Yönetici Asistanının Kişisel ve Mesleki Özellikleri

Yönetici asistanının günümüz bilgi toplumu içerisindeki yeri, görevleri, büro ve yöneticiler açısından taşıdığı önem göz önünde bulundurulduğunda, bu kişilerin belirli özelliklere sahip olması gerektiği anlaşılmaktadır. Bu ünitede yönetici asistanlarının gerek kişisel gerekse mesleki açıdan ne gibi özelliklere sahip olması gerektiği hakkında bilgi verilmekte ve iyi bir yönetici asistanında bulunması gereken özellikler açıklanmaktadır.

Yönetici asistanlarının sahip olması gereken kişisel özellikler aşağıda sıralanmıştır.

Kendi kendini kontrol etme özelliği: Bireylerin kızgınlık, neşe ve üzüntü gibi duygularını gerektiğinde gizleyebilme ve bunları kendi iç dünyalarında yaşayıp dışarıya yansıtmama becerisini ifade eder.

Yaratıcılık ve yeniliklere açık olma özelliği: Yaratıcılık ve yeniliğin özünde ortaya yeni ve değerli bir şeyler çıkarma, bir konuya farklı bakış açıları ile bakabilme ve problemlerin çözümünde alışılmışın dışında yaklaşımlar benimseme yeteneği bulunmaktadır.

Tutarlılık özelliği: Tutarlılık bir bireyin çeşitli konulardaki tutum, düşünce ve davranışlarının birbiriyle uyumlu olmasını ve bireyin karşılaştığı benzer durumlarda birbiriyle çelişen, yani tutarsız davranışlar sergilememesini ifade eder.

Kendisi ile barışık olma özelliği: Bireyin kendisinin olumlu ve olumsuz tüm özelliklerini bilerek bunları kabullenmesi, kendisini sevmesi ve değerli bulması onun kendisi ile barışık olma özelliğini ifade eder.

Kararlılık özelliği: Bireyin amaçlarına ulaşmak için önemli kararlar alma ve bu kararları hayata geçirme konusunda gerekli sabrı göstererek çizdiği yolda devam etme isteği kararlılığı ifade eder.

Yeterlilik özelliği: Bu özellik bir kişinin sahip olduğu bilgi, beceri ve tecrübeler sayesinde onun belirli bir işi başarıyla yerine getirebilme potansiyelini ifade eder.

İkna edebilme özelliği: İkna, bir bireyin başkalarını çeşitli yollarla kendi fikir ve tutumları doğrultusunda etkileme gücüdür.

Açık fikirli olma ve başkalarının fikirlerine saygı gösterme özelliği: Yönetici asistanları örgüte yarar sağlayabilecek fikirlerini yöneticilerine açık bir şekilde belirtmekten kaçınmamalıdır.

Mantıklı düşünme özelliği: Doğru düşünmenin kurallarını ortaya koyan mantık, insanlara amaçlarını gerçekleştirmek için yardımcı olan düşünce biçimidir.

Başkalarını dinleyebilme özelliği: Dinleme eylemi sadece karşı taraftan gelen sesleri duymak değil, aynı zamanda o sesleri algılayıp anlamlandırarak onları kavramaktır.

Bir işi yapabilme ve yaptırabilme özelliği: Yönetici asistanlarının bir işi yapabilme özellikleri, işin teknik boyutlarını bilmelerini ve o işi yapabilecek teknik yeteneğe sahip olmalarını ifade eder.

Güler yüzlü olma özelliği: Güler yüz, yönetici asistanının çalıştığı iş ortamına pozitif bir enerji yayacak ve iş arkadaşları ve yöneticisi tarafından kabul görmesine yardımcı olacaktır.

Empati kurabilme özelliği: Yönetici asistanı işinde başarılı olmak istiyorsa empati kurma yeteneğini geliştirmelidir.

Sorumluluk alma özelliği: Yönetici asistanı örgüt içerisinde yöneticisinin temsilcisidir ve o bulunmadığı zamanlarda onun yapmakla yükümlü olduğu bazı işleri yapar ve kararlar alır.

İkna edebilme özelliği: İkna, bir bireyin başkalarını çeşitli yollarla kendi fikir ve tutumları doğrultusunda etkileme gücüdür.

İyimser davranabilme özelliği: Hemen hemen her düşünce ve olayı olumlu değerlendirebilmeyi sağlayan bir kişilik özelliği olan iyimserlik, yönetici asistanlarının karşılaştıkları problemlere çözüm odaklı yaklaşmalarını sağlar.

Yönetici asistanları kamu sektöründe veya özel sektörde önemli roller ve sorumluluklar üstlenmiş çalışanlardır. Bu rol ve sorumlulukları nedeni ile yönetici asistanlarının bazı mesleki özelliklere sahip olması gerekir.

Karar alma becerisi: Alternatifler arasından kişiye en uygun olanın seçimi olarak tanımlanan karar alma yönetsel bir iştir ve yöneticilik açısından son derece önemlidir.

Temsil etme becerisi: Bir kişi ya da örgüt adına hareket etme anlamına gelen temsil etme eylemi, yönetici asistanlarının görevleri arasındadır.

İletişim becerisi: İletişim; yönetme, yönlendirme ve ikna edebilme gibi birçok amaç taşır.

Planlama becerisi: Yönetim fonksiyonlarının ilki olan planlama, gelecekte ne yapılacağının yol haritasının bugünden belirlenmesi ve neyin, ne zaman, niçin, kim tarafından ve nasıl yapılacağının tasarlanmasıdır.

Örgütleme becerisi: Örgütleme planlamada belirlenen amaçlara ulaşmak için gereken düzenlemelerin yapılmasını ifade eder ve örgütün kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasını amaçlar.

Zaman yönetimi becerisi: Zaman yönetimi, örgütsel amaçlara ulaşmada hayati öneme sahip olan bir yönetim alanıdır

Takım oyuncusu olma becerisi: Takım, birbirini tamamlayan becerilere sahip kişilerden oluşan, ortak amaçlara ulaşmak için oluşturulmuş, iş birliği düzeyi yüksek olan ve ortaklaşa sorumluluk anlayışının hakim olduğu gruptur.

İnisiyatif kullanma becerisi: İnisiyatif kullanma, gerekli durumlarda önerilerde bulunarak sorunları çözme ve faaliyetlerin başarılı sonuçlara ulaşabilmesi için bağımsız karar alma becerisidir.

Gizliliği koruma becerisi: Yönetici asistanları örgütün gizli bilgilerini koruma becerisine sahip olan ve yöneticinin güvenini kazanmayı bilen kişilerdir.