Yazışma ve Yazışma Türleri/ Özel Yazı Türleri

Elektronik posta (e -posta) yazıları, tebrik yazıları, teşekkür yazıları, özür yazıları, istifa yazıları, veda yazıları, başsağlığı ve teselli yazıları, davetiyeler, resmî olmayan notlar, memorandum, ilan, öz geçmiş, ön öz geçmiş yazısı, referans (tavsiye) yazısı gibi yazılar özel yazı türlerini oluşturmaktadır. Özel yazılar, konu ve uzunluk sınırı olmayan yazı türüdür. Yaşamın her anı her alanı ile ilgili olarak yazılabilir. Yazı yazan kişi ile muhatabı arasındaki ilişkinin gücü ve derinliği yazının içeriğini ve özelliklerini belirler. Bir yere davet etme, bir başarıyı ya da özel günü kutlama, başsağlığı veya geçmiş olsun dileği iletme amacıyla kaleme alınan bu tür yazılar genellikle kısa olmakla birlikte kişiler arasındaki ilişkiye bağlı olarak uzunluğu -kısalığı değişebilir. Bu yazılarda içtenlik ve kişisellik esastır. Özel yazılarda konuşma üslubu hâkimdir fakat yazım ve noktalama kurallarına dikkat edilerek, saygı ifadelerine yer verilmelidir. Bu yazılarda konu dışına çıkılmamalı, alıcıyı ilgilendirmeyecek ayrıntılara yer verilmemelidir. Duygu ve düşünceler duru, yalın, özentisiz ve anlaşılır bir dille anlatılmalıdır.

Elektronik posta (e -posta) yazılarında büyük harf ve kısaltmalar kullanılmamalı, konu bölümünde açıklama yapılmalıdır. Tebrik yazısı özel gün ve tarihlerde gönderildiği için zamanlamaya çok dikkat edilmeli; açık, içten ve nazik ifadeler kullanılmalıdır. Bu yazıların kişiler ve kurumlar arası ilişkileri geliştirme ve sağlamlaştırma konusunda büyük katkısı olduğu unutulmamalıdır. Herhangi bir durum karşısındaki memnuniyeti bildirmek amacıyla yazılan yazılara teşekkür yazısı denir. Bu yazılar kişilere yazılabildiği gibi şirketlere veya kurumlara da yazılmaktadır. İş yaşamında elde olmayan nedenlerden dolayı meydana gelen hatalar karşısında kusurlu olan tarafın ilişkilerin bozulmaması arzusuyla ve bir nezaket kuralı gereği yazdığı yazıya özür yazısı denir. Bu yazılarda özre neden olan durumun elde olmayan nedenlerden kaynaklandığı belirtilir. İstifa yazısı insan kaynakları müdürlüğüne ya da genel müdürlüğe hitaben yazılır. Yazıda işe başlanılan tarih, çalışılan pozisyonun adı, istifanın bildirildiği tarih belirtilerek çalışma süresince edinilen bilgi ve deneyimden bahsedilir. Çalışma arkadaşlarına ve yöneticilere teşekkür edilir. Veda yazısı işyerlerinden çeşitli sebeplerle ayrılan kişilerin yöneticilerine ve çalışma arkadaşlarına hitaben yazdıkları yazılardır. Veda yazısı kişinin isteğine bağlı bir yazıdır. İnsanların acılı günlerinde, acılarını paylaşmak ve teselli etmek amacıyla yazılan yazılara başsağlığı (taziye) yazısı; hastalık, yangın, deprem, kaza vb. bir üzüntüyle karşılaşan kişilerin üzüntülerini hafifletmek amacıyla yazılan yazılara ise teselli yazıları denir. Genellikle üçüncü şahıs ağzından yazılan davetiyelerde davet konusu, davet edilenler, davetin tarihi, günü, saati, yeri, iletişim bilgileri yer alır. Yöneticilerin şirket veya kurum içinde bilgi sormak, bilgi vermek, toplantı talebinde bulunmak, bir toplantıyı iptal etmek veya ne zaman yapılacağını bildirmek, vb. amaçlarla yazdıkları yazılar memorandumdur. İlan, kişilerin bir konuya dikkatini çekmek, etkili olmak ve hızlı sonuç alabilmek için yazılan kısa yazılardır. Kişilerin iş bulma sürecinde kendilerini işverenlere tanıtmak amacıyla yazdıkları özel yazılara öz geçmiş denir. Öz geçmişin önüne ilave edilen kısa yazı öz geçmiş sunum yazısıdır.