Bilgi Sistemlerine Giriş: Temel Kavramlar

Türkçe yazılan eserlerde bilgi ve enformasyon kavramlarının çoğu zaman birbirlerinin yerine kullanıldığı görülmektedir. Bu kavram kargaşasının temelinde İngilizcede “bilgi”nin karşılığı olarak knowledge, “enformasyon” un karşılığı olarak da information sözcüğünün kullanılmasıdır. Bu nedenle bu kavramların anlaşılması kavram kargaşasının önüne geçilmesi açısından önemlidir.

Veri (data): Sayılar, rakamlar, sözcükler, metinler, resimler, olaylar vb. biçiminde temsil edilen ham gerçekliklerdir. Veriler; gözlem, araştırma, deney, ölçüm ve sayım gibi değişik yöntemlerle elde edilir.

Sistem, bir ya da daha çok amaca veya sonuca ulaşmak üzere aralarında ilişkiler olan fiziksel ya da kavramsal birden çok bileşenin oluşturduğu bir bütündür.

Enformasyon (Information): Verinin özetleme, hesaplama, sınıflandırma, gruplandırma ve analizler aracılığıyla belli bir formülle düzenlenerek anlamlı hâle dönüştürülmesidir.

Bilgi (Knowledge): Olguları ve olayları tanıma, anlama ve özellikle açıklamaya yönelik, eğitim, gözlem, araştırma veya deneyim yoluyla elde edilen ve bütün bunların insanın zihinsel değerlendirmesi neticesinde ortaya çıkan olgular veya fikirlerdir.

Bilgelik (wisdom): Bir refleks hâlini almış bilgi, içgüdüsel olarak doğru-yanlış, iyi-kötü ayrımını yapabilme yetisi olarak açıklanabilir

Bir sistemde faaliyetlerin bozulması, dengenin kaybolması ve sonunda sistemin durması yönünde bir eğilim vardır. İşte bu eğilime entropi denir. Açık sistemlerin dışarıdan aldığı yardımla bünyesindeki karmaşıklık ve bozukluk eğilimini yani entropinin neticelerini ortadan kaldırmasına "negatif entropi” (negentropi) denir.

Bilgi sistemi, bilgisayarlar, yazılımlardan oluşan ve bilgiyi toplayan, saklayan, işleyen ve yorumlayan bir sistem olarak tanımlanabilir.Bilgi sistemleri, girdi, işleme, çıktı ve geri besleme olmak üzere dört unsurdan oluşur.

Bilgi sistemleri alanında problem ve çözüm konusunda katkıda bulunan temel alanlar, bilgisayar bilimi, yöneylem araştırması, sosyoloji, iktisat, psikoloji ve yönetim bilimidir.

Bir örgüt, stratejik, yönetim, bilgi ve operasyonel olmak üzere dört tabakaya bölünebilir. Bu tabakalarda bilgi ihtiyacı duyan işletme fonksiyonları ise satış ve pazarlama, imalat, finans, muhasebe ve insan kaynakları olmak üzere beş kısma ayrılabilir.

Bilgi sistemleri, işletme fonksiyonlarına göre satış ve pazarlama, üretim, finans ve muhasebe ve insan kaynakları bilgi sistemleri olarak dört kategoride incelenebilir.

Kullanıcılarına göre sistemler ise Veri İşleme Sistemleri, Karar Destek Sistemleri, Bilgi Tabanlı Sistemler Ve Ofis Otomasyon Sistemleri, Yönetim Bilgi Sistemleri ve Üst Yönetim Destek Sistemleri olmak üzere beş başlıkta incelenebilir.

Veri İşleme Sistemleri örgütün operasyonel düzeyinde hizmet eden sistemlerdir ve günlük operasyonlarla ilgilenir. Yapılan işlemler, genellikle tekrarlı işlemlerdir.

Yönetim Bilgi Sistemleri'nin girdilerini, Veri İşleme Sistemleri'nden, müşterilerden, tedarikçilerden ve işletme fonksiyonlarından gelen veriler oluşturmaktadır. Çıktılarını ise periyodik raporlar, özel istek raporları ve istisnai raporlar oluşturmaktadır.

Bilgi Tabanlı Sistemler, bilgi çalışanlarını destekleyen sistemlerdir ve güçlü grafik yazılımları, analitik araçlar ve iletişim ve belge yönetim sistemleri gibi özel bileşenleri içinde barındırır.

Üst Yönetim Destek Sistemleri, üst düzey yöneticiler tarafından karar vermek amacıyla kullanılan sistemlerdir. Örgütün stratejik düzeyinde hizmet görür.