Arşivlerde Ayıklama ve İmha İşlemleri
Arşivlemede etkinliğin sağlanması ve kurumlar açısından verimliliğin artırılması doğru bir şekilde yapılan ayıklama ve imha işlemleri ile gerçekleşmektedir. Arşivler içerisinde ihtiyaç durulmayan malzemelerin saklanmasını önlemek, arşivlerin gereksiz belgelerle dolmasına mani olmak ve yer, zaman ve iş kaybına engel olmak amacı ile yapılan ayıklama ve imha işlemleri bu bölümün ana konusunu oluşturmaktadır. Bu doğrultuda kitabın bu bölümünde ayıklama ve imha işlemleri, ayıklamanın ve imhanın önemi, ayıklama ve imha komisyonları, ayıklama ve imha komisyonlarının çalışma esasları, imha edilecek malzemeler gibi konular hakkında bilgi verilecektir.
Arşiv sistemlerinin kurulmasının temel amacı, kurumlar içerisindeki yazışmaların etkin ve verimli bir şekilde yapılması, dosya sistemleri ve saklama işlemlerinin yerine getirilmesi, ayıklama ve imha işlemlerinin ilgili mevzuat dâhilinde gerçekleştirilmesidir. Özellikle geçmişten günümüze bir köprü vazifesi gören arşiv sistemi hafızadan öte güvenilir ve erişilebilir yapılardır.
- Arşivlerin görev ve fonksiyonları aşağıdaki gibi sıralanabilir.
- İlgili arşiv malzemelerinin tespit edilmesi,
- Arşive kaldırılan malzemelerin sınıflandırılması,
- Arşiv malzemelerinin ayırılması,
- Arşiv malzemelerinin kayba uğramalarının önüne geçilmesi,
- Bu malzemelerin uygun ortamlarda ve şartlarda saklanması,
- Arşive kaldırılan malzemelerin erişime sunulmasıdır.
Bu sistem içinde yer alan ve arşivlemenin önemli bir kısmını oluşturan ayıklama ve imha işlemleri ise arşiv sisteminin daha etkili bir şekilde kullanılması yönünden önem taşımaktadır. Arşivleme birimleri tarafından gerçekleştirilen ayıklama ve imha işlemleri kurum içerisinde kullanılmış olan evrakın taşımış olduğu değer dikkate alınarak saklanıp saklanmaması yönünde karar verilmesi sürecini içermektedir. Ayıklama ve imha tanımı aşağıda verilmiştir.
Ayıklama: Arşiv malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu hâlde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini ifade eder.
İmha: İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade eder.
Günümüzde küreselleşme ve teknolojik değişimler kurumları da bazı değişimlere ayak uydurmaya zorlamıştır. Özellikle çağı yakalamanın kurumların varlıklarını sürdürmede oldukça önemli olduğu günümüzde hızlı ve sistemli olmak ve bu şekilde bilgiye ulaşmak var olmak ile eş anlamdır. Böyle bir ortamda gereksiz ve ihtiyaç duyulmayan evrakların arşivlenerek saklanması ve depolarda boş yere muhafaza edilmesi, ulaşılması gerekli olan bilgileri taşıyan evraklara ulaşımı zorlaştıracaktır. Böyle bir durum kurum içerisinde karışıklığa neden olacak ve emek ve zaman yönünden kurumun verimliliğini kaybetmesine neden olacaktır.
Kurumlar tarafından oluşturulan ve kullanılan evraklar belirli bir müddet saklanır ve taşıdıkları önem derecesine göre sınıflandırılarak bazıları imha edilir bazıları da muhafaza altına alınarak arşivlenir. Bir evrakın arşivlenebilmesi esas itibari ile üzerindeki işlemlerin bitmiş olmasına bağlıdır. Evrakların dosyalanıp arşivlenerek tasnif edilmesinde üç tür dosya ortaya çıkmaktadır. Bunlar; gerekli işlemleri tamamlanmış evraklar, üzerindeki İşlemleri devam eden evraklar, işlemi tamamlanmış olmasına rağmen elde bulundurulması gereken evraklardır.
Arşivleme işlemlerinde ayıklama ve imha işlemlerinin gerçekleştirilebilmesi için için belirli bilgi ve tecrübeye sahip temsilcilerden oluşacak olan 5 kişilik bir “kurum arşivi ayıklama ve imha komisyonu” kurulmalıdır. Bu komisyon üyeleri arşiv malzemesi durumundaki evrakların hangilerinin imha edileceği, hangilerinin imha edilmeyeceği hakkında sahip oldukları bilgi ve tecrübeler doğrultusunda karar verici durumundadırlar. Kurum evrakları hakkında bilgi ve tecrübe sahibi olan komisyon üyelerinin çalışmalarda daha verimli olmak adına aynı kişilerden seçilmesi önem arz eder. Komisyon üyelerinde değişime gidilecekse de bu işlemin kademeli olarak yapılması hem işlemlerin aksamamasını hem de yapılacak olan ayıklama ve imha işlemlerinin hatasız ve verimli bir şekilde yapılmasını sağlar.
Ayıklama ve imha komisyonlarının yetki ve sorumlulukları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 34. Maddesinde aşağıdaki gibi ifade edilmiştir. “Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin imhası ayıklama ve imha komisyonlarının nihai kararı ile yapılır. Ancak, bu Yönetmeliğin 38’inci madde hükümleri saklıdır.”
Ayıklama ve imha komisyanlarının çalışma esasları gereği herhangi bir sebeple üyelerden eksilme meydana gelir ise makamın olur vermesi ile yeniden görevlendirme yapılır.
İmhaya ayrılan malzemenin tasnifi konusunda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 36. Maddesi’ndeki hüküm şöyledir: “Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih ve sıra numarası, imha edileceği yıl, dosya plânı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif edilir.”
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’te bu konudaki hüküm:
“Hazırlanan imha listeleri, ilgili kurum ve kuruluşun en üst amirinin onayına müteakip kesinlik kazanır.” şeklindedir.