Elektronik Dosyalama ve Arşivleme
Elektronik Belge (E-Belge)
E-Belge Nedir?
E-Belge, belgeyi oluşturacak veri ve bilgilerin bir dosya halinde bilgisayarda saklı olan hâlidir. Bazen bilgisayar ortamı yerine sayısal ortam, dijital ortam, elektronik kayıt ortamı veya kısaca elektronik ortam da denmektedir.
E-Belgenin Bazı Avantajları
Yoğun yazışmaların gerçekleştirildiği ortamlarda evrak detaylarının dijital ortamda tanımlanmasına olanak sağlar.
Evrak onay ve gönderim süreçlerini hızlandırır.
Oluşacak nihai belgenin dijital ortamda oluşturulması ile kâğıt kullanımı ve israfını azaltır.
Evrak kontrolünü hızlandırır.
E-Belgenin Bazı Dezavantajları
Doğru olmayan ve güvenilirliği kesin olmayan bilgilerin fazlalığı büyük sorun teşkil etmektedir.
Uygun teknolojik sisteme sahip olmadan E-Belge’nin kullanımı mümkün olmamaktadır. Sistemlerde uyumluluk problemleri ortaya çıkmaktadır. Sistemlerin ekonomik değerlerinin yüksek olması da ayrı bir dezavantajdır.
Elektronik Veri Kayıt Teknolojileri ve Elektronik Veri Kayıt Ortamlar
Elektronik Veri Kayıt Teknolojileri
Verileri ve bilgileri, dosyalar ve belgeler hâlinde elektronik kayıt ortamlarında saklayan çeşitli elektronik kayıt teknolojileri geliştirilmiştir. Elektronik kayıt teknolojilerini, kayıt için kullandıkları temel kayıt tekniğine göre üç ana başlık altında toplamak mümkündür.
- Manyetik Kayıt Teknolojisi
- Optik Kayıt Teknolojisi
- Elektriksel Kayıt Teknolojisi (EEPROM)
Elektronik Veri Kayıt Ortamları
Bilgisayar ortamında gerek verilerin gerekse verilerin işlenmesiyle ortaya çıkan enformasyon ve bilgilerin dosyalar ve belgeler hâlinde ve onların da klasörler halinde saklanması için kullanılan cihazlara elektronik veri kayıt ortamları denmektedir.
Elektronik veri kayıt ortamlarından bazıları aşağıda sıralanmıştır:
Disket (Floppy Disc), CD-ROM, CD-RAM, CD-RW (Compact Disc), DVD-ROM, DVD-R, DVD+R, DVD-RAM, DVD-RW (Digital Versatile Disc), Blu-Ray Disc, Flash Bellek/USB Bellek (Memory Stick), Secure Digital (SD) Card, Sabit Disk (Hard Disk-HDD), Solid State Disk (SDD)
Veri Kayıt Ölçü Birimleri
Sayısal bilgisayarlarda veriler ikili sayı tabanına göre 0 ve 1 sayılarının dizilimleri şeklinde kodlanmakta ve bu şekilde bellek devrelerinde saklanmaktadır. 0 ve 1 sayılarının her birine bir bit denmektedir. Bilgisayarda a, b, 8, 9, ? gibi anlamlı her bir karakteri ifade edebilmek için en az 8 bit’e ihtiyaç duyulmaktadır. Bilgisayarda 8 bit’lik veri temel veri ölçü birimi olan byte’tı oluşturur.
Veri İletişim Ölçü Birimleri
Bilgisayarda veriler sadece saklanmaz, aynı zamanda ağ ve internet üzerinden 8'li bit grupları hâlinde diğer sistemlere iletilir. Buna veri iletişimi denir.
Veri iletişim ölçü birimleri yazılı iletişimde belirtilirken BİT anlamında b harfi ile ifade edilirler. Kb/KiB, Mb/MiB, Gb/GiB, gibi. Türkçe "kilobit/kibibayt veya", "megabit/mebibayt", "cigabit/cibibayt" şeklinde okunur.
Veri iletişim ölçü birimleri, veri kayıt ölçü birimlerine çevrilmeden önce 8 ile bölünür. Veri kayıt ölçü birimleri, veri iletişim ölçü birimlerine çevrilmeden önce 8 ile çarpılır.
E-İmza ve Mobil İmza
E-İmza
Elektronik imza, elektronik ortamda genel olarak şu 3 temel amacı yerine getirmektedir:
Veri bütünlüğü: Verinin izin alınmadan ya da hata ile değiştirilmesini, silinmesini veya veriye ekleme çıkarma yapılmasını önlemek.
Kimlik doğrulama ve onaylama: İster ticari ya da hukuki, isterse kişisel tüm mesaj ve bilgilerin, mesaj sahibine ait olduğunu ve geçerliliğini sağlamak.
İnkar edilemezlik: Kişi veya kurumların elektronik ortamda gerçekleştirdikleri işlemleri inkar etmelerini önlemek.
E-Belge Yönetimi
Elektronik belgelerin yönetilmesi belgenin tüm yaşam döngüsünü kapsar. Belgenin yaşam döngüsü üretimiyle başlar, imhasıyla son bulur. Bu süreç içinde dosyalama ve arşivleme de bulunur. Elektronik belgelerin yönetimi Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile yapılmaktadır. Belgenin üretimini, düzenlenmesini, çoğaltılmasını, dağıtılmasını, dosyalanmasını, arşivlenmesini, imha edilmesini EBYS’ler elektronik olarak yapmaktadır. Bu süreç saniyelere indirgenmiş ve bürokrasi asgari düzeye çekilmiştir.
BYS, YBS, EDYS ve EBYS
YBS
Organizasyonun iç ve dış çevresinden topladığı verileri işleyerek enformasyona dönüştüren ve bunları karar süreçlerini desteklemek amacıyla yöneticilere raporlar şeklinde gönderen sosyo-teknik sisteme yönetim bilgi sistemi denir. YBS kullanıcıdan veri alarak işleyen, sonuçları kullanıcıya gönderen ve sistemin iyileştirilmesi için geri bildirimler üreten bir sistemdir.
EBYS’nin Özellikleri
EBYS’ler mevcut ileri teknolojilerden meydana gelen karmaşık sistemlerdir. Bu sistemlerde kullanıcıların ve örgütlerin ihtiyacı olabilecek birçok özellik mevcuttur. Genel olarak bir EBYS’nin sahip olması gereken özellikler şunlardır:
EBYS’lerde Dosya Tasnif Planları ve Saklama Planları bulunur. Belgenin nerede, nasıl, ne kadar süre saklanacağı bilgisi bu planlarda mevcuttur.
Belgelerin standart bir şablon içinde oluşturulması ve kullanılması sağlanır. Böylece uyumluluk sorunları asgari düzeye indirgenir.
Belgelere meta-data (üstveri) tanımlaması yapılır. Böylece belge daha iyi tanımlanır. Aramalar daha verimli sonuçlar verir.
Yetki seviyeleri vardır. Bir dosyayı bazı kişiler hiç göremezken bazılarının okuma yetkisi, bazılarının düzenleme yetkisi, bazıların silme yetkisi vardır.
Sisteme giriş güvenlik önlemleriyle yapılır.