Toplantı Yönetimine

Bu ünitede toplantı kavramı, toplantı yönetiminin amacı ve önemi, verimli toplantı yönetimi ve toplantı verimliliğini olumsuz etkileyen unsurlar ele alınmıştır.

Toplantı kavramı

Toplantıların doğru bir şekilde yürütülmesi örgüt kültürünü etkilediği gibi gelecekte karşılaşılabilecek sorunların doğru tahmin edilebilmesini de sağlamaktadır. Toplantılar çalışanların ve yöneticilerin iş yaşamında oldukça fazla zamanlarını almaktadır ve çalışanların kariyer basamakları yükseldikçe toplantılara ayrılan zaman miktarı daha da artmaktadır. Bu nedenle gerçekleştirilen toplantının doğru planlanması, toplantıya kimlerin katılacağının doğru belirlenmesi ve hangi gündemin ele alınması gerektiği gibi hususlara dikkat etmek büyük önem taşımaktadır.

Toplantı sorunların veya olayların görüşülmesi amacıyla birden çok kişinin bir araya gelmesini ifade etmektedir. Toplantıların çalışanlara ve yöneticilere sağladığı önemli avantajlardan biri iş hayatının verimli, sistemli ve düzenli yürütülebilmesinin yanında birlikte çalışmanın kolaylaştırılmasıdır. Toplantılar açık iletişim kanallarının kullanılabildiği önemli fırsatlardır, fikirlerin ve bilgilerin paylaşılabilmesi açısından en önemli olanağı sunarlar.

Toplantı Yönetiminin Amacı ve Önemi

Toplantı yönetiminin sağladığı en büyük katkı bilgi alışverişinin sağlıklı olmasını sağlaması ve karar verme sürecinde sorunların bütün ilgililerle tartışılmasına olanak sunmasıdır. Başarılı bir toplantı yönetimi süreci bütün örgütsel süreçler açısından kritik önem taşımaktadır. Birey merkezli yönetim anlayışlarının yerini takım düşüncesine bıraktığı çağımızda yöneticilere çalışanlarla birlikte hareket etme, başarıları veya başarısızlıkları çalışanlarla paylaşma olanağı sunan toplantı yönetiminin temel birtakım amaçları vardır. Bu amaçlar şöyledir: katılımcılara gündem ile ilgili bilgi vermek, katılımcıların gündem ile ilgili bilgilerinden faydalanmak, mevcut sorunlara çözüm getirmek, gündemle ilgili karar vermek, farklı bakış açıları elde etmek, katılımcıları motive etmek, çatışmaları bertaraf etmek, katılımcı yönetim anlayışı benimsemek ve benimsetmek, çalışanların gelişmesini sağlamak.

Verimli Toplantı Yönetimi

Toplantı yönetiminde önemli nokta toplantıyı verimli hâle getirmek yani toplantı için ayrılan sürenin sonunda tüm hedeflere ulaşmaktır. Bir toplantının verimli geçmesi, takımların veya iş birimlerinin hâlihazırda devam eden işler ve gelecekteki projeler hakkında net bilgi sahibi olmalarına önemli ölçüde bağlıdır.

Verimli bir toplantı için dikkat edilmesi gereken hususlar şöyledir: toplantının amacını iyi belirlemek, toplantının katılımcılarını doğru belirlemek, toplantı gündemini net bir şekilde ortaya koymak, toplantı için uygun bir zaman belirlemek, toplantı için uygun fiziki ortamı hazırlamak, toplantı başkanını belirlemek, destekleyici materyal hazırlamak.

Toplantı Verimliliğini Olumsuz Etkileyen Unsurlar

Toplantıların bir kısmı başarısızlıkla sonuçlanmaktadır, toplantıların başarı oranını artırabilmek için yukarıda anlatılan her hususa dikkat etmenin yanı sıra toplantı verimliliğini olumsuz etkileyen unsurların da farkında olmak ve onları ortadan kaldırmaya çalışmak gerekmektedir.

Toplantı verimliliğinin olumsuz etkileyen unsular şöyledir: ana konudan sapmak, bir gündem veya amaç belirleyememek, toplantının gereğinden uzun sürmesi, yetersiz hazırlık, bir sonuca varamamak, iyi organize olamamak, zayıf liderlik/kontrol kaybı, konu dışı tartışmalar, toplantı esnasında boşa zaman harcamak, toplantıya zamanında başlayamamak, etkili karar alamamak, içeriden ve dışarıdan müdahaleler, tartışmalara hükmetmeye çalışan bireyler.