Evrak, Evrak Kayıt İşlemleri ve Evrak Yönetim Sistemleri

Yazının icadıyla başlayan evrak üretimi, birer bilgi taşıyıcısı olan insanlar tarafından sahip oldukları bilgileri gelecek kuşaklara aktarmak amacıyla çeşitli formlarda üretilerek devam ettirilmiştir. Tarih öncesi çağlar incelendiğinde bu sürecin duyguların ve düşüncelerin resmedilmesiyle gerçekleştiği gözlemlenmektedir. Buna rağmen arşivlerin kuruluşları yazının bulunmasıyla aynı tarihlere denk gelmektedir. İlk üretilen evrakların, yönetici tebalarıyla veya ticari faaliyetlerle ilgili bilgi içerdiği dikkat çekmektedir. Takip eden süreçte evrakların biçimlerinde değişiklik meydana gelmiştir. Aynı zamanda evrakların içerdikleri konu bakımından da farklılıklar oluşmaya başlamıştır.

Evrakların en yoğun kullanıldığı, evrak üretiminin ve dolaşımının en üst düzeyde yaşandığı kau kurum ve kuruluşlarında iş akışını etkileyecek herhangi bir aksaklık olmaması ve belirli bir sistem içerisinde bulunması sebebiyle evrakların kayıt altına alınması gerekmektedir. Üretilen yazıların birçoğunun resmi nitelik taşıdığı düşünülürse evrakların kayıt altına alınması kurum ve kuruluşlar için bir zorunluluktur.

Kurum ve kuruluşlarda üretilen yazıların birçoğu resmi niteliktedir. Bu nedenle söz konusu yazıların kayıt altında bulundurulması gerekmektedir. Üretilen evraklar hem kurum içi birimler arası hem de kurum dışı kurumlar arası olmak üzere ilgili birime ve/veya ilgili kurum ve kuruluşa gelen ve giden evraklar olarak gruplandırılmaktadır. Kurumlara gelen ve giden evrakların ise belirli kurallar çerçevesinde kayıt altına alınması ve korunması gerekmektedir. Burada en önemli nokta ise kayıt altına alınan evrakların kayıt defterinde tutulmasıdır ki bu durum iş akışının verimli ve etkili ilerleyebilmesi adına oldukça önemlidir. Evrak kayıt defterleri, kurumların kendi içlerinde birimler arası yürüttükleri ve kurum dışı kurumlar arası yürüttükleri yazışmaları kayıt altına alıp takip edebilmek amacıyla gelen evrak defteri ve giden evrak defteri olmak üzere iki farklı defter olarak kullanılmaktadır.

Günümüzde evrakların kayıt işlemleri teknolojik ilerlemenin de etkisiyle elektronik ortama kaymıştır. Evraklar elektronik ortamda üretilmekte ve yine elektronik ortamda dolaşımı yapılmaktadır. Kurumlar elektronik ortamda gerçekleştirecekleri bu işlemleri çeşitli “evrak takip” yazılımlarıyla gerçekleştirmektedir.

Kurum, kuruluş ve organizasyonlarda evrak yönetimi işlevsel hâle getirilmeden önce yönetimin ve evrak yönetimini gerçekleştirecek personelin evrak yönetimi programından ve ilgili süreçten neler beklediği ayrıntılı olarak belirtilmelidir. Bir evrak yönetimi programı kurumla ve kurumun faaliyeti ile ilgili üretilen çeşitli unsurlardan sorumlu olmalıdır.

Evrak yönetimi sürecinde önemli rolü olan bir diğer unsur ise evrak yöneticiliğidir. Evrak yöneticisi evrakların üretiminden imhasına kadar olan tüm süreçleri kontrol eden kişidir. Aynı zamanda evrak yöneticisinin görevi işlem süreleri dolmuş olan ve fonksiyonlarını tamamlayan evrakları tespit ederek imhasını sağlamak ve/veya saklanmasına gerek olup olmadığına karar vererek uygun koşullar altında arşivlemek veya arşive devretmektir.

Kupürleme evrak yönetimi içerisinde önemli rol oynayan faaliyetlerden biridir. Kupürleme faaliyeti, kurum ve kuruluşların faaliyet gösterdikleri alanlarla ilgili karar verme süreçlerine katkıda bulunmak için süreli yayınlardan bilgi toplama işlemidir. Kupürleme sadece kurumun faaliyeti ile ilgili bilgilerin toplanmasıyla oluştuğundan evrak yönetimi için önemlidir.