Zaman Yönetimi

Önemi

Zaman, bütün bireylerin eşit olarak sahip olduğu; fakat benzer biçimde kullanamadığı son derece eşsiz ve önemli bir kaynaktır. Hiçbir şekilde yeri doldurulamadığı ve yerini alabilecek hiçbir kaynağın olmadığı kıymetli bir hazinedir. Bu nedenle zamanın yaşam ile eşit olduğu söylenebilir. Bundan dolayı eğer zaman boşa harcanırsa yaşamında boşa geçeceği düşünülebilir. Her şey zaman gerektirir. Zaman, gerçek anlamda evrensel bir unsurdur. Yaşam içerisinde gerçekleştirilecek her bir eylem için zaman gereklidir ve bu işler zaman harcanarak elde edilir. Artık hemen hemen herkes bu değerli ve eşsiz kaynağın hayati önem taşıdığını kabul etmektedir.

Zaman Türleri

Objektif Zaman: Gerçek zaman olarak da adlandırılır. Saatin gösterdiği zamandır. Bu zaman, izlenebilir bazı değişmelerle ölçülebilir. Gerçek zamanın hesaplanması, dünyanın güneş etrafındaki hareketleri doğrultusunda belirlenir.

Sübjektif Zaman: Psikolojik zaman olarak da ifade edilir. Herkes için gün, saat, dakika aynı süre olmasına rağmen bireyler içinde bulundukları duruma göre zamanı farklı şekilde algıladıkları görülür. Gerçek zaman ile bireyin algılamış olduğu zaman farklılıklar içerir.

Biyolojik (İçgüdüsel) Zaman: Yaşayan tüm varlıkların kurulu bir biyolojik saate sahip olduğu görülmektedir. Biyolojik saat alışkanlıklara göre kurulmaktadır.

Yönetsel Zaman: Yöneticilerin yönetsel çalışmalara ayırdıkları zamana denir.

Örgütsel Zaman: Örgütün mal ve hizmet üretebilmesi için belirli bir süre içerisinde gerçekleştirilmesi gereken eylemlere, iş görenler ve makineler tarafından harcanan sürelerin toplamıdır. Ayrıca, örgütsel zaman, organizasyonlu düzenlemeler için de bir araçtır.

Sosyolojik Zaman: Bireylerin kişisel takvimine bağlı olarak yaptıkları eylemler için bir araçtır.

Zaman Yönetimin Tanım ve Önemi

Zaman yönetimi, niceliksel olarak uzatılması ve kısaltılması mümkün olmayan zamanın yönetilmesi değil, bütün bireyler için aynı olan belirli bir zaman içerisinde kişinin ya da örgütün kendisini yönetmesidir. Zamanın sadece bir şekli vardır: Durmadan devam eder, toplanamaz, biriktirilemez, tekrar edilemez ve harcanır. Birey, sınırlı bir zaman içerisinde gerçekleşen yaşam süresine sahip olduğu için bu süreyi iyi değerlendirmesi gerekir. Zamanının yetmediğinden yakınan insanların birçoğu zamanlarını iyi kullanmayı bilmemektedir.

Zaman yönetimi, belirli bir dizi beceri gerektiren bir olgudur ve günümüzün teknolojik gelişmelerine paralel olarak, özellikle profesyonel iş dünyasındaki çalışanların bu alanda öğretilmesi ve eğitilmesi gerekmektedir. Zaman yönetimi için gerekli beceriler kişide doğuştan mevcut olmalı veya kişiye belirli bir planda hizmet etmeyi öğretmelidir. Bu açıdan zaman yönetimi örgütsel alandaki mikro ölçekli teorilerdeki yerini bulmuştur.

Zaman Yönetiminde Temel Yaklaşımlar

Zaman yönetiminde temel yaklaşımlar; düzenli yaklaşım, ABC yaklaşımı, hedef belirleme yaklaşımı, zamana sahip çıkma yaklaşımı, sihirli araç yaklaşımı ve beceri yakalaşımı olarak sınıflandırılmaktadır.

Zaman Tuzakları

Zaman tuzakları; kişiden kayanaklanan, işten kaynaklanan zaman tuzakları

ve yönetimden kaynaklanan zaman tuzakları olmak üzere üçe ayrılır.

Etkili Zaman Yönetim İlkeleri

Zaman bilinci sayesinde bireyler zamanı verimli ve etkili bir şekilde kullanabilmektedir. Bu bilinç ise, planlı ve programlı bir şekilde çalışarak, etkin zaman kullanımında fayda sağlayacak davranış kalıplarını, tekniklerini öğrenmek ve bunları pratiğe dökmekle mümkün olmaktadır.

Kendini Yönetmeyi Bilme: Kendini yönetmeyi bilen bir birey zamanı da yönetebilmektedir.

Zaman Tutanağı Hazırlama: Bir çalışanın ya da yöneticinin zaman yönetimi konusunda yapacağı ilk iş, zamanını nasıl geçireceğini belirlemek olmalıdır.

Planlamaya Önem Verme: İyi bir zaman yönetiminin temelini oluşturan en önemli ögelerden biri de dikkatli bir planlama yapmaktır.

Öncelikleri Belirleme: Öncelikleri belirlemek amaçlara ulaşmakta iyi bir araçtır.

Yetki Devri: Yetki devri en basit tanımı ile, bir işin sorumluluğunu başka bir kişiye gerekli otoriteyle birlikte vermektir.

Hayır Demeyi Bilmek: Bir yöneticinin “hayır” demeyi öğrenmesi, etkili zaman kazandırıcı tekniklerden biridir.

Etkili İletişim: Etkili bir yönetici aynı zamanda iletişim sürecini etkili bir şekilde kullanan kişidir.