Zaman Yönetimi Teknikleri

Drucker’a göre, zaman doğru kullanılmaz ve doğru yönetilmezse hiçbir kaynak doğru yönetilmiş olamaz. Herkese adil ve eşit bir şekilde dağıtılmış olan zaman, ikamesi olmayan eşsiz bir kaynaktır. Zamanın yerini doldurabilecek başka bir kaynak yoktur. Bu kaynak etkin ve en doğru şekilde yönetildiğinde başarı da beraberinde gelecektir. Bu bağlamda işletmelerde zamanı iyi yönetebilme, yöneticinin beceri ve kararlılığına bağlıdır. Yönetici zamanı boşa harcamama hususunda kararlı olmalı ve zamanı iyi yönetmek için en iyi şekilde planlar yapıp bu planları uygulamalıdır. Bilindiği gibi işleri kısa zamanda ve verimli bir şekilde bitirebilmek zamanı planlı bir şekilde değerlendirmeyi gerektirir.

Zaman, işlerin gerçekleştirilmesi için geçen süreyi ifade eder. Her insanın kullanabileceği sınırlı bir zaman dilimi vardır. Ancak herkes kendine verilen bu süreyi farklı şekilde değerlendirmektedir. İşte bu noktada, zaman yönetimi devreye girer.

Zamanı en etkin şekilde yönetebilmek için birçok zaman yönetim teknikleri geliştirilmiştir. Bu tekniklerin en bilindikleri düzen yaklaşımı, savaşçı yaklaşım, başarı (hedef) yaklaşımı, ABC yaklaşımı, teknoloji (sihirli araç) yaklaşımı, beceri yaklaşımı, iyileştirme (özbilinç) yaklaşımı ve kendini akıntıya bırak (uyum ve doğal ritimler) yaklaşımıdır.

Düzen Yaklaşımı: Zamanın en iyi şekilde değerlendirilmesi için hayatımızdaki her şeyin bir düzen içinde olması gerektiğini savunur. Düzen yaklaşımına göre, zamanı iyi yönetebilmek için öncelikle hayatımızdaki düzensizliklerden kurtulmalıyız.

Savaşcı Yaklaşım: Üretim dışında zaman harcanan her şeyi düşman görür. Yöneticilerin zamanın önemini anlayıp zamanlarının büyük bir kısmını önemli ve acil işlerine ayırmaları gerektiğini vurgular.

Başarı (Hedef) Yaklaşımı: Zamanı en iyi şekilde değerlendirmek için planlı çalışmak gerektiğini vurgular. Başarı yaklaşımı esasen, “Ne istediğini bil ve başarmak için çaba harca.” düşüncesini vurgular.

ABC Yaklaşımı: Zamanı iyi yönetebilmek için işlerin öncelik sırasına göre gruplandırılması gerektiğini savunur. ABC yaklaşımına göre, işler daha önemli ve acil yapılması gereken işlerden daha önemsiz ve rutin işlere doğru sıralanırsa zaman daha iyi yönetilecektir .

Teknoloji (Sihirli Araç) Yaklaşımı: Doğru araçlara sahip olmanın zamanı doğru yönetmede etkili olacağını vurgular. Zamanı en iyi şekilde değerlendirmek için doğru araçların doğru şekilde kullanılması gerekmektedir.

Beceri Yaklaşımı: Zamanı yönetmenin kişinin becerisine bağlı olduğunu söyler. Bu yaklaşımına göre zaman yönetimi planlama yapabilmek, yetki devretmek, hayır diyebilmek gibi usta beceriler gerektirir.

İyileştirme Yaklaşımı: Bu yaklaşıma göre zamanı iyi yönetmede sorun oluşturan çevresel, kültürel, psikolojik ve sosyolojik problemler iyileştirilmelidir.

Kendini Akıntıya Bırak (Uyum ve Doğal Ritimler) Yaklaşımı: Zamanı yönetme çabasına karşı çıkar ve zamana uyum sağlamak gerektiğini savunur. Önemli olanın zamanı yönetebilmek değil, yaşamın akışına ayak uydurmak olduğunu söyler.

Pareto İlkesi: Paretoilkesine göre, zamanın sadece %20'si önemli işler için harcanırken; %80'i önemsiz işler için harcanmaktadır. Pareto ilkesi zamanın bir döngü hâlinde olduğunu varsayar.