Toplantı Yönetimi Süreci

Kurumsal Toplantıların Analizi

Aşırıya kaçan toplantılar, iş yaşamı içerisinde hemen herkesin büyük ölçüde zaman kaybetmesine yol açmaktadır. Bu ise kötü örgütlenmenin bir göstergesidir. Aslında toplantı terimi, tanımı gereği yetersiz bir örgütlenme olduğunun itirafıdır. Çünkü bir iş ortamında ya toplantı yapılır, ya da çalışılır; ikisi aynı anda yapılamaz. İdeal ölçülere göre tasarlanmış bir yapıda muhtemelen hiç toplantı yapılmazdı. Herkes işini yapmak için gerekenleri bilir ve gereken kaynaklara sahip olurdu. Bu ideal ölçüler ancak teoride mümkün olduğu için modern iş koşullarında toplantılar iş yaşamının son derece önemli bir parçasıdır. Ancak bir kuruluşta çalışanlar, zamanlarının önemli bir bölümünü toplantılara ayırıyorlarsa orada son derece önemli örgütlenme sorunları var demektir. Bu yüzden her şeyden önce toplantılar bir kural olmaktan çıkarılıp bir istisna hâline getirilmelidir. İnsanların sürekli toplantı hâlinde oldukları bir kuruluş, kimsenin bir şey yapmadığı bir kuruluştur.

Toplantı yönetimi sürecinden önce bireysel ve kurumsal bağlamda bir durum analizinin yapılması gereklidir. Bu amaca yönelik olarak; toplantıların iyi belirlenmiş bir gündeme sahip olup olmadığı ve bu gündeme bağlı kalınıp kalınmadığı, toplantıların zamanında yapılıp yapılmadığı, herkesin vaktinde katılıp katılmadığı gibi sorulara cevap aranmalıdır.

Toplantı yönetiminde etkinliğin temel anahtarı her aşamada toplantı ile neye ulaşılmasının amaçlandığına odaklanmaktır. Ulaşılmak istenen sonuç, hem toplantının gerekliliği noktasında bir fikir verecek, hem de toplantının süresinin ne kadar olması gerektiği belirlenebilecektir. Bu bakış açısı gereksiz toplantıların ortadan kaldırılması noktasında da son derece önemli bir fayda sağlayacaktır.

Toplantı Yönetimi Sürecinin Aşamaları

Bir toplantıyı etkili bir şekilde gerçekleştirmeyi bir süreç olarak değerlendirdiğimizde bu sürecin dört aşaması olduğu belirtilmelidir. Bunlar; planlama, hazırlık, katılım ve takip olarak ifade edilebilir.

Planlama aşamasında toplantının amacı, katılımcıları ve ortamına ilişkin hususlar karara bağlanmalıdır.

Bu konular karara bağlandıktan ve toplantı yapısının sorunsuz olduğu fikri benimsendikten sonra gündem oluşturma adımına geçilebilir. Toplantının etkin olabilmesi toplantı gündeminin etkin bir şekilde oluşturulmasına bağlıdır. Bu doğrultuda öncelikle gündem amaçların önem seviyesine göre sıralanmalı ve her bir gündem maddesi için gerçekçi zaman aralıkları tespit edilmelidir. Ayrıca her bir gündem maddesi için bir konuşmacı belirlenmelidir. Bir saati aşan yoğun gündeme sahip toplantılarda aralar verilmelidir. Çünkü araştırmalar kırk dakikadan sonra dikkatin dağıldığını ortaya koymaktadır. Toplantının sonunda ise amaçların ne ölçüde karşılandığına dair bir değerlendirme yapılması gereklidir.

Hazırlık aşamasında toplantı için en uygun yer, zaman ve araç -gereçler düşünülerek bu konularda bir düzenleme yapılmalıdır.

Katılım aşamasında toplantı rolleri net olarak tespit edilerek herkesin rolünü yerine getirmesi sağlanmalıdır. Toplantı başkanı, toplantıya toplantının odak noktasını içeren bir açış konuşması ile başlamalıdır. Ayrıca başkan, toplantıyı başlatma ve yürütme noktasında belirli konularda katılımcılara net mesajlar vermelidir.

Takip aşamasında ise toplantıda ortaya çıkan karar ve eylemlerin uygulamaya geçirilmesi sağlanmalıdır. Toplantı takip adımı, ayrıca bir kontrol mekanizması olarak da işlev görmektedir. Bu ise takip adımı ile toplantı yönetimi sürecinin geliştirilebileceği anlamını taşımaktadır. Zira bir süreci geliştirmede en önemli aşama kontrol aşamasıdır. Çünkü bu aşama bir anlamda, planla uygulama (toplantı yönetimi süreci açısından katılım) aşamalarını karşılaştırmak ve plandan bir sapma varsa düzeltici eylemde bulunmak anlamını taşımaktadır.