Arşiv Mevzuatı Tasnif Saklama ve Koruma

Türkiye'deki Arşiv Mevzuatı

Günümüzde kamu kurum ve kuruluşlarında belgelerin arşivlenmesi, tasnifi, koruması ve arşivlenmesine ihtiyaç duyulmayan belgelerin ise imha edilmesine yönelik hazırlanan kanun ve yönetmelikler çerçevesinde arşiv işlemleri yürütülmektedir.

Mevzuat hükümlerine göre genel ve katma bütçeli kurumlar, mahallî idareler, kamu iktisadi teşebbüsleri, üniversiteler ve bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşlar, kamu bankaları ve teşekkülleri elinde bulunan ve arşivlerinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzemeleri olarak tanımlananları arşiv mevzuatı hükümlerine göre işlem yapmak ve uygulamak zorunluluğu bulunmaktadır.

Arşiv malzemesi, Türk Devleti ve Millet hayatını ilgilendiren ve en son işlem tarihi üzerinden 30 yıl geçmiş olması veya üzerinden 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış olan kanunda belirtilen kuruluşların yaptıkları işlemler sonucunda ortaya çıkan ve onlar tarafından saklanması gereken bilgi, belge ve kıymetli değerlerdir.

Arşivlenecek Belgelerin Tasnifi

Tasnif, arşiv ve arşivlik malzemenin istenildiğinde rahatça bulunması ve yararlanılabilmesi için dosya plânı esas alınarak belgelerin konu numarasına göre veya konu numarasıyla birlikte alfabetik, kronolojik ve coğrafik olarak sıralanması işlemine denir.

Öncelikle kamu kurum ve kuruluşları kendi birimlerinde arşivlenecek belgelerin neler olduğunu tespit edecek ve daha sonra yıl sonunu takip eden ocak ayı içinde ise arşivleme işlemine başlayacaktır.

Arşivlik malzeme ve arşiv malzemesi, işlem gördüğü tarihte ortaya çıkan ve ilgili biçimlerine uymak şartıyla düzenleme esasına dayanan organik yöntemle tasnif edilir.

Malzemelerin tasnifi yapılırken işlemi bitmiş ve birim arşivine devredilecek malzeme, aynı zamanda uygunluk kontrolünden de geçirilir.

Her birim öncelikli olarak arşivlenecek belgelerin tasnifini gerçekleştirecektir. Bu işlemi yaparken arşivlenecek belgenin ayıklanması, sıralanması, dosyalanması, etiketlenmesi gibi işlemleri yapacaktır. Daha sonra birim arşivi oluşturulacak ve kurum arşivine devredilecek belgeler ise ayrılarak kuruma gönderilecektir.

Arşiv Belgelerini Saklama ve Koruma

Arşiv malzemesinin aslı hiç bir sebeple, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya çıkarılamaz.

Kurum arşivi birimlerinden gelen arşivlenecek evrakların tasnifini gerçekleştirecek, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü'ne devredilecek belgeler var ise ayıracak ve geri kalanını ise kendi arşivinde saklayacaktır.

Birim arşivi, kurum arşivindeki evrakların ne kadar süreyle saklanması gerekiyor ise o süre bazında saklanacak ve süresi biten belgeler bir tutanak ile imha edilecektir.

İmha aşamasında birim ve kurumlarda kurulacak komisyonlar aracılığıyla gerçekleştirilecektir. İmha edilecek belgeler için imha tutanağı hazırlanacak komisyon üyeleri tarafından imza altına alınacaktır. Tutanak belgeleri iki nüsha hâlinde düzenlenir. Birinci nüshası birim, ikincisi kurum arşivinde 10 yıl süreyle saklanacaktır.

Saklanacak belgelerin korunması ile ilgili yönetmeliğin öngördüğü şartlar dâhilinde yapılacaktır.