Toplantılarda Sunum Teknikleri

Elde edilen bilginin paylaşılmasının en kolay ve geleneksel yollarından biri sunumdur. Zaman ve toplantı yönetiminin de önemli bir parçası olarak karşımıza çıkan sunum, özellikle organizasyonlar açısından bir bütünün özümsenmesinde katkı sağlamaktadır

Sunumlar “Ne söylediğin değil, nasıl söylediğin önemlidir” sözünün günümüzde karşılığı açısından önemli rol üstelenmektedirler. Sunumlar sayesinde hedef kitleye anlatılmak istenen mesajın en kolay ve kalıcı bir şekilde nasıl anlatılacağı önem kazanmıştır. Bu bölümde toplantılarda sunum teknikleri üzerinde durulmuş ve etkili sunum noktasında dikkat edilmesi gereken hususlar ve göz önünde bulundurulması gereken ilkelerden bahsedilmiştir.

Sunum öncesinde en önemli nokta konunun ve konu sınırının belirlenmesidir. Sunumlarda bu sınırların dışına çıkmamak etkili bir sunumun en önemli kuralıdır. Ayrıca sunumun kurgusu yani sunum akışının belirlenmesi ve bunun dinleyiciler ile konuşmacının kendini tanıttıktan sonra paylaşması etkili olmaktadır.

Sunum yaparken konuşmacı görüntüsünün ve yaklaşımının toplantı ortamı ve konu ile uyumlu olması, dinleycilerle göz temasın kurması, beden dilini doğru kullanması, ses şiddetini ayarlaması, sunum hızını ayarlaması ve slaytları okumaması gibi birtakım hususlara dikkat etmelidir.

Sunum hazırlık aşamasında konunun belirlendiği varsayımı ile ilk olarak sunulacak içeriğin hangi araçla yapılacağının belirlenmesi gerekmektedir. Sunum hazırlama için doğru araç seçmek ve uygun temayı belirlemek etkili sunum için önemlidir. Bunun için PowerPoint, Emaze, Prezi gibi uygulamalardan yararlanmakta fayda vardır. Ayrıca slayt tasarımında yazı stilleri, veri sunumu, görsel kullanımına dikkat etmek gereklidir. Sunum öncesi beklenen sürede sunumu tamamlayabilmek için muhakkak zamanlama provası yapılmalıdır.

Sunum aracının seçiminden sonra kaynaklarımızın ve konumuzun belirli olduğu varsayımına dayanarak sunum tasarımınızı yapmamız gerekmektedir. Burada yine sunum akışı bize yardımcı olacaktır. Bu akış temelde bizim sunum kurgumuzu oluşturmaktadır. Bu kurgu dâhilinde her bir sunum sayfasının (slayt) tasarımının yapılması gerekmektedir. Bu tasarım yapılırken dikkat edilmesi gereken birtakım hususlar bulunmaktadır. Slayt tasarımında dinleyicinin hangi konuda olduğunu ve hangi slaytta olduğunu bilmesi sağlanmalıdır. Düz yazıdan ziyade madde imlerine ve cümle yerine kısa mesajlara yer verilmelidir. Slaytlarda en fazla 6 satır ve her bir satırda 6 kelime kuralına dikkat edilmesi, etkili bir sunum açısından önem taşımaktadır.

Etkili bir sunum temelde açılış, gelişme ve kapanış bölümlerinden oluşmalıdır. Ayrıca etkili bir sunum hazırlayıp sunmak için dikkat edilmesi gereken bazı adımlar bulunmaktadır. Sunumların planlanma, hazırlanma ve sunulmaları aşamalarında dikkate alınmaları durumunda etkili bir sunum yapılması sağlanmış olur. Ayrıca unutulmamalıdır ki bir toplantı ortamında sunum gerçekleştirilirken katılımcılarla iletişim halinde bulunulmaktadır. Katılımcılar bazen sözlü bazen jest ve mimikleriyle iletişime ortak olmaktadır. Bu durumda katılımcıların özellikleri ve sunulan konuya ilgilileri ve bunların yanında sunum yapılırken dikkat edilmesi gereken hususlar doğru mesajları verebilmek adına çok önemlidir.

İnsanların görsel bilgiyi algılaması psikologlarca araştırılmış ve bu konuda birtakım prensipler önerilmiştir. Bunlardan en yaygını Gestalt Prensipleri'dir. Alman psikologlar tarafından geliştirilmiş ve bütünün algılanmasına yönelik yapılan çalışmalar sonucu elde edilmiştir. Sunumlarda kullanılan görsellerde bu prensipler göz önünde bulundurulmalıdır.