Kontrol

Yönetim süreci planlama, örgütleme, yöneltme, eşgüdümleme ve kontrol olmak üzere beş fonksiyondan oluşmaktadır. Yönetim sürecinin ilk fonksiyonu olan planlama ile belirlenen amaçlar, ulaşılmak istenen üretim standartları olarak ortaya konmaktadır. Yönetim diğer bütün işlevleri ile bu standartları gerçekleştirmeye yönelmektedir. Son fonksiyon olan kontrol işlevi ile de bu standartlara (amaçlara) ne ölçüde ulaşıldığı araştırılmaktadır. Kontrol işlevi birden fazla aşama halinde gerçekleşmektedir. Birinci aşamada, amaç, plan ve politikaların ışığında standartlar belirlenir. İkinci aşama, gerçekleşen faaliyet sonuçlarının ölçülmesi aşamasıdır. Bu aşama, ortaya çıkarılan mevcut durumun ilk aşamada belirlenen standartlar ile karşılaştırılması amacıyla yapılır. Üçüncü aşamada da bu karşılaştırma gerçekleştirilir. Bu aşama kontrol sürecinin en kolay aşamasıdır. Performansın, standart ile örtüşmesi durumunda yönetici için her şey kontrol altında demektir. Ancak bütün faaliyetlerde birtakım sapmalar olabilir, önemli olan bu sapmaların benimsenebilecek sınırlarını belirleyerek kontrol altında tutmaktadır. Son aşama bu sapmaların giderilmesi ve düzeltme kararlarının verilmesi aşamasıdır. Bu aşamada hem söz konusu sapmaları giderecek düzeltici önlemler zamanında alınmalı hem de gelecekte bunların tekrarlanmaması sağlanmalıdır. Ayrıca kontrol fonksiyonunun üç türü vardır.Bunlar; ön kontroller, süreç kontrolleri ve son kontrollerdir. Kontrol teknikleri de üç ’e ayrılır. Finansal kontrol teknikleri, raporlama ve bütçelemedir. Bütçeleme, bir kuruluşun dönemsel hedeflerine ilişkin finansal ve operasyonel eylem planlarının sayısal değerlerle ifade edilmesidir. Ayrıca etkili bir kontrol sisteminin uygulanmasında şu ilkelerden yararlanılabilir; sağlıklı ve gerçekçi amaçların belirlenmiş olması gerekir. Standartların makul bir yükseklikte olmasına özen gösterilmelidir. Yapılan işin amaçlara uygunluğu konusunda, işgörenlerin sürekli olarak bilgilendirilmeleri gerekmektedir. Fiilen hangi sonuçların elde edildiğini sağlıklı ve zamanında tespit eden bir kayıt düzeninin kurulup işletilebilmesi gerekir. Faaliyet sonuçlarının sağlıklı, tam ve zamanında ilgili karar merkezlerine ulaşmasını sağlayacak bir bilgi akış sisteminin kurulması zorunludur. İşi yapanların kendi kendilerini denetlemelerine olanak veren, amaçlara göre yönetim gibi tekniklerin kullanılması yararlı olacaktır. Bunların yanı sıra etkili bir kontrol sistemi bazı özellikleri taşımalıdır. Bunlar; uygunluk, doğruluk, zamanlama, objektif olma, ekonomiklik, esneklik, hız, geleceğe dönüklük ve anlaşılır olmaktır.