Arşivleme Sistemleri ve Organizasyonu

Arşiv

Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ve bir maksatla saklanan dokümantasyon, söz konusu dokümantasyona bakan kurum, bunları barındıran yerlerdir.

Birim ve Kurum Arşivi

Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve bu kuruluşların çeşitli birimlerinde, aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşiv birimleridir.

Arşivin Önemi ve Değeri

Yazının insan hayatına girmesiyle başlayan ve toplumsal örgütlenmelerin kurumsallaşıp devletleşmesiyle devam eden tarihî süreçte arşivler; kurum içi ve kurumlar arası idari işlemlerin yürütülmesinde, vatandaşlarla ilişkilerin kurulup geliştirilmesinde, ekonomik planlamanın ve denetimin gerçekleştirilmesinde, kişisel ve kamusal hakların korunmasında önemli işleve sahip olmuştur.

Arşivlerin İşlevleri

Arşivler düzenli olarak devletin, bilim çevrelerinin ve toplumun sahip oldukları ihtiyaçlarla uyarılır. Ortaya çıkan bu uyarılar, arşivler tarafında değerlendirilerek işlenir ve bunlara profesyonel çözümler üretilir. Üretilen bu çözümler muhataplarına devlete, bilim çevrelerine ve topluma gönderilir. Etkileşimli bir çalışmanın gerekliliğini ortaya koyan bu durum, arşivsel faaliyetin muhatabın ihtiyaç ve beklentilerine yönelik geliştirilmiş olduğunu hatırlatır.

Arşiv Malzemesi ve Türleri

Türk Devlet ve millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden otuz yıl geçmiş veya üzerinden on beş yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olup kurum, daire ve kuruluşların gördükleri hizmetler neticesinde meydana gelen ve saklanması tarihî, hukuki, idari ve çeşitli bakımlardan herhangi bir konuyu aydınlatmaya, birtakım hakları belgelemeye ve korumaya yarayan her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, film, fotokopi, plak, ses bandı, CD vb. belge ve materyalin bütünüdür.

Özel Arşivler: Devlet veya yarı devlet kuruluşu olmayan arşivlerdir. Aile, şahıs, banka, dernek vb. arşivler, özel arşiv kapsamına girer.

Hastane Arşivleri: Bir hastanenin faaliyetleri sonucu oluşan arşivlerdir.

Ekonomik Arşivler: Çeşitli endüstri ve ticari kuruluşların bünyelerinde oluşturdukları arşivlerdir.

Kartografik Arşivler: Harita, plan, pafta vb. arşiv malzemelerinden oluşan arşivlerdir.

İkonografik Arşivler: Orijinal resim, gravür, resimli afişler, fotoğraf, şahıs, eşya veya anıt resimleri taşıyan her türlü dokümandan oluşan arşivlerdir.

Folklor Arşivleri: Bir ülke, şehir, bölge vb. ile ilgili her türlü folklor malzemelerinden oluşan arşivlerdir.

Odyo- Vizüel Arşivler: Bunlar göze ve kulağa hitap eden film, manyetik bant, plak ve kasetler üzerine arşiv belgesi olabilecek özellikteki resim, söz, müzik vb. arşividir.

Ayıklama ve İmha

Ayıklama: “Arşiv Malzemesi”, “Arşivlik Malzeme” ve “Saklanmasına Gerek Görülmeyen İmhalık Malzemenin birbirinden ayrılması işlemini ifade eder.

İmha: İleride kullanılmasına ve saklanmasına gerek görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belgelerin ayrılarak yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade eder.

Kurum Arşiv İşlemleri

Kurumlar elinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklama ve imhası, kurum arşivlerinde kendilerince yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonları, çeşitli sebeplerle, zamanında kurum arşivine intikal ettirilmemiş olup muhafazasına lüzum kalmamış malzemeyi ilgili birim arşivinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutup arşivlik malzemeyi kurum arşivine intikal ettirir.