Yazışma ve Yazışma Türleri /Resmî Yazı Türleri

Anlatım çeşitleri sözlü ve yazılı olmak üzere iki sınıfa ayrılmıştır. Mülakat, konferans, söylev (nutuk), açık oturum, panel ve sempozyum (bilgi şöleni) gibi türler sözlü anlatıma; makale, eleştiri, deneme, destan, masal, hikâye, roman, şiir gibi türler de yazılı anlatıma giren konulardır .

Eş, dost, akraba veya arkadaşların kendi aralarında yazdıkları özel yazılar , gerçek kişiler ile iş kurumları arasında ya da iş kurumlarının kendi aralarında ticari amaçlarla yapılan iş yazışmaları ve resmî yazılar da yazılı anlatımlar olarak değerlendirilir.

Kamu kurum ve kuruluşlarının, tüzel kişiliğe sahip kurumların birbirlerine, gerçek kişilere; kişilerin de bu kurum veya kuruluşlara iletişimi sağlamak amacıyla yazdıkları yazıların tamamı resmî yazı türleri içine girer.

Resmî yazıları diğer yazışmalardan ayıran en önemli özellik; belli bir düzen içinde ve kurallar doğrultusunda yazılmalarıdır. Anlatımın bütünlüğünü korumak, faaliyetlerin ve resmî bilgi, belge veya doküman alışverişinin eksiksiz, doğru, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini sağlamak için bu kural ve kalıplara uymak zorunludur.

Resmî yazışmalarda A4 kâğıdı kullanılır. Kâğıtta 2,5 cm kenar boşluğu; 1 cm de paragraf girintisi bırakılmalıdır.

Elektronik ortamda hazırlanan belgelerde Times New Roman yazı tipinde 12 punto ya da Arial yazı tipinde 11 punto ve normal yazı stilinin kullanılması esastır (Dilekçe ve tutanak gibi türlerde el yazısı da kullanılabilir).

Resmî yazılarda senli benli bir üslup kullanılmaz; ifadeler seviyeli, ağırbaşlı ve ciddi olmalıdır. Metin, “Türk Dil Kurumu”nun en son yayımlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük ’ü esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre kısa ve anlaşılır bir şekilde ölçünlü Türkiye Türkçesi ile yazılmalıdır. Sonuç kısmında da hiyerarşiye dikkat edilmelidir: Resmî yazıyı yazan alt makam ise metnini “… arz ederim.”, üst makam ise “… rica ederim” ibaresiyle bitirir. Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda “… arz ve rica ederim.” ifadesi birlikte kullanılır .

Resmî yazılarda yazıyı yazanın adı soyadı ve imzası mutlaka bulunmalıdır. İmza, ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

İmza yetkisine sahip kişinin adında ilk harf, soyadında da bütün harfler büyük olmalıdır. Akademik unvanlar adın ön kısmına, görev ve rütbeler ise adın bir satır altına ilk harfleri büyük , diğerleri küçük harflerle açık veya kısaltılarak yazılır.

Kurum yazıları, dilekçe, rapor, tutanak, olur, form yazıları vb. resmî yazı türleri içinde yer alır.

Bilgi, belge ve doküman alışverişini hızlı, güvenli ve sağlıklı olarak yerine getirebilmek için resmî kurumların kendi aralarında ya da kendi içlerinde yazdıkları yazılar kurum yazısı diye adlandırılabilir.

Bu yazıların biçim ve içerik açısından tek tipliliğini sağlamak için “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkındaki Talimat”a uymak zorunludur.

Kurum yazıları; başlık, sayı ve kayıt numarası, tarih, konu, gönderilen makam ya da kişi, ilgi, metin, imza, ekler ve dağıtım bölümlerinden oluşur.

Bir isteği, bir şikâyeti duyurmak veya herhangi bir konuda bilgi vermek için resmî veya özel kurum ve kuruluşlara, tüzel kişilere yazılan başvuru yazılarına dilekçe denir. Dilekçenin kapsamı son derece geniştir, her türlü konuda dilekçe yazılabilir . Dilekçede tarih, başlık (makam adı), konu metni, dilekçe sahibinin imzası ve adı soyadı mutlaka bulunmalıdır; imza her zaman ismin üstüne atılır.

Bir işin, konunun, nesnenin, eserin, olayın veya durumun incelenmesi, araştırılması için görevlendirilen kişi ya da kişilerin o konu ile ilgili değerlendirme ve sonuçlarını yetkili birime bildirmek maksadıyla hazırladıkları yazılara rapor denir. Rapor yazmaktaki amaç, bir konu hakkında fikir yürütmek ve hüküm vermek değil; incelemeyi objektif bir bakışla ve herhangi bir kuşkuya yer vermeyecek şekilde sonuçlandırmaktır. Tek kişinin hazırladığı rapora kişisel rapor , birden fazla kişinin hazırladığı rapora ise ortak rapor denir.

Tutanaklar; meclis, kurul, toplantı, mahkeme müzakereleri vb. sırasında söylenen sözleri ve/veya herhangi bir olayın kimlerle, nerede, ne zaman, nasıl meydana geldiğini ve nasıl sonuçlandığını tespit eden kısa yazılardır. Ayrıca bir belge, araç gereç ve benzerlerinin teslimi, bunların yetki devri sırasında da tutanak düzenlenir. Tutanaklar tarafsız yazılardır; bu yüzden yoruma, kişisel görüşlere yer verilmez. Tutanağı yetkili veya konuyla ilgili en az iki kişi hazırlar ve imzalar.

“Olur” yazıları, çeşitli hukuksal sorunların doğmaması bakımından, ilgili kurumun hangi faaliyete onay verdiğini gösteren yazılardır. Makam oluru alınan belgeler ilgili birim tarafından teklif edilir ve oluru alınan makam tarafından el yazısı ya da güvenli elektronik imza ile imzalanır.

Kamu kurum ve kuruluşlarında veya özel kurumlarda aynı konuda sürekli olarak yazılan yazılar için oluşturulan matbu kâğıtlara form yazıları denir. Form yazılarında sonradan doldurulacak yerler boş bırakılır ve gerektiğinde kullanılmak üzere çoğaltılır.

Kurum yazıları, dilekçe, rapor, tutanak, olur ve form yazıları dışında sözleşme, şartname, müzekkere, tekit ve genelge de resmî yazı türleri içinde değerlendirilir. Ayrıca mezuniyet, başarı, muvafakat, izin belgeleri, kurumların çalışanlarına verdikleri belgeler, not dökümü (transkript), görevlendirme, soruşturma yazıları ve kişilerin dilekçelerine cevaben yazılan yazılar da resmî yazı sınıfına girmektedir.