Yönetici Asistanlığı Mesleği ve Tarihi Gelişimi

Örgütlerin başarılı olmaları, bir başka deyişle amaçlarına ulaşmaları iyi yönetilmelerine bağlıdır. Özellikle günümüz yoğun iş temposu içindeki işletme yöneticileri, onların yaşamını düzenleyecek yardımcılara ihtiyacı duymaktadırlar. Kamu, özel, hizmet veya üretim sektörlerinde olsun yöneticilere bu desteği sekreterler sağlamaktadırlar.

Küreselleşme ve bilgi işlem teknolojilerindeki gelişmeler sonucu klasik sekreter tanımı değişikliğe uğramış ve yeni unvanlar ortaya çıkmıştır. Yönetici asistanı aslında çağdaş sekreter anlamında kullanılan bir unvana karşılık gelmektedir.

Türk Dil Kurumu, yönetici asistanını, yöneticinin bazı yetkilerini kullanabilen ve üst düzey sorumluluğa sahip olan yardımcı olarak tanımlamaktadır.

Günümüzde sekreterlik ve yönetici asistanlığı kavramları birbirinin yerine kullanılmaktadır. Bu iki kavram temelde benzerlikler göstermelerine rağmen, aralarında bazı farklılıklar vardır. Yönetici asistanları, sekreterlere göre daha karmaşık sorunlarla ilgilenmenin yanında, inisiyatif kullanabilen, temsil yeteneği olan ve yönetim hakkında bilgi sahibi olan kişidir.

Yönetici asistanını normal bir sekreterden ayıran en önemli özellik, yöneticinin işlerini bütün ayrıntıları ile bilmesi ve işi onun yokluğunda onu aratmayacak düzeyde yerine getirebilme yeteneğine sahip olmasıdır.

Sekreterlik, tarihi geçmişe sahip bir meslektir. Günümüz sekreterlik uygulamalarının benzeri örnekler, eski medeniyetlerin hem idari birimlerinde hem de hizmet birimlerinde mevcuttu.

Sekreterlik, özellikle sanayi devrimiyle birlikte örgütlerin büyüklükleri, sayıları ve uzmanlaşmalarının artmasıyla ihtiyaç duyulmaya başlayan bir meslek dalı olmuştur.

Bilgi ve iletişim teknolojilerinde yaşanan olumlu gelişmeler sekreterlik mesleğinin gelişimini önemli ölçüde etkilemiştir. Örgütlerin gelişen teknolojiye uyumlu personel ihtiyaçları, sekreterlik hizmetlerinde uzmanlaşmanın gerçekleşmesini sağlamıştır. Ayrıca, bu dönem sekreterlerin eğitimine yönelik önemli gelişmelerin yaşandığı dönem olmuştur.

Osmanlı İmparatorluğunda sır kâtipliği olarak nitelendirilen sekreterliğin, devlet yönetiminde etkin bir yeri olmuştur.

Türkiye’de sekreterlik mesleğinin, dünya ile birlikte olmasa da benzer şekilde geliştiğini söylemek mümkündür. Türkiye’de sekreterlik hizmetleri sanayileşme ile birlikte, örgüt yöneticilerinin iş akışlarının artması ve karmaşıklaşmasına bağlı olarak iş hayatına girmiştir. Bu durum sekreterlik hizmetlerine ve sekreterlere olan ihtiyacı artırmış, örgütlerin sekreter istihdamını zorunlu hâle getirmiştir.

Çağdaş örgütlerin yönetiminde yönetici asistanının rolleri, yöneticinin rolleriyle paralellik göstermektedir. Yöneticinin yardımcısı ve ikame edicisi konumunda olan yönetici asistanı, yeni bir kimliğe kavuşmuştur. Günümüz örgütlerinde yönetici asistanı bir anlamda yöneticisinin mesleki koçu durumuna gelmiş bir başka deyişle onu yönlendirecek bir kimliğe sahip olmuştur. Yönetici asistanının rolleri kendisi, örgütü ve yöneticisi göz önünde tutularak mesleki, ilişki kurma ve karar rolleri olmak üzere üç başlık altında açıklanmaktadır.

Yönetici asistanının yürüttüğü işler, yöneticinin görevleri ile paralel bir çizgide ilerler ve onu destekler.

Sekreter veya yönetici asistanı, artık yönetim kadrosunun zorunlu bir üyesi haline gelmiştir. Buna göre sekreterler, sadece raportörlük görevi yapan kişiler değil, içerisinde bulunduğu organizasyonun amacına ulaşmasında önemli yönetsel katkılar sunan elemanlardır.

Yöneticinin başarısına, dolayısıyla örgüte önemli ölçüde katkılar sunan yönetici asistanları kendilerini sürekli geliştirmek zorundadırlar.