Dosya, Dosyalama Ve Dosyalama Sistemleri

Kurumsal faaliyetler sonucu ortaya çıkan ve kuruma faaliyetleri ile ilgili dışarıdan gelen belgeler kurumlar için önemli birer birinci el bilgi kaynağıdır. Bu nedenle söz konusu belgeler üretimlerinden depolanmalarına ve imhalarına kadar pek çok süreci içeren çalışmalarla yönetilmektedir. Bu doğrultuda belgeler bir araya getirilerek gruplandırılır ve dosya hâline getirilir. Dosya, aynı konuyu içeren yazılar grubunu ifade eder ve dosyalama işleminde çok önemli bir yere sahiptir. Dosyalama ise belgelerin tek tek dosya içine yerleştirilmesi işlemidir. Dosya ve dosyalama çalışmaları ile belgeler hem düzenli bir şekilde yerleştirilir hem de kolaylıkla erişimleri gerçekleştirilir.

Dosyalama ve arşivleme ya da kayıt yönetimi olarak bilinen iş akış süreci, tüm kurumlarda var olan basılı ve elektronik belgelerin önceden belirlenmiş standartlara ve sistematiğe göre denetim altına alınarak sınıflandırılması, düzenlenmesi ve korunması sürecinde yapılması gereken bütün işlemleri kapsamaktadır. Her türlü basılı ve elektronik belgelere ulaşmak kurumsal yapıya uygun etkili bir dosyalama ve arşivleme sistemi ile mümkündür.

Dosyalama sistemi kurumsal verimliliğe ve etkinliğe önemli katkılar sağlar. Belgeleri yönetmek ve belgelere erişmek sağlıklı işlerliğe sahip bir dosyalama sistemi ile mümkündür. Belgelere doğru ve istenilen zamanda ulaşmak zaman yönetimi açısından da önemlidir. Dosyalar ve içerdikleri belgeler kurumların hafızalarıdır. Gerektiğinde dosyalardaki belgeler ve bilgiler aracılığıyla raporlar hazırlanır ve yöneticinin daha doğru karar vermesi amacıyla da kullanılabilir.

Dosyalama süreci, belgelerin üretilmeleri ile birlikte nasıl, nerede ve hangi yapıda dosyalanacaklarının belirlenmesi ile başlar ve imhalarına kadar geçen süredeki tüm aşamaları içerir. Hangi dosyalama sisteminin uygulanacağına karar verildikten sonra, dosyalama sürecinin en ince ayrıntısına kadar tasarlanması gerekir. Bu süreç birtakım aşamaları içerir. Bu süreçler; analiz çalışması ve planlanması, dosyalama sisteminin oluşturulması, dosya düzenleme yöntemlerinin belirlenmesi, saklama planlarının hazırlanması, saklanması ve depolanması, kullanımı ve erişimi, değerlendirilmesi, ayıklanması ve imhasıdır.

Dosyalama araçları, dosyalama işleminde kullanılan geleneksel ve elektronik dosyalama araçlarını ifade eder. Bu araçlar aracılığıyla belgeler üretildiği gibi ayrıca belgelerin dolaşımı ve saklanması da yapılmaktadır. Bu araçlar; dosya, klasör, dosya dolapları, rehber veya indeks, etiket, kasa ve elektronik/sanal dosyalama araçlarıdır.

Dosyalamanın amacı, gerektiği zaman bir belgeye erişebilmek veya kolayca bulabilmek için belgenin aslına uygun olarak ve zarar görmeden saklanmasıdır. Diğer bir ifadeyle belge işlerinin kurumun faaliyetlerini kolaylaştıracak şekilde düzenlenmesini, belge ve dosyaların iyi bir şekilde korunmasını, belgenin işlemlerle ilgili gerekli bilgiyi vermesini ve işin en iyi ve istenilen bir şekilde sonuçlandırılmasını sağlamaktır.

Dosyalama sisteminin etkili ve sürdürülebilir olması ayrıca kurumsal verimliliğe katkı sağlaması amacıyla oluşturulabilmesi için sistemin; basit olması, akla dayanması (ussallık), tutarlı olması, kullanışlı olması, transfer kolaylığı sağlaması, ekonomik olması, dinamik olması, yazılı olması ve yasal olması gibi bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir.