Arşivleme Yöntemleri ve Altyapısı

Arşivleme yöntemleri, geleneksel ve dijital arşivleme yöntemleri şeklinde sınıflandırılabilir. Geleneksel arşivleme daha çok fiziksel, somut evrak, belge ve diğer dokümanların arşivlemesini ifade eder. Bu yöntemde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme somut olarak mevcuttur. Malzemelerin fiziksel olarak saklanması mecburidir.

Teknolojik ilerlemelerle birlikte modern bürolarda arşivleme faaliyetleri dijital biçimde gerçekleşmeye başlamıştır. Elektronik veya dijital otomasyon sistemleri örgütlerin multimedya, metin, resim, belge ve bilgilerin belirlenen arama kriterlerine göre uzun yıllar güvenli ve kaliteli bir şekilde saklanmasını ve gerektiğinde bunlara hızlı biçimde ulaşmayı sağlamaktadır. Elektronik ortamda tutulan arşivler, geleneksel arşivlere oranla farklı şekilde araştırma yapılabilmesi ve talep edilen bilgiye çok kısa sürede ulaşılmasını gibi avantajlar sağlar. Sisteme kayıtlı ve yetkisi olan tüm çalışanlar istediklerinde dijital arşive kolayca erişebilirler.

Geleneksel Arşivleme Yöntemleri

Geleneksel arşivleme faaliyetleri içerisinde arşivlenecek dosya ve belgelerin belirlenmesi, saklanmasını ve bulunmasını kolaylaştıracak şekilde arşiv indekslerinin hazırlanması, arşiv malzemelerinin konulacağı yerler tespit edilerek söz konusu malzemelerin dosya planına uygun arşivlenmesi, gerektiğinde faydalanılması ve imha edilmesi yer almaktadır.

Geleneksel anlamda arşivler, fiziksel özellikleri nedeniyle arşivleme araçları kullanılarak düzenlemeye tabi tutulmaktadırlar. Bu düzenlemeler arşivlerin hem kısa süreli hem de uzun süreli korunma ihtiyacından kaynaklanmaktadır. Arşivleme araçlarının ne kadar büyük öneme sahip oldukları bu korunmanın boyutunu göstermektedir.

Başlıca geleneksel arşivleme araçları aşağıda sıralandığı gibidir:

• Dosya
• Klasör
• Arşiv kutuları
• Dosya dolapları
• Kasalar

Dijital Arşivleme Yöntemleri

Arşivlerin dijital ortamda kullanılması ile kurumların atıl kalan bilgi kaynakları tüm çalışanların belirlenen yetki seviyelerine göre istifadesine sunulabilir. Dijital arşiv sayesinde, tüm belge ve bilgiler tek bir merkezi veri tabanında toplanarak ileri seviyede güvenlik sağlanmakta, aynı anda aynı belgeyi farklı mekânlarda bulunan birden fazla kullanıcının izlemesi ve kullanma imkânı sağlayabilir. İstenilen veya ihtiyaç duyulan belgelere çok kısa sürede ulaşıp işlemlerimizi yapma imkânı sağlayabilir.

Günümüzde belgeler artık daha çok elektronik ortamda (bilgisayar ortamı) hazırlanıp saklanmaya başlanmıştır. Dijital arşivleme, bilgileri elektronik saklama araçları olan CD-R, DVD-R, Blu-Ray ve türevleri ile USB bellek, haricî bellekler, mikrofilmler ve bilgisayarların dâhilî hard diskleri aracılığıyla yapılabilmektedir. Bu arşivleme araçlarına veri bilgi depolanır ve istendiği zaman yine elektronik ortamda erişim sağlanabilir.

Dijital arşivleme sitemleri, her tür belge ve dokümanların, resimlerin ve videoların elektronik ortamda tutulması aracılığıyla arandığında kolayca erişilebilmesini sağlamaktadır.

Bilgi teknolojisindeki değişimler sonucunda sayılan bu araçlara ihtiyaç duymaksızın Bulut Bilişim Kaynağı vb. uzaktan paylaşımlı bilgi saklama araçları ile internet ortamında arşivleme yapmak da mümkündür.

Günümüzde özellikle küresel ölçekte faaliyet gösteren şirketler kendilerine özgü paylaşımlı bilgi sistemleri ile arşivleri için dijital arşivleme araçlarından uygun gördüklerini bağımsız bir şekilde seçebilir.