Toplantılarda İletişim Teknikleri

Toplantılarda İletişim ve Önemi

Toplantı birden fazla kişinin belirli bir amaç doğrultusunda bir araya gelerek etkileşimde bulunduğu bir faaliyetidir. Dolayısıyla toplantının özü iletişimdir.

İletişimin temel süreci dört eylemi ve beş unsuru kapsamaktadır. Bu dört eylemi; mesajı kodlama, gönderme, alma ve mesaj kodunun çözülmesi oluşturmaktadır. İletişimin beş unsuru ise gönderici, mesaj, kanal, ses ve alıcıdır.

Toplantılarda İletişim Teknikleri

Toplantı yöneticisi ve üyeleri toplantı süreci boyunca iletişimin tüm tekniklerini kullanmaktadır. İster bilgi paylaşımı ister karar alma amacını taşısın, tüm toplantılarda kişilerarası etkileşim ve iletişim söz konusudur. Kişilerarası bu iletişim ise toplantı üyelerinin konuşması, dinlemesi, not alması, okuması, beden dilini ve yüz ifadelerini kullanmasını gerektirmektedir.

Toplantılarda kullanılan iletişim teknikleri temelde sözel iletişim ve sözsüz iletişim olarak iki türde ele alınmaktadır.

Sözel iletişim: Dilin yazılı veya sözlü kullanımı ifade etmektedir. Mektuplar, raporlar, kurum içi yazışmalar, toplantı tutanakları, notlar, elektronik postalar yazılı iletişim araçlarına örnek verilebilir. Sözlü iletişim ise örgüt içinde yüz yüze görüşmeler, toplantılardaki konuşmalar, sözlü brifingler, sözlü sunumlar, telefon görüşmeleri, kurslar, konferanslar, resmî konuşmalar şeklinde sağlanabilir. Sözel iletişim teknikleri ise; sözlü iletişim ve yazılı iletişimdir.Toplantılarda her iki iletişim tekniğide kullanılmasına karşın sözlü iletişimin canlı, aydınlatıcı ve etkili olma avantajları nedeni ile sözlü iletişim daha fazla kullanılmaktadır..

Sözsüz iletişim: Dilin dışında kalan iletişim unsurlarını ifade etmektedir ve temel yönlerden sözel iletişimden farklıdır. Sözsüz iletişim bireylerin dil öğelerini kullanmadan beden dili, semboller, tepkisizlik, duyguların ses ile ifadesi, fiziksel temas ve zaman kullanımı aracılığıyla gerçekleştirilmektedir.

Toplantılarda Etkili İletişimi Engelleyen Faktörler

Toplantılarda etkili iletişimi azaltan bir takım engeller bulunmaktadır. Bu engeller: algıların bireyleri yanıltması, güvensizlik, duygulara yenilmek, gürültü, konuşmanın kesilmesi ve dinleme hatasıdır.

Etkili iletişimi engelleyen faktörlerin ortadan kaldırılması için şu önlemler alınabilir: Geri bildirim alma, yöneticilerle olan iletişimi teşvik etme önyargıdan kaçınma, gürültü kaynaklarının ortadan kaldırılması, mümkün olduğunda göz teması kurma ve beden dili kullanma, güvensizliği ortaya çıkarabilecek durumlardan kaçınma, dedikoduları önceden tespit edip ortadan kaldırma, zamanı iyi ayarlama, olabildiğince herkese söz verme ve fikirlerini dinleme, başkalarının duygularına ve duyarlılıklarına saygılı olma, konuşma sırasında ses tonu ve vurgulamaya dikkat etme, etkili dinleme.

Etkili Dinleme Yöntemleri

Dinleyicilerin konuşmacıyı dinliyor gibi durmaları etkili bir iletişimin gerçekleştiği anlamına gelmez. Çünkü böyle bir durumda dinleyici konuşmacının gönderdiği mesajları ya eksik ya da hiç almıyor olabilir. Bu nedenle etkili iletişimin en önemli kuralı etkili dinlemedir.

Etkili dinleme bir örgüt içerisinde yalnızca yöneticilerin değil bütün örgüt üyelerinin sahip olması gereken bir alışkanlıktır. Çalışanlar, çalışma arkadaşları ve yöneticileri ile iyi bir ilişki kurabilmek ve onlarla etkili bir iletişim kurabilmek için etkili dinleme tekniklerini uygulamalıdır. Etkili dinleme alışkanlıkları, örgüt içerisindeki yanlış anlaşılmaları ve dedikoduları azaltacaktır.