Belge, Belge Üretimi ve Belge Yönetimi

Bireylere ve toplumlara değer sağlayan veriler bütününe bilgi denmektedir. Bilgi, toplanarak, organize edilerek, yorumlanarak ve tekrar kullanılmak üzere yararlı biçime dönüştürülerek değer kazandırmaktadır. Bilgi aynı zamanda bireysel düşünceler, ön tahminler, sezgiler, deneyimler olarak yani kişiselleştirilmiş enformasyon olarak tanımlanmaktadır. Günümüzde yaşanan rekabet ortamı bireyler ve toplumlar için bilginin önemini artırmış ve bilgiyi elinde bulunduran toplumları bir adım öne çıkarmıştır. Bu durum bilginin kayıt altına alındığı ortamların da önemini artırmıştır.

Kurum ve kuruluşlarda işlemlerin yürütülebilmesi belgelerle mümkündür. Raporlar, yazışmalar ve formlar kurum etkinliğinin devam ettirilebilmesi amacıyla en çok kullanılan belge türlerindendir. Artan bilgi miktarı kuşkusuz bilginin kayıtlı olduğu ortamları da artırmıştır. Buna bağlı olarak belge yığınlarıyla ilgilenme amacıyla belgelere yönelik çalışmalar hızlanmıştır. Kurumsal iş süreçlerinin yürütülmesi ve denetlenmesi belgenin yaşam döngüsünün ilk basamağı olan belge üretim etkinliğiyle mümkündür. Belgenin etkin olarak kullanılması belgenin üretimi, dağıtımı, kullanımı ve muhafazası gibi süreçlerden geçmesiyle yani belgenin doğumundan ölümüne kadar geçen süre olarak tanımlanan yaşam döngüsünü tamamlamasıyla mümkündür. Belgenin yaşam döngüsünü tamamlaması, belgenin organik bir yapısı olduğunun göstergesidir. Aynı zamanda belgenin yaşam döngüsünü tamamlayabilmesi günümüzde teknolojinin de gelişimiyle belge yönetimi ve belge yönetimi sistemleriyle mümkün olmaktadır.

Belgeler, kurum ve/veya kuruluşların faaliyetlerini nasıl yürüttüklerini belirlemek, hesaplarını kontrol altında tutabilmek, yasal sorumluluklarını yerine getirdiklerini göstermek, bilgilendirmek ve iletişim sağlamak amacıyla kurum ve/veya kuruluşlar tarafından üretilirler. Söz konusu üretilen bu belgeler mutlaka muhafaza edilmelidir ki bu durum kurum ve kuruluşlar açısından belge yönetimini zorunlu kılmaktadır.

Kurum ve/veya kuruluşların yönetim süreçlerini etkili ve verimli olarak yürütebilmeleri, kurum ve/veya kuruluşların belgelerini nasıl etkili ve verimli bir şekilde yönettikleriyle ilişkilidir. Belge yönetiminin amacı, belgelerin, bireyler kurum/kuruluşlar ve örgütler için bir değer olarak yönetilmesidir. Herhangi bir kurum ve/veya kuruluş tarafından üretilen belgeler kuşkusuz yönetim için önemlidir. Yönetimin etkinliği elinde bulundurdukları ve ürettikleri belgeleri ne derece etkili ve verimli kullandıkları ile değerlendirilir. Bu durum kuşkusuz belgelerin yönetimi için bir sistem oluşturulması zorunluluğunu da beraberinde getirmiştir. Bu sistem belgelerin üretimi, depolanması, erişimi, dağıtımı, kullanılması süreçlerini de kapsamaktadır. Söz konusu sistem aynı zamanda belirlenen kurallar çerçevesinde, belgeye ait işlemlerin daha kolay, daha hızlı, daha ekonomik; aynı zamanda etkili ve verimli olarak devam ettirilebilmesini öngören planlar bütünüdür. Bu planlar bütünü ise belge yönetimi programının temelidir.

Kurumsal bilgi kaynaklarının önemini vurgulayan Bilgi Edinme Kanunu, Elektronik İmza Kanunu gibi çeşitli yasal düzenlemelerle belge yönetimi, yaşanan değişim ve gelişimlere kayıtsız kalamamıştır.