Toplantı Türleri

Günümüzde örgüt çalışanları belki de en yaygın toplantı kelimesini kullanmaktadırlar. İş hayatının vazgeçilmez bir parçası olarak önemli bir yere sahip toplantılar en genel ifadeyle birden fazla kişinin bir konu üzerinde görüşmek veya bu konuyla ilgili karar almak amacıyla bir araya gelmeleri şeklinde tanımlanabilir.

Ne tür bir toplantının yapılacağının önceden belirlenmesi toplantıların etkili ve verimli bir şekilde ilerlemesi ve bir sonuca ulaşılması açısından önemlidir. Dolayısıyla yöneticiler, toplantıları başarılı ve verimli bir şekilde yapabilmek için öncelikli olarak ne tür bir toplantı düzenlendiğini bilmeli ve toplantıyı ona göre yönetmelidir.

Toplantıları amaçlarına göre, katılımcı sayısına göre, yapılarına göre ve yapılış zamanına göre sınıflara ayırmak mümkündür.

Amaçlarına göre toplantı türleri; bilgilendirme toplantıları, sorun çözme toplantıları, karar alma toplantıları, emir toplantıları, danışma toplantıları, müzakere toplantıları, koordinasyon toplantıları, eğitim toplantıları olarak sıralanabilir.

Bilgilendirme toplantıları (brifing); kaynaktan alıcıya bir bilgi akışının söz konusu olduğu toplantılardır.

Sorun çözme toplantıları ortaya çıkan herhangi bir sorunu ortadan kaldırmak için çözüm yollarını ortaya koymak amacıyla gerçekleştirilen toplantılardır.

Karar alma toplantısı; karar vermek, sorun çözmek, strateji belirlemek veya plan yapmak için düzenlenen toplantılardır.

Emir toplantıları; yöneticiler tarafından yapılan otoriter bir özelliğe sahip toplantılardır.

Danışma toplantılarında katılımcılar bilgi ve fikir alışverişinde bulunmak için bir araya gelmektedirler. Bu toplantıların temel ilkesi paylaşımdır.

Müzakere toplantıları; farklı hedef, görüş ve anlayışa sahip grupların bir araya geldiği toplantılardır. Bu toplantılarda gruplar ortak bir noktaya varmak ve anlaşmak durumundadırlar.

Koordinasyon toplantıları, uyum ve iş birliği sağlamak ve ortak bir karara ulaşmak amacıyla yapılmaktadır.

Eğitim toplantıları, katılımcıların toplantı öncesine göre toplantı sonrasında değişmiş olmalarını hedeflemektedir.

Katılımcı sayısına göre toplantılar türleri; kongre, konvansiyon, konferans, seminer, kolokyum, panel, sempozyum, forum, genel kurul toplantıları, çalışma grupları olarak sıralanabilir.

Kongre; katılımcı sayısının en az 300 olduğu, ulusal veya uluslararası düzeyde düzenlenen toplantılardır.

Konvansiyon; belirli konularda faaliyette bulunmak için üyeler arasında yapılan toplantı, politika, ticaret, bilim veya teknoloji alanlarıdır.

Konferans, mesleki veya teknik herhangi bir konuda alanında uzman bir kişi tarafından katılımcılara bilgi vermek amacıyla yapılan toplantılardır.

Ortalama 20 ile 50 arasında kişinin katılımıyla gerçekleştirilen seminerler, mesleki veya teknik bir konuda eğitim ya da bilgi vermek amacıyla yapılmaktadır.

Bilimsel bir sorunu incelemek; siyasi, ekonomik, diplomatik sorunları tartışmak için yapılan akademik toplantılardır. Katılımcı sayısı genellikle 50 kişinin altındadır.

Panel; belirli bir sıraya göre ve belirli zaman aralıklarında, sayısı altıya kadar çıkabilen konuşmacıların bir panel yöneticisinin yönetiminde konuşma yaptığı toplantılardır.

Sempozyum, belirli bir konuda birden fazla panelin yapılmasıyla gerçekleşen toplantılardır. Bilim adamı veya araştırmacıların belirli bir konuyu aydınlatmak üzere bir araya geldiği sempozyumlar tartışmalı toplantılardır.

Belirli bir konuda düzenlenen forumlar, konuşmacıların yanı sıra izleyicilerin katılımının beklendiği toplantılardır.

Genel kurul toplantıları belirli bir gündemin veya olağan dışı bir konunun, lider veya yöneticiler tarafından konuşulup tartışılması ve bir karara varılması için yapılmaktadır.

Çalışma grupları; belirli bir konu hakkında bilgi veya becerilerin geliştirildiği, bilgi alışverişinde bulunulduğu, katılımcıların birbirini eğittiği toplantılardır.

Yapılarına göre toplantı türleri; resmî ya da gayriresmî toplantılar olmak üzere iki sınıfa ayrılabilir.

Yapılış zamanına göre toplantı türleri; olağan toplantılar ve olağanüstü toplantılar olarak sınıflandırılabilir.