Toplantılarda İkna Yöntemleri

İkna, örgütlerde ve işyerlerinde insanların birbirlerini etkilerken bilinçli ya da bilinçsiz olarak kullandıkları bir iletişim becerisidir. İkna yöntemini diğer insanları görüş, inanç ya da davranışlarımıza inandırmak ve fikirlerimizi karşımızdakilere iletmek için kullanırız. İşletmelerde ikna için kullanılan metotların ve yaklaşımların seçimi organizasyonun karar alma kültürüne, meslek rollerine ve işletmenin büyüklüğüne bağlıdır.

Genel olarak ikna hedefin dikkatini çekme, ilgi uyandırma, tutum oluşturma ve davranış gerçekleştirme süreçlerini içermektedir. Geliştirilen davranışın istenilen yönde olması ise iknanın başarılı olduğunu gösteren somut bir kanıttır

İkna Türleri genel olarak kazanca dayalı ikna, duyguya dayalı ikna, otoriteye dayalı ikna, siyasete dayalı ikna, rasyonaliteye dayalı ikna, ilham ve heyecana dayalı ikna ve ilişkilere dayalı ikna olarak sınıflandırılmaktadır.

İşletmeler farklı karakterlere sahip birçok kişiden oluşması nedeniyle toplantılarda ikna yöntemleri büyük önem taşımaktadır. Toplantılarda en sık kullanılan ikna yöntemleri kendini ikna etme, dikkat çekme, kanıt kullanma, tutarlılık, hamleler, yanıtı beklenmeyen sorular, soruya soruyla yanıt verme, genelleştirmeler, çağrışım, neden ve sonuç ilişkisi, betimleme, mizah, karşınızdakini anlama, dil kullanımı, tekrarlama, ses yineleme ve kafiyedir.

Toplantılarda kısa zamanda güçlü bir izlenim yaratmak ve bir konu ya da sorun hakkında insanları bilgilendirme hususu ikna yöntemleri açısından önem taşımaktadır. İkna çabasına giren birey karşısındakiler üzerinde kullanacağı teknikleri ve bunların etkilerini belirlemek için bazı basılı materyaller kullanabilir.

Görseller ve diğer sunum araçları öğrenmeyi kolaylaştırarak insanların dikkatini çeker. Ayrıca sunumu yapan kişinin zamandan tasarruf etmesini sağlar. Kullanılacak sunum araçlarının türü ve özellikleri toplantının konusuna, işletmenin faaliyet alanına, sunum yapacağınız hedef kitlenin uzmanlık, algı yeteneği ve beğenilerine göre değişiklik göstermektedir.

Toplantılarda sunum hazırlanırken öncelikle ikna sürecinin tanımlanması gerekir. Bunun için temel mesaj, dinleyicilerin nitelikleri ve kullanılacak ikna aracı seçimi yapılır. Daha sonra kullanılacak görsel araçlar belirlenerek toplanır. Son olarak sunum gözden geçirilerek son hâli verilir. Karşınızdakileri ikna etmede kullanılacağınız sunum araçlarının seçimi önemlidir. Çünkü insanlar görüntüyü ve sesleri metinden daha iyi hatırlar. Ayrıca kullanılacak sunum araçlarının türü ve özellikleri toplantının konusuna, işletmenin faaliyet alanına, sunum yapacağınız hedef kitlenin uzmanlık, algı yeteneği ve beğenilerine göre değişiklik göstermektedir.

İkna edici bir sunum akılda kalıcı, kısa ve kapsamlı bir sunum olmalıdır.

İkna sürecinin başarıya ulaşmasına engel olan bazı faktörler bulunmaktadır. Bu engellerden bazıları alıcıdan kaynaklanırken bazıları alıcı ile kaynak arasındaki ilişkiden ve mesajından kaynaklanmaktadır.

Yaş ve cinsiyet, eğitim düzeyi, milliyet-köken, duygu ve inançlar, stres, arzu ve ihtiyaçlar, ilgi düzeyi, güvensizlik ve savunma mekanizması alıcıdan kaynaklı engellerdendir. Ayrıca psikopatlar, narsistler ve sürekli faydalanma çabasında olanlar gibi zehirli kişiler olarak adlandırılan grup da alıcı engellerindendir.

Yanlış dil kullanımı, mesajın açık olmaması, mesajın amaç içermemesi mesajdan kaynaklanan engellerdir.

İletişim hataları, kaynak ile alıcı arasındaki olumsuz ya da kuşkulu ilişkiler, tarafların çatışan çıkarları, gereğinden fazla ısrarcı olunması alıcı ile kaynak arasındaki engelleri oluşturmaktadır.