Dosyalama Sistemleri ve Organizasyonu

Dosyalama Sisteminin Özellikleri

Belgelerin düzenli bir şekilde muhafaza edilmesine dosyalama denilmektedir. Dosyalama bürolardaki belgelerin düzenli şekilde saklanması, gerektiğinde kısa sürede ulaşılması için sistematik olarak oluşturulan bir süreçtir. Bu sürecin aksamadan işlemesi için dosyalama sistemlerinin iyi uygulanması gereklidir.

Dosyalama Sistemleri

Dosyalama sistemlerini yedi başlık altında incelemekteyiz. Bunlar; alfabetik dosyalama sistemi, sayısal dosyalama sistemi, coğrafi dosyalama sistemi, kronolojik dosyalama sistemi, konulara göre dosyalama sistemi, karma dosyalama sistemi ve elektronik dosyalama sistemidir.

Alfabetik dosyalama sistemi dosya isimlerinin esas alınarak dosyaların alfabedeki harf sırasına göre sıralanmasına dayanır.

Sayısal dosyalama sisteminde dosyalar numara esasına göre tasnif edilir. Sayısal dosyalama sistemi desimal sistem ve sıra numaralı sistem olarak ikiye ayrılır. Desimal dosyalama sisteminin temeli, bir işletmede görülen faaliyetlerin onlu gruplara ayrılmasıdır. Onlu gruplar, alt onlu gruplara ayrılır. Sıra numaralı sistemde 1’den başlayarak dosyalara numara verilir. Yeni dosya için bir numara açılır.

Coğrafi dosyalama sistemini işletmenin ilişkide bulunduğu bölgelere göre yaptığı bir dosyalama sistemidir.

Kronolojik dosyalama sisteminde evrakların tarihleri dikkate alınır. Dosyalama tarih sırasına göre yapılır.

Konulara göre dosyalama sisteminde dosyalar hazırlanırken konular dikkate alınır. Aynı konuyla ilgili evraklar aynı dosyaya yerleştirilir. Ana konulu dosyalar iki ya da üç harften oluşan kodlarla tanımlanır. Alt gruplar genellikle rakamlarla kodlanır.

Karma dosyalama sistemi birkaç dosyalama sisteminin bir arada kullanılmasıdır. Karma dosyalamada, dosyalanacak belgeler önce ana gruba ayrılır, daha sonra da bunlar birinci ve ikinci alt gruplara ayrılır.

Elektronik dosyalama sisteminde belgeler elektronik ortamda hazırlanır ve elektronik ortamda dosyalanır. Belgeler, bürolarda bulunan dolaplarda tasnif edilmek yerine, dosyalama için yine aynı yöntem ve kuralların geçerli olduğu elektronik ortamda saklanır.

Dosyalama Sistemi Seçimi

Etkili bir dosyalama sistemi basit ve kolay uygulanabilir olmalıdır. Belgelere erişim hızlı, zaman kaybettirmeyen, hataya neden olmayan bir sistem olmalıdır. Başlıklar açık anlaşılır olmalıdır. Sistemin maliyeti düşük verimliliği yüksek olmalıdır. Olabildiği kadar az yer kaplamalıdır. Gerektiğinde genişletilebilmelidir. İyi bir dosyalama sistemi kendi içinde tutarlı olmalıdır. En iyi bir dosyalama sistemi örgüt ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayacak sistemdir. Etkin bir dosyalama sisteminde evrakın ve dosyanın başka yere transferi kolay olmalıdır. İyi bir dosyalama sistemi esnek olmalıdır. Farklı koşullara kolayca uyum sağlamalıdır.

Dosyalama sistemini belirlerken dikkat edilecek konular vardır. Öncelikle belirlenen sistem mümkün olan en basit istem olmalıdır. Evraklara erişim hızlı ve kolay şekilde olmalıdır. Sadece bugünün değil, gelecekte oluşacak ihtiyaçları da karşılamalıdır. İşletmenin yaptığı işe uygun olmalıdır. Kullanılan sistem güvenilir olmalıdır. Belge ve bilgilerin kaybolması, zarar görmesi engellenmelidir. Arşivleme işlemine uygun olmalı, kolayca depolanmalı, gerektiğinde imha edilebilmelidir. Sistemde belgelerin kolay ve hızlı bulunması çok önemlidir. Çalışanlara ve karar vericilere zaman kaybı yaşatmamalıdır. Sistemin kurulması maliyet açısından uygun olmalıdır.

Dosyalama Organizasyonu

Dosyalama sistemlerinin organizasyonunda üç tür örgütlenme modeli vardır. Bunlardan ilki Merkezî Örgütlenme Modeli, ikincisi Bölümleri Esas Alan Örgütlenme Modeli ve üçüncüsü Personeli Esas Alan Örgütlenme Modelidir.

Merkezî örgütlenme modeli işletmede dosyalamanın tek merkezde yürütüldüğü örgütlenme şeklidir.

Bölümleri esas alan örgütleme modelinde bölümler dikkate alınır.

Personeli esas alan örgütleme modeli ise personelin dikkate alındığı bir modeldir.