Yönetim Fonksiyonları III (Koordinasyon -Kontrol )
Koordinasyon
Koordinasyon, kuruluşun farklı bölümlerini bütünleştirerek ya da birbirlerine bağlayarak çeşitli iş ve görevleri tamamlaması anlamına gelir.
Koordinasyon, kuruluşun çalışması ve başarı sağlaması için bütün faaliyetlerin bir araya getirilmesi olarak da tanımlanabilir.
Birçok akademik çalışma yönetimsel koordinasyonu, organizasyonel analiz çerçevesinde işlemiştir. Bu bakış açısıyla, iş bölümlerinde görevleri tamamlamak amacıyla uygulanan koordinasyon mekanizmaları görece belirsizdir. Buna karşın koordinasyon, yönetim fonksiyonlarının birçoğunun gerçekleştirildiği uygulamalara dahildir.
Koordine Etmenin Alternatif Yolları
Kuruluşları koordine etmenin iki genel yöntemi vardır: Programlayarak veya geri bildirimde bulunarak.
Planlayarak Koordinasyon
Önceden belirlenmiş plan, program, öngörü, resmî kurallar, politika ve prosedürler, standart bilgi ve iletişim sistemlerini birleştirerek açıkça bir yönetim tarzı belirlenmesidir.
Geri Bildirimle Koordinasyon
Geri bildirim yoluyla koordinasyon, yeni gelen bir bilgiye dayanarak müşterek yapılan ayarlamalar olarak tanımlanmaktadır.
Organizasyon literatüründe bireysel yöntemde yatay ve dikey iletişim kalıpları, koordinasyon süreçlerini değerlendirmek açısından özellikle dikkate alınmıştır. Dikey iletişim mekanizması genellikle bölüm yöneticileri ve üst yöneticiler arasında gerçekleşir. Yatay iletişim mekanizması, hiyerarşik olmayacak biçimde, bölümdeki benzer rollere sahip bireylerin arasında bağlantı kurulmasıyla gerçekleşir.
Koordinasyon Yöntemlerinin Belirleyicileri
İşin Değişkenliği (Belirsizliği)
İşin değişkenliği, birim tarafından gerçekleştirilen görevin zorluğunu ve çeşitliliğini ifade eder. Görev çeşitliliği, birimin karşılaştığı işle ilgili eyleme dökülen istisnai durumların sayısıyla doğru orantılıdır.
Birbirine Tâbi Olma
Bir iş biriminde tâbi olma durumu, çalışanların bireysel olarak sorumlu oldukları işlerini icra edebilmeleri için birbirlerine bağlı olmaları hâlinde gerçekleşir.
Birim Hacmi
Buradaki hacim birimdeki çalışanların toplam sayısıyla ifade edilir. Genel anlamda hacimdeki artış, kuruluştaki birimlerin birbirinden ayrışma derecesini düşürür.
Kontrol
Kontrol, kuruluştaki amaçların ne derece gerçekleşip gerçekleşmediğinin, amaçlara ulaşmada kuruluşun mevcut durumunun belirlenmesi ya da aksaklık olup olmadığının denetlenmesi anlamına gelir.
Kontrol etmek, hedefleri ölçülebilir bir şekilde incelemeyi gerektirir. Temelde neyin başarılmak istenildiği ve neyin başarı veya başarısızlık olarak kabul edildiği tam olarak ifade edilen standartların belirlenmesi gerekir. Ayrıca kontrol, standartlar nedeniyle, standartlardan sapıldığında davranışları düzeltme yeteneğine sahip olunmasını sağlayacak bir işlevdir.
Kontrol, sürekliliği olan bir işlemdir. Asıl amaç, kurumun bütün bölümlerinde yapılan çalışmaların amaca uygunluğunu sistemli olarak ölçmek ve çalışmaların plandan sapmalar göstermesi h âlinde gerekli düzeltmelerin zamanında yapılmasını sağlamaktır.
Kontrolün etkili olabilmesi için aşağıdaki dört adımın yer alması gerekmektedir:
- Performans standartlarını belirleyin.
- Gerçek performansı ölçün.
- Gerçek performansı beklenen standartlarla karşılaştırın.
- Düzeltici eylemde bulunun.
Yönetim seviyesine göre kontrol sorumlulukları nelerdir?
Stratejik kontrol; stratejik planların uygulanabilirliğini etkileyen kritik çevresel faktörlerin izlenmesini, kurumsal strateji eylemlerinin etkilerinin değerlendirilmesini ve stratejik planların amaçlandığı şekilde uygulanmasını sağlamayı içerir.
2. Taktik kontrol, bölümsel düzeylerde taktik planların uygulanmasının değerlendirilmesine, ilgili periyodik sonuçların izlenmesine ve gerektiğinde düzeltici reaksiyonun alınmasına odaklanır.
3. Operasyonel kontrol, operasyon planlarının uygulanmasının denetlenmesini, günlük sonuçların izlenmesini ve gerektiğinde düzeltici önlemlerin alınmasını içerir.
Kontrol sistemi içinde yukarıdaki üç seviyenin de etkili olabilmesi için tüm seviyelerde bulunan kişilerin işbirliği içinde hareket etmesi gerekmektedir.