İş, İşyeri, Yönetim v e Politikalardan Kaynaklanan Zaman Tuzakları

Depolanamayan, bankada saklanamayan zaman; örgütlerin sahip olduğu en kıt kaynaktır. Bu kıt kaynağı kullanabilmek açısından iki yol bulunmaktadır. Ya zamanı yapıcı bir şekilde kullanmak ya da tuzak hâline dönüştürmektir. Bu nedenle zamanın kıt kaynak olduğunun bilincindeki yöneticiler görevlerinden değil, zamandan yola çıkarak onu en optimal şekilde kullanmaya çalışırlar. Bundan hareketle sosyal ilişkilerin, kişisel ve kültürel ilişkilerin ve içinde bulunulan organizasyon yapısının neden olduğu zaman kayıplarına zaman tuzağı denmektedir.

Günümüzde teknolojik yenilikler ve buna bağlı olarak hızlı değişim, zaman üzerindeki büyük baskılar, zaman tuzakları ve bu tuzaklardan kurtulma çareleri daha da önemli hâle gelmiştir. Zaman tuzaklarıyla ilgili en büyük zorluk, sorunun olup olmadığını anlamak ve sorunu çözmek isteyip istememeye karar vermektir. Bu konuda yöneticiler kararlı olmalı, sadece kendi kişisel zamanlarını değil örgüt çalışanlarının da zamanların verimli kullanabilmeleri için gerekli tedbirleri almak zorundadırlar.

Yöneticiler ve çalışanlar çeşitli sebeplerden dolayı zaman tuzaklarına düşebilmektedirler. Bu tuzaklar kişinin kendisinden kaynaklanabileceği gibi işten, işyerinden, yönetimden ve uygulanan politikalardan da kaynaklanmaktadır. Zaman israfının en belirgin göstergesi, sistemde ortaya çıkan ve tekrarlayan krizler ve belirsizliktir. Krizler ve belirsizlik; örgütün üst düzey hedeflerini tehdit eden, örgüt yaşamını tehlikeye sokan ve acil önlem alınmasını gerektiren, kriz öngörme ve önleme mekanizmalarının yetersiz kaldığı, gerilim ortaya çıkaran bir durumdur. İşten kaynaklanan zaman tuzakları; uzun telefon görüşmeleri, yetersiz sekreterlik hizmetleri, uzun süren ziyaretler, gereksiz toplantılar, belirsizlikler gibi unsurlar olarak kabul edilmektedir.

Yönetim anlayışından kaynaklanan zaman tuzakları bizzat yöneticinin kendisinden kaynaklanmaktadır. Bunlar; yöneticinin kendini değerlendirme şekli, yetersiz planlama, öngörüde bulunamama, basiretsizlik, tanımlanmamış amaçlar, aşırı yönetim, işlerin hepsini birden yapma isteği gibi durumlardır. Yöneticinin bütün işlere hâkim olma isteği, herkesi ve her şeyi denetleme arzusu, ön yargılar ve saplantılar hem yöneticilere hem de çalışanlara zaman kaybettirmektedir.

Örgütün performansını belirleyen örgüt yapısı da zaman tuzağına dönüşebilmektedir. Örgüt yapısı, kendi ürün ve süreçleriyle uyumlu olmak zorunda olduğu gibi içinde faaliyette bulunduğu toplum kültürüyle de uyumlu olmak zorundadır. Örgütler çevresel değişimlere uyum gösteremeyecek derecede katılaştığında kademeler arasında etkin bir iletişim sağlanamayacak ve zaman kayıpları ortaya çıkacaktır. Örgütün genel politikasının olmaması, kurumsal norm ve değerlerin bulunmaması, yönetim amaçlarının başkalarıyla çatışması ve amaçların çok sık değişmesi gibi faktörler kaosa neden olabilmektedir.