Bürolarda Bilgi ve Belge Yönetimi

Günümüzde bilgi ve belge üretiminin yapıldığı bürolar, gerek özel sektör gerek kamu kuruluşlarında işlerin büyük bir kısmının yürütüldüğü yerler olarak kabul edilmektedir. Bürolarda yapılan işlerin farklılaşması ile birlikte yalnızca büro örgütlenmesi değil, büroların fiziksel alan bakış açısı da farklılaşmıştır. Bu anlamda büroları fiziki alana sahip bürolar ve sanal bürolar olmak üzere iki kısımda incelemek gerekir.

Genel anlamda bir işletmede yürütülen faaliyetler sırasında üretilen ya da sağlanan her türlü doküman aracına belge adı verilmektedir. Belge yönetiminin etkinliğini sağlamak maksadı ile tüm bürolarda ortaya çıkan belgeleri iki gruba ayırarak incelemek yerinde olacaktır. Gelen evrak ve giden evrak olarak sınıflandırılabilecek belgeler evrakın yönüne göre yönetilir. İşletmelerde belgeler; yazışmalar, formlar, talimatlar ve raporlar olmak üzere dört şekilde de karşımıza çıkmaktadır.

Bilgisayar ya da farklı bilgi ve iletişim teknolojisine ait cihazlar vasıtasıyla elektronik ortamda işletme faaliyetleri sonucu üretilen, iletilen, üzerinde işlemler yapılan, arşivlenen ve yaşam süresi sona erdikten sonra imha edilen her türlü belgeye elektronik belge denmektedir. Elektronik belge sayesinde kuruma ait iş ve işlemlere ait bilgiler elektronik ortamda kaydedilme imkânına kavuşur.

Bilgi yönetimi, bilginin işletme faaliyetlerine yardımcı olacak şekilde verimli teknolojik uygulamalara uyarlanması, organizasyon amaçları doğrultusunda modellenerek tanımlanması için yapılması gerekenlerin düzenlenmesi süreci olarak tanımlanabilir. Bilgi mimarisi açısından kurumlarda üretilen bilgilerin kendine has özellikler barındırması kurumsal bilgi kavramını ortaya çıkarmıştır. Kurumsal bilgi, kurumdaki yöneticilerin, çalışanların, müşterilerin etkileşimleri sonucu üretim faaliyetlerinde ortaya çıkan her türlü bilgi olarak tanımlanmaktadır.

Çağdaş bürolarda bilginin tüm birimlerce paylaşımını kolaylaştırıcı elektronik belge yönetim sistemlerinin varlığı güncel bilginin dolaşımını kolaylaştırarak işletme geçmişi oluşturup bilginin örgütsel öğrenme unsuru hâline gelmesinde önemli bir yer tutmaktadır.