Büro Yönetimi Teknolojileri

Günümüzde herhangi bir alanda faaliyette bulunan bir örgütün faaliyetlerini etkin bir biçimde yerine getirebilmesi için güncel bilgileri elde edebilecek ve bu bilgileri kullanabilecek teknolojilere ve bu teknolojilerin yönetilmesine ihtiyacı vardır. Söz konusu teknolojiler, örgütsel yapıyı ve süreçleri doğrudan etkilemekte böylece yeni örgüt modelleri ve örgütsel işleyiş biçimlerini ortaya çıkarmaktadır. Örgütler, sürekli yenilenen teknolojiler sayesinde değişmekte, gelişmekte ve sürekli olarak büyümektedir. Örgütler, tüm bu değişiklikler karşısında içerden ve dışardan elde ettikleri bilgiyi belirli bir düzen içerisinde depolamak, tasnif etmek ve gerekli birimlerine dağıtmak zorundadır. Ancak bu sayede ayakta kalabilecek ve rekabet edebileceklerdir.

Bilgi ve iletişim teknolojileri, bilginin saklanması, depolanması ve gerektiğinde erişilip kullanılabilmesine imkân sağlayan teknolojilerdir. Bu kapsamda bilgi ve iletişim teknolojileri, bilginin etkin bir şekilde yönetilebilmesi için gerekli ve önemli alt yapı unsurlarından biridir. Bilgi ve iletişim teknolojileri alanındaki ilerlemeler, toplumsal yaşamda olduğu kadar iş yaşamında da önemli gelişmelere neden olmaktadır. Söz konusu teknolojilerin getirdiği yeni iş ve iş yapma yöntemleri yönetim literatürüne yeni kavramların girmesine neden olmaktadır. Büro otomasyonu, çalışanların işlerine yardımcı olan bilgisayar teknolojisine dayalı sistemlerdir. Büro otomasyonu sistemleri kelime işlem sistemleri, doküman yönetim sistemleri, elektronik posta sistemleri, veri tabanı yönetim sistemleri, dosyalama sistemleri, görüntülü ve sesli iletişim sistemleri vb. sistemlerden oluşmaktadır.

Büro otomasyonu, bürolarda çalışan personelin çok zamanını alan ve büro işleri olarak bilinen bilgi toplama, kayıt yapma ve gönderme, belge düzenleme, belge arama gibi işlerin bilgisayar ortamında yapılmasıdır. Büro otomasyonu büro işlerinin daha kolay yürütülmesi, bilgilerin kolay biçimde ve düşük maliyetle saklanabilmesi, bilgilerin hızlı ve doğru bir şekilde aktarılabilmesi, çalışanlar arasındaki iletişimi kurabilmesi ve çalışanların verimliliğini artırabilmesi amaçları için kullanılmaktadır. Kısacası büro fonksiyonlarının sosyal ve teknik yönlerini bütünleştirmeyi amaçlamaktadır. Büro çalışanlarının işlerini yapabilmelerinde yardımcı olan, büro içi ve dışı her türlü iletişimi sağlayan makine ve sistemlere büro makineleri denmektedir. Bürolarda kullanılan büro makineleri ile işlerin daha iyi yapılması ve hizmetlerin daha kaliteli olması sağlanabilmektedir. Büro işlerini ve hizmetlerini gerçekleştirmeye yarayan farklı makineler bulunmaktadır. Teknoloji ile yenilenen ve gelişen bu makineler, yapılan işlerin kapsamına göre çeşitlenebilmektedir. Öte yandan büroların büyüklüklerine ve türlerine göre farklı makineler kullanılsa da büroların genelinde kullanılan belirli makineler bulunmaktadır.