Evrak ve Yazışma Yönetimi
Evrak ve Evrak Yönetimi
Evrak yönetimi, bürolarda belge niteliğine sahip olan evrakların ortaya çıkarılmasından dosyalanmasına ve kanunen saklama süresinin sonunda arşivlenmesine kadar tüm işlem ve süreçleri kapsar. Evrak yönetimi; planlama, düzenleme, malzeme seçimi, kullanım/koruma prosedürleri, takip sistemi, saklama, teknolojik gelişme ve gündem takibi, kontrol, tasfiye ve ayıklama, arşive devir ve imha süreçlerinden oluşmaktadır.
Evrak Örgütlenmesi: Evrak yönetiminde doğru kararların anında ve isabetli olarak alınabilmesi örgütsel yapının düzenine bağlıdır. Evrak yönetimi için insan ve fiziki unsurlar arasında anlamlı ilişkilerin kurulması gerekir ki buna diğer bir tabirle örgütleme adı verilir. Evrakla ilgili her sürecin oluşturulma amacına hizmet edecek şekilde düzenlemesi üzerine kurulan evrak örgütlenmesi, genel olarak; merkezî örgüt modeli, bölümleri/birimleri esas alan örgütleme modeli, personeli esas alan örgütleme modeli ve karma örgütleme modeli olarak dört şekilde karşımıza çıkmaktadır.
Evrak Çeşitleri: Evrakın oluşum süreci kurum içi ve kurum dışı ilişkiler yoluyla oluşturulan farklı türdeki evraklarla yürütülmektedir. Evrak, kurum içi ilişkilerde iç yazışmalar (memorandum), bilgi notları, formlar, raporlar ve sirküler gibi farklı şekillerde karşımıza çıkar. Kurum dışı yazışmalarda ise kamu örgütleri açısından dilekçeler, tutanaklar, mazbatalar, sözleşmeler ve resmî raporlar gibi evraklar görülmektedir. Özel sektör örgütlerde ise kurum dışı yazışmalar; reklam ve satış mektupları, sipariş ve istek mektupları, telif mektupları, kutlama mektupları, mal bildirim yazıları, bilgi alış verişine yönelik mektuplar, teyit ve tekit yazıları, öz geçmiş ve iş isteme yazıları gibi evraklar üzerinden yürütülmektedir.
Evrak İşlem Süreci: Evraklar, oluşturuldukları andan itibaren belirli bir süreç içerisinde amacına yönelik olarak farklı aşamaları takip ederek ömrünü tamamlar. Bunu bir serüven olarak düşündüğümüzde evrakın gideceği noktaya kadar pek çok durağı ve bu duraklarda gördüğü işlemler dizisi bulunmaktadır. Evrak işlem sürecini evrakın gelişi ve teslim alınması, kaydı ve tasnifi, gönderilmesi ve dolaşımı oluşturmaktadır.
Evrak kayıt ve takip sistemi: Konu ayırımı yapılmaksızın tüm evraklar belirli bir sistemle kayıt altına alınmaktadır. Kayıt altına alınan her evrak orijinal bir belge hüviyetti kazanmakta ve diğer evraklardan ayırt edici özelliklere sahip olmaktadır. Bu anlamda en çok kullanılan evrak takip aracı evrak kayıt defterleridir. Evrak kayıt defterleri, istenilen özellikteki evrakların bulunmasını kolaylaştırarak evrak takibinin standart hale gelmesinde etkili bir araç konumundadır.
Evrakın dağıtımı ve dolaşımı: Kaydedilen evrakların her biri için bir kayıt numarası verilir. Bu numara ile evrak dağıtım ve dolaşıma çıkar. Dolaşıma çıkan evraklar gönderileceği birim ya da kişilerin listesi hazırlanarak ve bu listedeki sayı adedince eklerde dâhil olmak üzere çoğaltılır. Bu çoğaltma işlemi orijinal evrakın üzerine kopyalandığı tarih ile not edilmelidir. Evrak yönetimini ve takibini kolaylaştırmak amacıyla evrakın dağıtıldığı kişilerin kendi isimlerinin yanına paraf (imza yerine atılan kişiye özgü simge) atmaları istenir. Bu sayede orijinal belgenin üzerinde belgeyi kimlerin, hangi tarihte gördükleri kolaylıkla tespit edilme imkânı bulur.
Evrakın dosyalanması ve geri istenmesi: Evrak işlem süreci bitmiş ya da beklemede olan evraklar dosyalarda saklanır. Evraklar kayıt numaraları ve tarihleri dikkate alınarak niteliğine göre farklı şekillerde dosyalanmaktadır. Evrak dosyalama da giden evrakların ikinci kopyaları, gelen evrakların ise asılları belirli bir düzen içerisinde saklanır. Elektronik belge yönetim sisteminde evraklar kendilerine ayrılmış veri depolarında dosyalanmakta ve istendiği anda çağrılabilmektedir. İyi bir dosyalama sisteminde evraklar süratle ve ilgili yerlerde dosyalanır, kayıtları tutulur ve işi biten evraklar aktif dosyalardan ayrılarak arşivlere kaldırılır.
Yazışma Yönetimi
Yazışma, önce evrak yönetimini ardından bilgi ve belge yönetimini daha sonrada dosyalama ve arşivleme sistemlerini etkilediği düşünüldüğünde önemi daha iyi anlaşılabilir. Evrak yönetimi sisteminin bir parçası olan yazışma yönetimi, kurumsal iletişimin aksamadan yürütülmesinde kontrol altına alınmasında ve gereksiz yazışmaların üretiminin engellenmesinde kritik etkilere sahiptir. Yazışma yönetiminde yazının sürdürülebilirliği, ulaşılabilirliği ve performans değerlendirmelerinin sürekliliği kritik üç konuyu oluşturmaktadır.
Yazı Yazma Süreci: Yazım süreci yazım aşamalarından oluşmaktadır. Yazışma başlamadan önce amacının belirlenerek konusu hakkında hâkimiyetin kurulması gerekir. Ardından konu ile ilgili bilgiler toplanarak yazım sırasında kullanılacak anlatım şekli oluşturulur. Yazmaya geçmeden önce bir müsvedde hazırlanarak düzeltmelere imkân verecek bir yapı oluşturulmalıdır. Müsvedde bittikten sonra yazının kontrol edilmesi ve temize çekilmesi süreci başlar. Bu son aşamada yazının son hâli oluşturularak evrak hâline getirilir.
Yazışma Türleri: Kamu ve özel sektörde kullanılan yazışma türlerini; resmî yazışmalar, iş yazışmaları ve özel yazışmalar olmak üzere dört grup altında incelemek mümkündür.
Yazışmalarda Uyulması Gereken Kurallar: Kurum işleyişinde ve evrak yönetiminde yazışmaların şeklî ve edebî standartlara sahip olması gerekir. Hangi türden yazışma olursa olsun belirli bir standardın yakalanması yazışmanın amacının gerçekleşmesinde kritik bir etkiye sahiptir. Ancak bu sayede daha kaliteli ve hızlı bir yazılı iletişim süreci oluşturulması sağlanabilir. Yazışmalarda uyulması gereken kurallar şeklî kurallar ve edebî kurallar olmak üzere iki kısma ayrılmaktadır. Şeklî kuralları resmî yazışmalar ve iş yazışmaları gibi iki kısımda incelemek mümkündür. Çünkü tüm kamu kurumlarında belirli bir standardın sağlanması adına Başbakanlık “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” yayımlamıştır.