Dosyalama Hareketleri ve Dosyalamada Kullanılan Araçlar

Kuruma bir dış birimden gelen, kurumdan bir dış birime gönderilen veya kurum içerisinde oluşturulan bir evrak; hazırlanmasından, ilgililere iletilmesine veya gereğinin yapılmasına kadar belirli bir süreçten geçmektedir. Dosyalama süreci; fihrist hazırlama, dosya açma, dosyanın kodlanması ve etiketlenmesi, dosyanın ödünç verilmesi ve takibi, dosya kontrolü, dosyaların muhafaza edilmesi ve dosyanın imha edilmesi işlemlerinden oluşmaktadır.

Kuruma gelen ve kurumdan giden tüm evrakların teslim alınmasında veya teslim edilmesinde, teslim alan ve teslim edenlerin imzalarının yer aldığı bir evrak teslim formu doldurularak imzalanmalıdır. Ayrıca gelen evrak veya giden evrak defterlerine kayıtları gerçekleştirilmelidir. Kurum içerisinde gerçekleştirilen evrak teslimlerinde veya yazışmalarda imza yerine paraf da kullanılabilir. Bir evrakın ekleri bulunuyor ise o evrakın dosyalanmasında eklerinin de evrakla birlikte dosyalanması gerekmektedir. Dosyalama yapılacak evrak, telli veya mekanizmalı bir dosyaya konulacaksa öncelikli olarak evrakın delgi makinesiyle delinmesi sağlanır. Gizli ibareli belgeler kapalı dosyalarda dosyalanacakları için delinmelerine ihtiyaç yoktur. Evrakın konulacağı dosya, ilgili fihristten belirlenerek doğru dosyaya konulduğu kontrol edilir. Yeni tarihli belgelerin dosyada üste yer alması sağlanır. Kullanılan dosyalara yeteri kadar evrak konulmuş ise aynı kod ve etiketle yeni bir dosya açılır. Bir dosya dolmadan yeni bir dosya açılmamalıdır.

Ayrıca dosyala işlemlerine başlamadan önce ihtiyaç duyulacak dosyalama araçlarının belirlenmesi gerekmektedir. Kurum için uygun olan, dosya, klasör ve dosya dolaplarının belirlenerek dosyalama işlemlerine başlanması, seçim yapılırken ihtiyaçlara cevap verebilecek ve uygun maliyetler dikkate alınması gerekmektedir.