Bilgi Yönetimi

Bilgi yönetiminin ele alındığı bu bölüm; bilgi kavramı, bilginin türleri, bilgi yönetimi kavramı, önemi, süreci ve bu süreçte bilgi teknolojilerinin rolü ile bilgi yönetimi sistem ve teknolojileri konularına odaklanmıştır.

Veri, bir varlık ya da olaya ilişkin işlenmemiş ham gerçeklerdir. Bir başka ifade ile veri, analiz edilebilecek ya da daha ileri işlemler için kullanılabilecek ham bilgidir. Veriler bilginin hammaddesini oluşturmaktadır. Veriler çeşitli işlemlere tabi tutulduktan sonra bilgiye dönüşürler. Böylece anlam ve önem kazanırlar. Elde edilen bu bilgi ise yöneticilerin karar verme sürecinde kullanılmaktadır. Dolayısıyla bilgi, verilerin işlenmesi ve sonuçların anlamlı bir biçimde sunulması ile elde edilen ve karar verme sürecindeki belirsizliği azaltan gerçeklerdir. Üst bilgi ise belirli bir amaca yönelik olarak çeşitli analiz, sınıflama ve gruplama işlemlerinden geçirilerek, ileri zaman diliminde potansiyel olarak kullanıma hazır hale getirilmiş bilgi ve yargılama ile elde edilen deneyimlerdir .

Bilgi bir işletmenin; müşteri, ürün, süreç, organizasyon, başarı, başarısızlık hakkında bildikleri veya organize edilmiş ve yapılanmış verileri olarak tanımlanabilir. Bilgi örgütün; araştırma, gözlem veya deneyim yoluyla elde ettiği anlayıştır. Bu anlayış, örgüte faydalı olan veriler yolu ile kazanılmaktadır.

İşletmeler açısından en önemli bilgi sınıflaması açık bilgi ve örtük ya da örtülü bilgi şeklindeki sınıflamadır. Açık bilgi, kelime ve rakamlarla ifade edilen iletilmesi kolay bir bilgi iken; örtük bilgi önsezi ve kavrama içeren ve bireylerin tecrübelerinden oluşan, paylaşılması zor bir bilgi türüdür. Bilgi daha iyi karar almayı ve hızlı tepki vermeyi sağladığından bilginin kalitesi bu süreçte son derece önemlidir. Yüksek kaliteye sahip bilgi ise anlaşılırlık, güvenilirlik, ilgililik, eksiksizlik, vecizlik, zamanındalık ve maliyet etkinliği gibi bir takım özelliklere sahip olmalıdır.

Bilgi ne kadar kaliteli olursa olsun, bu bilgiyi kullanma durumunda olanlar bilginin varlığından habersizlerse hiçbir işe yaramayacaktır. Bu gerçek, işletmelerin somut ve soyut bilgi kaynaklarının geliştirilmesi ve kullanılması konusunu son derece önemli hale getirmekte ve bilgi yönetiminin önemine işaret etmektedir.Bu çerçevede bilgi yönetimi bilginin elde edilmesi ve ondan kaldıraç etkisinin yaratılması sürecinin planlı ve yapısal bir bakış açısı ile gerçekleştirilmesi şeklinde tanımanabilir.

Bilgi yönetimi sürecinin adımları; bilgi toplama, bilgiyi kullanılabilir hale dönüştürme, bilgiyi örgütsel uygulamalarda kullanma ve bilgiyi koruma şeklindedir. Bu süreçte bilgi teknolojileri bilgi sistemi oluşturarak bir örgütün dijital sinir sisteminin bel kemiğini oluşturur. Var olan bilginin geliştirilmesi, sorunların çözümünde kaynak olarak kullanılabilmesi teknoloji sayesindedir ve teknoloji kullanıcının bilgiye kolaylıkla ulaşmasını mümkün kılar. Teknoloji sayesinde farklı kaynaklardan elde edilen veriler yararlı bilgiye dönüştürülüp birçok farklı yerde depolanabilir. Bilgi teknolojilerinin kullanımı, hem dışsal çevredeki unsurlarla ilişki kurulmasını kolaylaştırır hem de örgüt bünyesinde bilgi yaratma ve paylaşma stratejilerinin oluşturulmasını sağlar.

İşletmelerde bilgi sistemi, örgütsel süreçleri destekleyici teknolojik kaynaklarla bu süreçleri bir araya getirme işlevine sahip bir sistemdir. Bir başka ifade ile bilgi sistemi, örgütsel faaliyetler için veri ve destek sağlayan bir sistemdir ve böyle bir sistem bilgi teknolojisine dayalıdır.

Karar verme olgusunu ve örgütsel süreçleri desteklemek amacıyla insan kaynağı, veri ve süreçleri bir araya getiren bilgi sistemleri genel olarak yönetim bilgi sistemi, karar destek sistemi, üst yönetim destek sistemi ve grup destek sistemi şeklinde sıralanabilir.

İşletmelerde bilgi yönetimi altyapısı içerisinde yer alan açık bilgi yönetimi mekanizmaları veri deposu, veri madenciliği, intranet, extranet, bilgi haritaları ve elektronik kütüphaneler şeklinde sıralanabilir.

Örtük bilgi yönetimi mekanizmaları başlığı altında genellikle diyalog, öğretici hikâyeler ve mesleki topluluklar yer almaktadır.