Kongre ve Fuar Organizasyonlarında Ziyafet Yönetimi

Özellikle büyük bütçeli, yüksek katılımcı ve misafir sayısına sahip organizasyonlarında, özel amaçlı olarak gerçekleştirilen, toplu yeme-içme etkinliklerine ziyafet adı verilmektedir. Ziyafet kavramı yüzyıllardır toplu yemek faaliyetlerini ifade etmekte kullanılan bir terimdir. Ziyafetler katılımcılar, misafirler ve düzenleyiciler için toplu yemek yemenin çok ötesinde bir özellik taşımaktadır. Özellikle kongre ve fuarları, düzenleyicileri, ev sahipleri ve planlamacıları için yalnızca niteliği artıran bir öge olarak ele almak, kongre ve fuarların gelir yönetimi açısından eksik değerlendirilmesine neden olmaktadır. Bu açıdan değerlendirildiğinde ziyafetler belli bir alanda uygulanan ve diğer servis yerlerine kıyasla daha fazla misafir imkânı sağlaması nedeniyle çok önemli bir gelir kaynağı olarak görülmektedir. Bu nedenle kongre ve fuar etkinliklerinde ziyafet organize etmek önem arz etmektedir. Toplantının kendisi kadar ilgi çekici olduğundan, bu işi yapan işletmeler ve çalışanlar için gitgide gelişen bir alan hâline gelmektedir. Ziyafet organizasyonlarının gelirinin yüksek olması, büyüklüklerinin çeşitlilik göstermesi ziyafet kabulünde dikkat edilmesi gereken hususları beraberinde getirmektedir. Ziyafet kabulünde en önemli hususlardan biri ziyafet sahibi ve ziyafet yöneticisi arasında düzenlenen anlaşmalardır. Ziyafet anlaşmalarının içeriğine bakıldığında, davetin şekli, günü, saati, sunulacak yemek ve içeceklerin şekli, garanti kişi sayısı, kişi başına ödenecek ücret vb. hususlar önem arz etmektedir. Bu hususlar ziyafet kabul defterinde yer almalıdır. Ziyafet sahibi ile anlaşma öncesinde önceki gün düzenlenen bir davet varsa, o davetin niteliklerine uygun öneride bulunmak zaman tasarrufu açısından önemlidir. Menülerin planlanması da ziyafet organizasyonlarında dikkat edilmesi gereken hususlardandır. İyi bir menü planlamak için birçok faktörün göz önünde bulundurulması gerekir. Temelde dikkat edilmesi gereken öge menü planlanan grup ve bu grubu oluşturanların gereksinmeleri, cinsiyetleri, yaşları, fizyolojik durumları, aktiviteleri ve beslenme alışkanlıklarıdır. Ziyafet menüsünün planlanması, bir ziyafet komitesinin ziyafetlerde hangi yiyeceklerin hazırlanıp servis edileceğine yönelik eylemlerini kapsar. Ziyafet menüleri bir bakıma, ziyafete ev sahipliği yapan kongre ve fuar organizasyonunun ziyafet sahibine sundukları toplam hizmetin bir yansımasıdır. Yapılacak olan ziyafetin ne türde olursa olsun, ziyafeti veren kişi ve kurumlara; ilkin ziyafet salonlarının fiziksel kapasitesini belirtmek gerekmektedir. İkincisi ziyafet salonlarında rahat ve verimli bir şekilde çalışılmasını sağlayacak fiziksel düzenlemeler bilinmelidir.

Ziyafetlerde kullanılan masa düzenleri ziyafet türüne göre belirlenmektedir. Kare, dikdörtgen ve yuvarlak masa düzenleri protokol davetlerde kullanılmamaktadır. Bu tür organizasyonların düzenlenmesinde masa kombinasyonları kullanılmaktadır. Davetli sayısının fazla olduğu büyük organizasyonlarda ise daha çok dağınık masa şekilleri düzenlenmektedir. Küçük çaplı yiyecek içecek işletmelerinde her masanın önceden belirlenmiş bir yeri bulunmaktadır. Ayrıca, küçük toplantı salonu gibi mekânlarda bitişik masa kombinasyonları gerektiğinde değişik koşullar ortaya çıkar. Masaların konumu ve sayısı oturma şekilleri açısından da önemlidir. Davet sahibinin masasının konumu diğer masalardaki konukların yerleştirilmesine dayanak oluşturur. Servis elemanları konukların masalarına oturtulmasında protokol kurallarını dikkate almalıdır. Masaya oturma sırasında konuk beyler, hanımların sandalyelerini çekerek oturmalarına yardımcı olur. Servis personeli de, erkek misafirlerin sandalyelerini çekerek onların oturmalarına yardım ederler. Mecbur kalmadıkça ve izin alınmadan hanımların oturmasına yardımcı olmazlar. Kongre fuar organizasyonlarında kullanılan servis teknikleri de çeşitlilik göstermektedir. Bunlar: Hızlı servis, resepsiyon servisi, garsonlu ordövr servisi, büfe servisi, kafeterya servisi, büfede tabak servisi, önceden hazırlanmış servis, tepsi servisi, senkronize servis, dalga tipi servis ve atıştırmalık servistir. Özellikle büyük gala yemeklerinde ve balo organizasyonlarında büfe servisi, önceden hazırlanmış servis ve senkronize servis tercih edilmektedir. Büfe servisi uygulayan pek çok işletmenin yiyecek içecek müdürleriyle yapılan görüşmelerden elde edilen verilere göre, tek sıra hâlinde tasarlanan büfe yerleşimlerinin en fazla 75 kişiye kadar sorunsuz operasyona imkân tanıdığı ve her 75 kişiye ayrı birer hat olarak büfe tasarımlarının yapılması önerisi ortaya atılmıştır. Büfe servislerinde abartı ve bolluk, sadelik ve düzen önemlidir. Ayrıca büfelerde sunulan yemek çeşitlerinin servis tabaklıklarındaki farklılık, masada farklı yükseltilerin kullanılmasını gerektirmektedir. Bazı yiyeceklerin daha fazla dikkat çekecek şekilde yerleştirilmesi için kullanılan yükselti ise merkez parça olarak tanımlanmaktadır. Önceden hazırlanmış servis tekniğinde misafirler salona geldiklerinde yiyecekler tabaklarında ve tabaklar masada olmak üzere hazırdır. Pek çok işletmede ekmek, tereyağı ve bazı iştah açıcılar bu teknikte sunulurken özellikle öğle yemekleri içinse, zaman darlığı nedeniyle salataların ve tatlıların bu teknikle servisi tercih edilmektedir. Senkronize servis tekniğinde ise misafirler salona alıp yerlerine oturtulur. Daha sonra her iki misafire bir servis elemanı (garson) olacak şekilde yemek servisi tüm salona ve misafirlere aynı anda yapılmaktadır.