TUROFED, TUROB gibi örgütlerin kongre turizminin örgütlenmesi kapsamında etkili birer aktör olarak yer aldıkları görülmektedir.

Uluslararası çatı örgütler olarak ise: IAPCO, AIPC, ICCA, AIIC, MPI, EFAPCO, JMIC, ILEA gibi doğrudan kongre turizmi alanında yer alan örgütleri, kurum ve kuruluşları bir araya getiren ve bunlar için düzenleyici kurallar koyarak uygulamayı şekillendiren birlikler öne çıkmaktadır.