Elektronik Belge Yönetimi ve Sistemi

Elektronik belge, en genel anlamıyla elektronik ortamda bulunan belge olarak tanımlanmaktadır. Elektronik belgelerin seçimi, sağlanması, güvenliği, korunması ve kullanımı ülkelerin ulusal arşivleri tarafından hazırlanan elektronik belge yönetim rehberleri ve hazırlanan standartlar ile ortaya konmaktadır. Kuşkusuz bu standartlar, kurum ve kuruluşlarda belge özelliklerinin belirlenmesi, belge yönetimi faaliyetinin performans değerlendirilmesi için bir ölçüttür. Elektronik ortamda üretilen belgelerin, kurumsal faaliyetlerin kanıtı olarak kullanılabilmeleri ve yönetilebilmeleri etkin olarak kullanılan elektronik belge yönetim sistemiyle mümkündür.

Literatür incelendiğinde elektronik belge ve elektronik doküman kavramlarının karıştırıldığı ve bu durumun elektronik belge yönetimi (EBY) ve elektronik doküman yönetimi (EDY) kavramlarının da birbiri yerine kullanılması sorununa yol açtığı görülmektedir. Oysa elektronik belge yönetimi ile elektronik doküman yönetimi amaçları bakımından farklı iki kavramdır. Kurum ve kuruluşların günlük işlemlerini yerine getirirken ürettikleri, kurum içi ve kurum dışı dağıtımını oluşturdukları her tür doküman arasından kurum faaliyetlerini ilgilendirecek belgelerin üretiminden imhasına kadar olan sürecin yönetilmesine elektronik belge yönetimi (EBY) denir. EBY’de belge, başlık, sayı, tarih, konu, muhatap ve imza olmak üzere belgeyi tanımlayan ana bölümler oluşturulmuştur. Diğer bölümler ise belgeyi üreten kişi ve/veya kurumun belge özelliklerini dikkate alarak oluşturulan bölümlerdir. Her belgede bulunması gereken “sayı” bilgisi, Devlet Teşkilatı Veri Tabanında (DTVT) bulunan haberleşme kodu, standart dosya planı (SDP) kodu ve belgenin kayıt numarasından oluşmaktadır.

Bir elektronik belge yönetim sisteminin, kurumlar için geliştirilmeden ve kullanılmadan önce ilgili kurumun gereksinimlerinin doğru analiz edilmesi gerekmektedir. Kurumsal iletişim, bilgi alışverişi ve doğrulama işlevlerine yönelik gereksinimler öncelikli olarak analiz edilmesi gereken unsurlardır. Elektronik ortamın ortaya çıkaracağı birtakım sorunlar ve olanakların tanımlanması EBYS programları için bir gerekliliktir. Buna bağlı olarak EBYS programının yapılandırılması önemlidir. EBYS ile çalışanlar fiziksel ortam kısıtlaması olmadan her zaman ve her yerde işlemleri yürütebilmektedir. Bu durum kurum ve kuruluşların işlemlerinin kesintiye uğramadan sürekliliğini sağlamaktadır. EBYS ile yazışmalar anında yapılabilmektedir. Elektronik belgelerin EBYS içerisine dâhil edilmesi kayıt işlemi sonunda gerçekleşmektedir. EBYS’de resmî yazışma amacıyla hazırlanan belgeler “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” dikkate alınarak üretilmelidir. Herhangi bir belgenin belge niteliği taşıyabilmesi yetkili onayı, belgenin sayfa sayılarının, eklerinin tam olması gibi bazı biçimsel ilkelere göre üretilmesine de bağlıdır. Geleneksel belgelerde aranan bu kriterler elektronik belgeler için de geçerli olmaktadır

EBYS aynı zamanda emek faydası da sağlayacağından kaynak kullanımı daha etkin olacaktır. EBYS’de oluşturulan belge ve yazışmaların fiziki ortamda oluşturulan belge ve yazışmalardan herhangi bir farkı yoktur. Her ikisinde de önemli olan beyandır. Bu durum fiziksel ortamda üretilmiş olan belgeye atılan imzayla elektronik ortamda atılan imzanın bir farkı olmadığı anlamına gelmektedir. Burada dikkat edilmesi gereken e -imzanın güvenli olup olmadığıdır ki e -imzanın güvenilirliği ıslak imzadan farklı değildir.