Örgütsel İletişim

İnsanların birbirleriyle etkileşim halinde olma ihtiyacı, insanlığın var olduğu ilk anlardan itibaren mevcuttur. İletişim en basit şekilde düşüncelerini belli simgelerle anlatan bir gönderici ile bu simgeleri çözümleyip algılayan bir alıcıyı gerektirmektedir. Burada temel amaç göndericinin düşüncelerini alıcıda oluşturmaktır. Bilgi ve düşüncelerin herkesçe aynı biçimde ve aynı değerde anlaşılabilir olması veya bu duruma getirilmesi, paylaşılması ve karşılıklı etkinin sağlanması iletişimin temel amacıdır. İletişimin var olması için gerekli temel unsurlar, gönderici, alıcı, mesaj, kodlama, kod çözme, kanal, algılama, gürültü ve geribildirimdir. Gönderici, iletişimi başlatan kişidir. Göndericinin öncelikle zihninde iletmek istediği mesajın oluşması gerekir. Alıcı, göndericinin mesajı yönlendirdiği kişi, grup, birim/bölüm ya da örgüttür. Mesaj göndericinin alıcıya yönlendirdiği ses, mimik, duygu, düşünce, bilgi vb. unsurlardan oluşmaktadır. Kanal mesajın taşındığı ya da iletildiği yol, araç vb. gibi unsurlardır. Kodlama iletişimde bir bilginin, düşüncenin, duygunun, fikir veya kanının uygun bir mesaj haline getirilmesi iken, kod açma ise alıcıya ulaşan bir mesajın yorumlanarak anlamlı bir şekle dönüştürülmesidir. İletişimin başarısı göndericinin mesaja yüklediği anlama alıcının da aynı anlamı yüklemesine bağlıdır. İletişim sürecinde algılama, alıcının mesajı kendi zihin süzgecinden geçirmesi, ona kendi sahip olduğu bilgi, düşünce, kanı, eğitim, duygu vb. unsurlara göre bir anlam yüklemesi şeklinde tanımlanabilir. Geri bildirim, göndericinin mesajına alıcının verdiği cevaptır. Örgütün iç ve dış çevresinde iletişimin etkinliğini engelleyen her unsur gürültü olarak değerlendirilebilir. Örgütsel iletişim; bir örgütün birimleri/bölümleri arasında bilgi, duygu ve anlayış paylaşımını, bu süreçte kullanılan her türlü araç -gereç ve yöntemi içermektedir. Ayrıca, yöneticinin mesajının çalışana iletilmesi, benimsetilmesi ve böylece onun eyleme geçirilmesini ve aynı zamanda çalışanın da yöneticiye değişik konulardaki cevaplarını kapsamaktadır. Örgütlerde iletişim resmi ve gayri resmi iletişim olarak iki biçimde gerçekleşmektedir. Örgütlerde gerçekleşen resmi iletişim türleri dikey, yatay ve çapraz iletişim olmak üzere üç grupta incelenebilir. Dikey iletişim, ast -üst ilişkileri çerçevesinde gerçekleşen iletişim türüdür. Yöneticilerden, çalışanlara doğru emir ve talimatlar giderken, çalışanlardan yöneticilere doğru ise bilgi ve raporlar iletilmektedir. Örgütlerde eşitler arasındaki iletişim türü ise yatay iletişimdir. Yani hiyerarşik olarak aynı kademe ve statüde olan çalışanlar arasında gerçekleşen iletişim şeklidir. Farklı birim ya da bölümlerde çalışan yönetici ve çalışanlar arasındaki iletişim türü ise çapraz iletişimdir. Örgütlerde resmi iletişimin dışında çalışanların kendiliğinden kurdukları iletişim türü ise gayri resmi iletişim olarak tanımlanır. Örgütlerde yazılı, sözlü ve görsel -işitsel iletişim araçları mevcuttur. Örgütlerde kullanılan yazılı iletişim araçları;, işletme gazetesi, broşür ve el kitapları, afiş, ilan tahtası ve yazılı raporlardır. Örgütlerde kullanılan sözlü iletişim araçları toplantılar veya kısa süreli görüşmeler, konferans ve seminerlerdir. Örgütsel iletişimde teknolojinin kazanımlarının daha etkin bir iletişim sağlamak adına kullanılması artık kaçınılmaz olmuştur. Günümüzde örgütsel iletişimde özellikle bilgisayarlar vasıtasıyla kurulan iletişimin zaman ve maliyet tasarrufu sağladığı bir gerçektir. Örgüt bir grup olarak kabul edildiğinde örgütlerde bireyler ve grup lideri arasındaki iletişim beş farklı şekilde kendini göstermektedir.

Merkezi model otorite ve karar alma inisiyatifinin örgütün en üst yöneticisinde toplanmasını belirten bir modeldir. Merkezi modelden sonra en yüksek derecede merkezileşmiş, az sayıda iletişim kanalına sahip model Y modelidir. Y modelinden sonra örgütsel iletişimde en fazla merkezciliğe yol açan model Zincir modelidir. Çember modeli grup üyelerinin birbirleriyle iletişim imkânlarının bir hayli fazla olduğu ve iletişimin tek bir kişinin tekelinde olmadığı modeldir. Tüm iletişim kanallarının herkese açık olduğu, herkesin herkesle hiçbir kısıtlama olmaksızın iletişim kurduğu en demokratik iletişim modeli ise serbest modeldir. Örgütün amaçlarını gerçekleştirmesine olumsuz etkide bulunan ve iletişimin etkinliğini azaltan bazı engeller söz konusudur. Bunlar; kişiya da bireylerden kaynaklanan nedenler olabileceği gibi, fiziksel ya da çevresel faktörler, şematik ya da taraflı iletişimden kaynaklanan problemler, zaman baskısı ya da algılamadaki seçicilikten kaynaklanan problemler olabilir.