Yönetici Asistanının Günlük İşleri Planlama ve Organize Etme Becerileri

Bu ünitede bir yönetici asistanının günlük işlerini planlarken ve organize ederken dikkat etmesi gereken konular ve sahip olması gereken beceriler ele alınmıştır.

Planlama gelecekle ilgili bir süreçtir ve aslında gelecek de belirsizdir. Planlama ile uzun ve kısa dönemli amaç ve hedefler daha belirgin hâle dönüşür. Sonrasında yapılacaklar listesi ve programların belirlenmesi ile bu amaç ve hedefler somutlaşır. Planlama becerisi kapsamında yönetici asistanı her gününü planlamalı ve bir ajanda kullanarak ajandasına planlanan işleri mutlaka kaydetmelidir. Bir yerlere kaydedilmeyen işlerin hatırda kalması mümkün değildir. Bu nedenle planlama becerisinde sürekli not almayı önemsemek gerekir. İşlerin zamanında yapılmaması yönetici asistanını zor durumda bırakacaktır

İşlerin belirli bir düzen içerisinde yürütülebilmesi için öncelikle bir eylem planı hazırlanmalıdır. Bir eylem planı tüm işlerin tamamlanması için ihtiyaç duyulan görevlerin listelenmesi anlamına gelir. Bu, yapılacaklar listesinden faklıdır; çünkü burada yalnızca tek bir hedefe yönelme durumu söz konusudur. Bir eylem planı hazırlarken öncelikle bu plana ilişkin hedefleri başarmak için ihtiyaç duyulan tüm görevleri listelemek ve tamamlanma ihtiyaçlarına göre sıralamak gerekir. Görevleri listeledikten sonra tüm görevleri alt görevlere ayırmak “parçala, böl, yönet” felsefesine göre kolaylık sağlayacaktır.

İkinci olarak iş programı yapılmalıdır. İş programı yapılacak işlerin aylık, haftalık vb. zaman kesitleri içerisinde gerçekleştirilecek kısımlarını göstermek için kullanılır. Burada yönetici asistanının yapılacak işlerin türünü ve iş birimlerini temel alarak işlerin miktarına göre bir düzenlemeye gitmesi gerekir. İş programları oluşturulurken farklı iş birimlerinde çalışan kişilerin bir işe dâhil edilip edilmeyeceği ve bu işin hangi bürolarda, nasıl ve kimler tarafından yapılacağı belirlenir.

Organizasyon sözcüğü genellikle iki anlama gelmektedir biri örgütleme işlemi, diğeri ise bu işlem sonucunda meydana gelen yapıdır. Organizasyon veya örgütleme, insanların çeşitli ihtiyaçlarının belirli bir sistematikle düzenlenmesi faaliyetidir. Organizasyon oluşturmak, diğer tabirle organize etmek amaçlara ulaşmak için yapılacak işlerin tanımlanması, gruplanması ve sorumlulukların belirlenmesidir. Bu işlemin tamamlanması sonucunda organizasyon ortaya çıkar. Bir organizasyon kendini oluşturan unsurların bütünleşmesiyle meydana gelir.

Yönetici asistanının işleri belirli bir sistematik bakış açısıyla ele alıp düzenlemesi için yürütmesi gereken faaliyetler şunlardır: yapılacaklar listesinin çıkarılması, büro evraklarının düzenlenmesi, ziyaretçilerle ilişkilerin düzenlenmesi, bilgisayar dosyalarının düzenlenmesi, sekreter ve yönetici odalarının tertip ve düzeni ile büro ihtiyaçlarının tedariği.

Ergonomi, insan ve iş düzenlemesinde iş çevresindeki teknolojik araçların ve çalışma ortamının tasarımında insanların ihtiyaçlarını karşılamayı amaç edinen bilgi, uygulama ve teknikleri gösteren disiplinler arası bir yaklaşımdır. Ergonomi, insanın günlük yaşamında ve işyerinde kullandığı şeylerin; insanın karakteristik özellikleri, beklenti ve davranışlarının dikkate alınması suretiyle tasarlanmasıdır. Dolayısıyla çalışma yerlerinin emniyetli ve uygun olması, oturma biçimleri, aydınlatmanın özellikleri, ses, ısı ve havalandırma konuları ergonominin çalışma alanına girmektedir.

Yönetici asistanının çalışma ortamını ergonomik bir şekilde tasarlarken dikkate alması gereken öncelikleri şu şekilde sıralayabiliriz; oturma şekline uygun masa ve koltuk ayarlaması, bilgisayar klavyesi ve farenin yerleşimi

Organize olmanın karşıtı düzensizliktir. Düzensizlik duygusal anlamda yorucu bir özelliğe sahip olumsuz bir olgudur. Düzensizlik bir işi olduğundan daha karmaşık ve zor gösteren algısal bir niteliğe de sahiptir. Düzensizlik iş ertelemelere, atalet, yılgınlık, stres ve tabii ki zaman kaybına neden olur.

Sonuç olarak bir sekreterin işe gider gitmez yapması gereken ilk şey gün içerisinde yapacaklarını planlamak olmalıdır. Ardından işler için ihtiyaç duyulan her tür unsurun tedarik edilmesine sıra gelir. Bu anlamda sekreterin gün içerisinde yapması gereken her şeyi bir masa takvimine ya da bilgisayar takvimine yerleştirmesi gerekir. Tekrarlı işler varsa bunların ayrı bir listesini yapmak gerekebilir. Randevular, toplantılar, fatura ödemeleri, vergi ya da sigortaların tarihlerine göre planlanması ile bu süreç başlamalıdır. Yönetici asistanını ilgilendiren işlerin ya da faaliyetlerin bir hatırlatma listesi şeklinde yöneticiye verilmesi konusunda hassas olunmalıdır. Yöneticinin ihtiyaç duyduğu dosyaların ya da herhangi bir dokümanın da bu liste ile birlikte hazırlanarak yöneticiye verilmesi gerekir.