Dosyalama ve Arşivlemede Verimlilik ve Yalın Felsefe

Verimlilik

Artan rekabet ortamı, gelişen teknoloji ve müşteri istek ve beklentilerinin farklılaşması günümüz işletmelerinin ayakta kalabilmeleri ve rakiplerine üstünlük sağlayabilmeleri için çeşitli tedbirler almalarını gerekli kılmıştır. Bu tedbirlerden ilki, müşteri beklentileri doğrultusunda ürün farklılaştırma iken diğeri maliyet üstünlüğü sağlamaktır.

Verimlilik, çeşitli ürün ve hizmetlerin üretimindeki faktörlerin (iş gücü, sermaye, arazi, materyal, enerji, bilgi) etkin kullanımıdır. Verimlilik, dar anlamı ile hasılanın bir girdiye veya girdiler toplamına oranı olup üretilen mal ve hizmetlerin miktarı ile bu üretimde kullanılan girdi miktarları arasındaki ilişkidir.

Ofislerde Verimlilik Yönetimi

Verimlilik doğru şeyler yapabilme yeteneğidir. Bir input-output ilişkisidir. Verimli bir yönetici işleri doğru yapabilme yeteneğindedir. Etkinlik ise doğru hedefler seçme yeteneğidir. Örgütlerde verimlilik büyük ölçüde iş görenlerin teşvik edilerek içlerindeki enerjinin açığa çıkarılmasıyla elde edilir. Çalışanlar, kendi amaçlarına ulaşmalarının örgütsel amaçlara ulaşmakla mümkün olduklarına inandıkları ölçüde, örgütsel amaçlara bağlanırlar. Eğer bu bağlantıyı görmezlerse etkin bir biçimde çalışma eğilimi göstermeyeceklerdir. Verimliliğin temelinde daha çok çalışma değil, daha rasyonel çalışma vardır.

Verimliliği Etkileyen Faktörler

Verimlilik bazen daha az maliyetle çıktı üretmek ya da aynı girdi maliyetiyle daha fazla çıktı elde etmek şeklinde tanımlanır. İşletmelerde verimliliği etkileyen faktörler; ekonomik, fiziki ve psikososyal faktörler olmak üzere üç kısımda sınıflandırılabilir.

Verimliliğin Arttırılması ve Teknikleri

Pareto analizi, sonucun yüzde sekseninin harcanan çabanın yüzde yirmisi ile ortaya çıktığı ilkesine dayanır. Birden fazla potansiyel fırsattan hangisinin daha önce ele alınacağını belirlemek için kullanılan bir fırsat sıralama süreci olarak da ifade edilebilir. Pareto diyagramları, problemleri sebep ve olaya göre sınıflandırırlar. Kalite geliştirme çalışmalarında ve problem çözmede yaygın olarak yararlanılan bir tekniktir.

İş basitleştirme, çalışanın yapması gereken işlerin sayısını azaltarak iş etkinliğini artırmayı amaçlayan işleri basit, tekrarlı, standart hâle getirerek eğitim ve beceri geliştirme ihtiyacını ortadan kaldıran süreçtir.

İş etüdü, gelişme imkânı sağlamak için belirli bir işi maliyet ve etkinlik açısından etkileyen tüm unsurları araştırmaya yönelik teknikler için kullanılan genel bir terimdir. İş etüdü temelde verimliliği ve etkinliği artırmak için kullanılan bir tekniktir.

Değer analizi yoluyla yönetim, verimlilik analizinde üretilen değerin ölçümü çok kolay olmamakla birlikte daha güvenilir ve daha az karmaşık bir yöntem gibi görünmektedir. Değer açışından verimlilik analizi, belli bir kritere, örneğin katma değere göre hangi miktarda üretildiğinin analizidir.

Davranışsal Teknikler

Verimlilik arttırma tekniklerinden biri olan davranışsal teknikler, örgüt geliştirme, beyin fırtınası, güç alanı analizi ve nominal grup tekniğinden oluşmaktadır.

Beyin fırtınası, belirli sayıda kişilerden oluşan küçük grupların daha fazla yaratıcı gücünden yararlanmak ve çok sayıda düşünce elde etmek için kullanılan bir yöntemdir.

Yalın Felsefe

Yalın felsefe, siparişten teslimata dek geçen sürenin müşteriye hiçbir değer ifade etmeyen sadece işletme maliyetlerini artıran israfın, sürekli iyileştirilerek ortadan kaldırılması yoluyla kısaltılmasıdır. Diğer bir ifadeyle yapısında hiçbir gereksiz unsur taşımayan ve hata, maliyet, stok, işçilik, geliştirme süreci, üretim alanı, fire, müşteri memnuniyetsizliği gibi unsurların en aza indirgendiği üretim sistemidir.

Yalın Felsefenin İlkeleri

Yalın ilkeler uygulanarak etkili bir yalın üretim gerçekleştirilebilir. Yalın üretimin ilkeleri değer, değer akışı, akış, çekme ve mükemmelliktir.

Yalın Üretim Sisteminin Faydaları

Yalın üretim israfı yok eder ve kaynakların daha etkili kullanımını sağlar, maliyetleri düşürür, nakit akışını hızlandırır, firma kârlılığını arttırır.