Zaman Yönetimi Süreci

Örgütlerin etkin ve verimli bir şekilde faaliyet göstermeleri, zaman kavramı ile yarış hâlindeki değişimi bünyelerine yansıtmalarına bağlıdır. Bunun temel şartı ise zamanın etkin ve verimli kullanılmasıdır. Çünkü zaman özellikle de değişimin çok hızlı boyutlara ulaştığı dönemlerde, diğer kaynaklara oranla çok daha kıt bir kaynaktır.

Zaman ele geçmez, ender bulunan bir kaynaktır. Zamanı fiziksel olarak yakalamamız ya da onu bize ait bir olgu hâline getirmemiz mümkün değildir. Bu noktada zamanı örgütlerin rekabet üstünlüklerini ve atikliklerini artırmada en önemli araç görüp onu etkili bir şekilde yönetmek, her örgüt için uygulanması gerekli bir reçete gibidir.

Zamanı yönetmek bir süreç olarak değerlendirilirse bu sürecin sekiz aşamalı olduğu belirtilebilir.

Zaman Kullanım Analizi ve Zaman Sorunlarını Tanımlama

Zamanı etkili yönetme sürecinin başlangıç noktası bireyin zamanını ne şekilde kullandığını ortaya çıkarmasıdır. Örgütlerde yöneticilerin ve çalışanların zamanı nasıl, ne şekilde kullandıkları çok faktöre dayalı karmaşık bir konudur. Ancak bu faktörlerin en önemlilerinden biri, bireyin alışkanlık biçiminde nasıl davrandığıdır. Ancak bu alışkanlıkların bir kısmı faydalı olabileceği gibi, zararlı alışkanlıklar da söz konusu olabilmektedir.

Sosyal ve profesyonel ortam, çalışanın zamanını heba etmesine neden olabilecek pek çok faktörle doludur. Zaman yönetiminde etkinlik, zaman kaybına yol açan faktörlerin ortaya çıkarılmasına ve engellenmesine bağlıdır. Eğer bir çalışan zamanını daha önemli bir faaliyetle geçirebilecekken, daha önemsiz bir faaliyetle geçiriyorsa bu durum çalışanın zaman kaybettiği anlamına gelir.

Kendini Tanımlama, Amaç ve Öncelikleri Belirleme

Hiç kimse insanın zamanı üzerinde kendisinden daha baskın bir belirleyici değildir. Bu nedenle zamanı etkin bir şekilde yönetmenin önemli adımlarından biri çalışanın kendi kişiliğini, yeteneklerini ve yönelimlerini analiz ederek zamanı ne şekilde daha etkin yönetebileceği noktasında fikir geliştirmesi ve bu fikirleri uygulamasıdır.

Örgütsel platformda çalışanın bir faaliyeti gerçekleştirmesinin zamanının en etkin kullanımı olup olmadığını tayin edebilmesi için o faaliyetle amaçlanan şeyi bilmesi gerekir. Ayrıca önceliklerin oluşturulabilmesi de, amaçların belirlenmesine bağlıdır. Amaçlar, kişisel istikrarı sağlamanın önemli unsurlarından biridir.

Program Hedeflerini Uygulama Planlarına ve Günlük Programlara Aktarma

Amaçlar ve öncelikler belirlendikten sonra bunların somut uygulama planlarına dönüştürülmesi gerekir. Oysa planlama pek çok kişi tarafından ihmal edilen bir husustur. Çalışanın faaliyet yönelimli olması, örgüt yapısının yetersizliği ya da çalışanın dışsal kontrol odağına sahip olması nedeniyle planlamaya değer vermemesi gibi sebepler planlamaya engel olan temel olgulardır. Planlamanın en önemli faydası zaman kazandırmasıdır. Genel bir kural olarak planlanan sürenin en az %1’i planlamaya ayrılmalıdır. Amaçlar net ortaya konduktan sonra, altı planlama sorusu için cevap aramaya hazır durumdadır.

Uygulama planlarının oluşturulmasını takip eden aşama, günlük program ve rehberlerin oluşturulmasıdır. Gün içerisinde yapılması gerekenlerin bir listesinin ortaya konmasından ibaret bu adımda önemli olan, bu listeyi uygulamaya geçirebilmektir.

Zamanı etkili şekilde yönetebilmek için plansızlık, müdahaleler ve ertelemeler gibi sorunların üstesinden gelmek gerekmektedir.

Sürecin İzlenmesi ve Yeniden Analiz

Zaman yönetimi sürecinin son aşaması olan izleme ve yeniden analiz adımında, süreç geriye yönelik değerlendirilmekte ve diğer adımlarda gerçekleştirilmiş hatalar bulunarak ayıklanmaya çalışılmaktadır.