Arşiv Yönetimi ve Özellikleri

Arşivleme Kavramı

Arşiv kavramı kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin faaliyetleri sonucunda meydana gelen, idari, hukuksal, tanıklık, kurumsal değeri olan ya da tekrar kullanılmak üzere üretilen her türlü görsel, yazılı ve elektronik bilgilerinin muhafaza edildiği yer olarak tanımlanmıştır (wikipedia.org). Kurumsal olarak arşiv kavramı, kurumların, işletmelerin, gerçek kişilerin gerçekleştirdikleri faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan, faaliyetlerin sağlıklı bir şekilde yürütülmesi veya hukuki sebeplerden dolayı dosyalanması gereken evrakların, görsel, yazılı ve elektronik bilgilerin muhafaza edildiği birim veya bunların muhafaza edildiği mekândır. Tanımlar incelendiğinde arşiv kavramı hem arşivleme işlemlerini yürüten alt birim hem de dosyaların muhafaza edildiği yer anlamlarında kullanılmaktadır. Şekil 1’de örnek bir arşiv görseli sunulmuştur.

Kurumların arşiv birimlerinin, belirli bir sistem içerisinde gerçekleştirdikleri faaliyetleri ise arşivleme olarak tanımlanmaktadır. Arşivleme, kurumun dosyalanmış her türlü evrak ve bilgilerinin, standart dosya planında belirlenen imha sürelerine kadar uygun ortamlarda, güvenle ve her hangi bir hasara uğramadan muhafaza edilmesini ve evrakların arşivde kaldıkları süre içinde incelenebilmesine olanak sağlayan faaliyetler bütünüdür.

Kurumlarda arşiv işlemlerini düzenleyen, yürüten veya yöneten ve arşivleme konusunda eğitime sahip olan uzmanlara “Arşivist” denilmektedir. Arşivistlerin görevlerini genel olarak aşağıda sayılan dört başlık altında ele almak mümkündür:

• Arşivle ilgili dokümanları toplamak,
• Arşivde yer alan dokümanların zarar görmesini önlemek,
• Dokümanları arşiv sistemine göre tasnif etmek,
• Arşiv dokümanlarını değerlendirmek ve arşiv kuralları çerçevesinde ilgililerin kullanımına sunmak .

Arşivlemenin Amacı ve Önemi

Kurumsal anlamda arşivlemenin kısaca amacı, evrak ve dosyaların muhafaza altına alınmasıdır. Geniş anlamda arşivlemenin amacını ise kurumda işlemi bitmiş evrak, dosya, yazılı, görsel ve işitsel bilgilerin, güvenilir ve sağlıklı bir şekilde muhafaza edilebilmesi için ihtiyaç duyulacak arşivleme mekân ve malzemelerinin temin edilerek, belirli bir sistem içerisinde tasnif ederek korunmasını sağlamak ve saklama süresi dolan evrak, dosya ve bilgilerin ayıklanması ve imhalarının gerçekleştirilmesinin sağlanmasıdır.

Arşivlemenin amacı incelendiği zaman, arşivlemenin başlıca görev ve fonksiyonlarını aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür.

• Arşiv için uygun mekânın seçimi yapmak,
• Arşivde kullanılacak malzemeleri belirlemek,
• Arşivlenecek evrak, dosya ve bilgileri saptamak ve ayırmak,
• Arşivdeki evrak, dosya ve bilgileri yararlanıcılara sunmak,
• Evrak, dosya ve bilgileri ayıklayarak, imha edileceklerin imhasını sağlamak.

Kurumda arşiv yeri belirlenirken dikkate alınması gereken temel konular şunlardır:

• Kurum ihtiyacını karşılayacak büyüklükte olmalı ve gelecekte karşılaşılacak genişleme olanaklarına sahip bir mekân seçilmelidir.
• Arşiv mekânının, dosya ve evrak hizmetlerinden faydalanacak personele yakın olması, dosya ve evraklara erişimin hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesine olanak sunmalıdır.
• Arşiv mekânı gizliliği sağlayabilmelidir. Herkesin rahatlıkla girebileceği bir mekân olmamalıdır.
• Mekânın zemini dosya ve evrak muhafaza etmeyi engelleyecek bir özelliğe sahip olmamalıdır.
• Yangın tehlikesine karşı korunaklı olmalı ve gerekli tedbirler alınmalıdır.
• Arşiv mekânı hava, nem, sıcaklık gibi olumsuz şartlardan uzak, dosya ve evrakların zarar görmeyeceği uygun mekânlar olmalıdır.

Arşivlerin önemini kısaca şu şekilde özetlemek mümkündür:

• Devlet, kurum veya kişilerin haklarını korur. Devletin uluslararası ilişkilerinde ortaya çıkan evraklar ve imzalanan anlaşmaların muhafaza edilmesiyle karşılaşılacak uyuşmazlıklarda ulusal hakların korunmasına olanak sağlar.
• Arşivlenmiş olan evrak, bilgi ve belgeler birçok konuda aydınlatıcı ve ispat aracı olma özelliği taşır.
• Geçmiş dönemlere ait yaşam biçimleri, toplumsal kuralları, toplumsal kurumları, dönemin genel yapısı gibi konuların açığa çıkmalarına yardımcı olur ve bu konularda yapılacak bilimsel çalışmaların sağlıklı bir şekilde yürütülmesine olanak sağlar.

Arşivlerde Tasnifleme Süreci

Tasnif işlemlerini genel olarak üç aşamada ele almak mümkündür. Bu aşamalar:

• Planlama ve ön araştırma,
• Tasnifleme,
• Katalog oluşturmadır.

Arşivleme Türleri

Tüm kamu, özel kurum ve kuruluşlarında bulunması zorunlu olan arşivler, uygulanan tasnif ve arşiv sistemleri, arşiv örgütlenmeleri, arşivlenecek dokümanların özellikleri açısından farklı tür ve işlevlere sahiptir. Arşivler genel olarak Devlet Arşivleri, Kurum Arşivleri, Birim Arşivleri, Şehir Arşivleri, Noter Arşivleri, Özel Arşivler, Kartografik Arşivler, Folklor Arşivleri ve Günlük Kullanılan Arşivler türlerine ayrılabilir.