Form Yazılar Küpürleme ve Standart Dosya Planı

Form Yazılar

Form yazılar kurum ve işletmeyle ilgili bazı bilgilerin toplanması, kaydedilmesi, sınıflandırılması, ilgililere aktarılması ve duyurulması ile ilgili işlemleri yerine getirmek üzere hazırlanan, üzerinde belirli bir konuyla ilgili soruların ve bu sorulara uygun cevapların yazılabilmesi için boş alanların yer aldığı yazı tipidir. Form yazılar bu özelliği dışında, kurum ve işletmelerde bazı kayıt, değerlendirme veya işlemlerin gerçekleştirilmesi için de kullanılan kâğıt, defter ve kartonlardır. Günlük hayatta sıkça kullanılan şehirlerarası otobüs biletleri, elektrik veya su faturaları, iş başvuru formları, internet üzerinden bir mail adresi almak üzere doldurulan formlar, eğitim kurumlarından alınan öğrenci belgeleri, işyerlerinde sıkça kullanılan kasa föyleri, sipariş belgeleri, stok takip kartları, muhasebe fişleri form yazılara örnek verilebilir.

Form yazılar, yapılacak işlemlerin tasniflerini sağlaması, daha hızlı, düzenli, kolay ve ekonomik bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamakta ve kurum içi faaliyetler arasında önemli bir koordinasyon ve bütünlük aracı olmaktadır. Bu üstünlükleri yönetimin karar alma ve kontrol faaliyetlerinin yerine getirilmesinde önemli bir işlevi yerine getirmektedir. Form yazıları düzenleyen bireylerde, istek ve taleplerini daha hızlı ve kolay bir şekilde ifade edebilmekte ve önemli bir zaman tasarrufu sağlamaktadır.

Form Yazıların Özellikleri

Form yazılarda olması gereken temel özellikler şunlardır:

Kullanım amaca uygun olarak hazırlanmalıdır.
Belirli bir şekil ve içerik ile standardize edilmelidir.
Yazılar gereklilik olmadığı sürece, yatay olarak yazılmalıdır.
Formun üst kısmında, form isim ve numarası ile formu hazırlayan kuruluşun unvanı, alt kısmında ise kullanıma başladığı tarih, stok numarası ve basım adedi yer almalıdır.
Formun kayıt edilmesi ve gerekli bilgilerin yazılabilmesi için boş alanlar içermelidir. Boş alanlar cevapların yazılabileceği genişlikte olmalıdır.
Formda yer alan sorular belirli bir sıra ile sorulmalı, farklı amaçlar için sorular mevcut ise sorular gruplandırılmalıdır.
Sorulan açık, kolayca anlaşılır ve kısa olmalıdır.
Form kullanıma başlamadan önce test edilerek amaca uygun olup olmadığı belirlenmelidir.
Formların çizilmesinde estetik ve form tekniklerine eşit oranda önem verilmelidir.
Formun kullanımı ve doldurulması ile ilgili gerekli bilgilere yer verilmelidir.

Form Yazıların Sınıflandırılması

Hazırlanan form yazılar kullanım amaçları, hazırlanma biçimleri, doldurulma şekillerine göre ve malzeme bakımından formlar farklı şekillerde sınıflandırılmaktadır.

Kullanım amaçlarına göre form yazılar Genel Formlar ve özel formlar olmak üzere iki kısma ayrılmaktadır.

Hazırlanma biçimlerine göre form yazılar, çizgi formlar, kutu formlar, yazışma formları ve karma formlar olmak üzere dört grupta sınıflandırılabilir.

Doldurulma şekillerine göre form yazılar ise kâğıt üzerinde elle doldurulmak üzere hazırlanmış formlar ve elektronik ortamda bilgisayar aracılığıyla doldurulmak üzere hazırlanmış formlar olarak sınıflandırılabilir.

Formların hazırlanmasında kullanılan materyaller ve formun fazla nüsha hâlinde düzenlemesi açısından formları, Tek Yaprak Formlar (Föy), Defter (Koçan) Formlar ve Kartona Basılı Formlar olarak sınıflandırmak mümkündür.

Günümüz gelişen bilgi ve bilgisayar teknolojileri sayesinde form yazılar ile toplanan verilerin kurumun ihtiyaçlarına göre işlenme yöntemlerinde de önemli gelişmeler olmuştur. Bu gelişmelere uygun olarak geliştirilmiş formları, Optik İşaret Tanımaya ve Manyetik Mürekkep Karakterleri tanımaya uygun hazırlanmış formlar olarak iki grupta incelemek mümkündür.

Form yazılarının standardizasyonun sağlanmasındaki temel amaçlar şunlardır:

Benzer işlemler için kullanılan form yazıların sayısını en azada indirmek,
Kurumlarda düzen ve koordinasyon oluşturmak,
Form yazılar için katlanılan maliyetleri en aza düşürmektir.

Küpürleme

Kurumların süreli yayınlardan elde ettikleri, basılı süreli yayınlarda kurum tarafından kesilen ve saklanan metinler ile elektronik ortamda yayınlanan süreli yayınlarda yer alan metinler ve görsellere küpür, bu küpürlerin kurumda dosyalanması veya bilgisayar veya elektronik depolama araçlarında dosyalanmaları ise küpürleme olarak isimlendirilmektedir.

Kurumun faaliyetlerinin, yöneticilerin almış oldukları kararların ve paydaşlarla ilişkilerin yansımalarının doğru ve etkili bir şekilde bilinmesi, kurumun faaliyetlerini geliştirmesi, alınan kararlarının doğruluğunun test edilmesi ve daha doğru kararların alınması açısından büyük bir öneme sahiptir. Küpürleme faaliyetleri için uygun bir sistem ve fihristleme yöntemi geliştirilmeli ve bu sistem ile küpürlemenin yürütülmesinin sağlanarak, ihtiyaç duyulan bilgilere hızlı ve kolay bir şekilde ulaşılması sağlanmalıdır.

Küpürleme aktiviteleri, gerek kurum tarafından gerekse farklı bir firma veya elektronik ortam aracılığıyla sağlansın kurum için ciddi bir maliyet oluşturacaktır. Küpürleme işlemlerinin yapılacağı süreli yayınlara ödenen ücretler, bu konuda eğitimli ve gerekli donanıma sahip elemanlara ödenen ücretler, küpürleme için gerekli dosya veya elektronik arşivleme donanımları kurum için önemli bir maliyet unsurudur. Bu nedenle kurum ister kendi bünyesinde, isterse hizmet alımı yoluyla küpürleme işlemlerini yerine getirsin, bilgi kaynaklarının sürekliliğinin sağlanması, maliyetlerinin minimum düzeyde olması, bilginin aktüel ve kurumla ilgisinin olması ve küpürlemenin kolay bir şekilde kullanımının sağlanması gerekmektedir.

Standart Dosya Planı

Standart dosya planının kuruma sağladığı faydalar aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür.

Kurumun tüm birimlerinde birlikteliğin oluşturulması
Benzer Evraklar için standart bir kod belirlenmesinin sağlanması
Düzenli bilgi ve belge akışının sağlanması
Kurum içinde bilgi ve belgelere hızlı ve kolay bir erişim sağlanması
Etkin bir dosyalama ve arşivleme yönetiminin oluşturulması