Bilgi Toplumunda Yönetici Asistanının Görev ve Sorumlulukları

En basit şekliyle “öğrenilen şey” olarak tanımlanabilen bilgi insanlığın günümüze kadar bilgisinin üzerine yenilerini ekleyerek farklı evrelerden geçerek bugüne ulaşmasını sağlamıştır. İnsanlığın geçirmiş olduğu bu evreler; avcılık ve toplayıcılığa dayalı ilkel toplum, yerleşik yaşama geçilmesi sonucu ortaya çıkan tarım toplumu, buhar gücünün sanayide kullanılması ile başlayan sanayi toplumu ve bilgi teknolojilerindeki gelişmelerin beraberinde getirdiği bilgi toplumudur.

Bilgi ve iletişim teknolojilerinin gelişmesiyle ortaya çıkan bilgi toplumunda bilgi en önemli sermaye haline gelmiş ve örgütler bilgiyi üretmeye, bilgiye ulaşmaya ve bilgiyi paylaşmaya çalışan yapılar haline dönüşmüşlerdir. Bu nedenle bilgi toplumunda faaliyette bulunan işletmelerde, bilgiyi üretebilen, işleyebilen, aktarabilen bilgi işçilerine ihtiyaç duyulmaktadır. Ayrıca örgütlerin başarıyı yakalayabilmesi için en alttaki çalışandan en üstteki çalışana kadar bütün çalışanlara çeşitli görevler düşmektedir.

Bilgi toplumundaki örgütlerde üzerine önemli görevler düşen ve bilgi işçisi olarak değerlendirilen çalışanlardan biri, yöneticinin birçok konudaki yardımcısı ve sağ kolu olan yönetici asistanıdır. Yönetici asistanı üzerine düşen görevleri doğru şekilde yerine getirdiğinde yöneticinin zamanını etkin ve verimli kullanmasına imkân yaratmakta ve yöneticinin kişilerarası rollerini, bilgi sağlama rollerini ve karar almaya ilişkin rollerini başarılı bir şekilde yerine getirmesine yardımcı olmaktadır.

Bilgi toplumunda yönetici asistanının görev ve sorumlulukları ise; bilgiye götürecek verilere ulaşmak, bu verilere dayanarak öngörüde bulunmak, bu öngörüye bağlı olarak yöneticiyi vereceği kararlar konusunda uyarmak, yöneticiye önerilerde bulunmak, analiz yapmak, sorun çözmek, rapor hazırlamak, toplantıları organize etmek, yöneticinin talimatlarını personele bildirmek, yöneticinin randevu programını planlamak, yöneticiyi ziyarete gelen misafirleri ağırlamak, yöneticinin seyahatlerini organize etmek, belge yönetimini sağlamak, dosyalama görevini üstlenmek, arşivleme yapmak, müşterilerle ilişkilerin geliştirilmesine yardımcı olmak ve halkla ilişkilerin geliştirilmesini sağlamaktır.

Yönetici asistanının toplantıları organize etme görevleri içerisinde ise; toplantı salonunu ayarlamak, toplantıya katılacak kişileri bilgilendirmek, toplantı evrak ve tutanaklarını hazırlamak gibi sorumlulukları vardır.

Yönetici asistanının yöneticisinin seyahatlerini organize etme görevleri içerisinde ise; otel ve uçak rezervasyonu yaptırmak, vize ve pasaport işlemlerini yaptırmak gibi sorumlulukları bulunmaktadır.

Belge yönetimi, dosyalama ve arşivleme görevleri içerisinde ise; belgelerin saklanmasını, bu belgelere istenildiği anda ulaşılmasını ve yasal süre sonunda belgelerin imha edilmesini sağlamak gibi sorumlulukları bulunmaktadır.

Yönetici asistanının önemli görevlerinden biri de yöneticinin randevularını organize etmektir. Yönetici asistanı randevuları planlayarak yöneticisinin zamanını verimli kullanmasını sağlar. Yönetici asistanının randevuları organize etme görevleri arasında; randevu alırken ve verirken randevu yeri, günü ve zamanını kesinleştirmek, randevu bilgilerini not almak, randevular arasında yeterli zaman bırakmak gibi sorumlulukları bulunmaktadır.

Müşterilerle ve toplumla iyi ilişkiler geliştirmek ise örgütlerin varlığını koruması ve rekabet üstünlüğü kazanması açısından önemlidir. İlişkilerin geliştirilmesinde yönetici asistanının bireyleri anlama ve analiz edebilme, onları doğru yönlendirebilme, etkin iletişim kurabilme ve örgüte ilişkin iyi bir imaj sergileme gibi görevleri vardır.