Büro Yönetim

Yönetim, amaçların etkili ve verimli bir biçimde gerçekleştirilmesi için bir insan grubunda iş birliği ve koordinasyon sağlamaya yönelik olarak sürdürülen çalışmalardır. Bir yönetim etkinliğinin olabilmesi için amaç, etkinlik, kaynak, koordinasyon ve yönlendirme olarak dört temel unsur bulunmalıdır. Bürolar, örgütsel faaliyetlerin yerine getirildiği üst, orta ve alt düzey yöneticiler ve çalışanlar tarafından kullanılan mekanlardır. Büro yönetimi, büro faaliyetlerini planlama, eşgüdümleme ve kontrol ile ilgili faaliyetleri içermektedir. Günümüzün tüm örgütleri için en önemli ve vazgeçilmez unsur bilgidir. Örgütsel bilgilere ait tüm işlemler bürolarda yapılmaktadır. Bilimsel ve teknolojik alanlardaki hızlı gelişmeler büroların yapısını etkilemektedir. Bu nedenle örgütler imkanları ölçüsünde çalışma ortamlarını yeni ve güncel teknolojilere dayalı ürünlerle donatmaktadır. Teknolojinin çalışma ortamlarında özellikle bürolarda kullanılması, büro işlerine olumlu katkı sağlamakta ve çoğunlukla çalışanların verimliliğini artırmaktadır.

Bürolar, destek verdikleri faaliyet alanının özelliklerine göre tanımlanmaktadır. Büroları uzmanlık alanına, ait oldukları kurumlara, kuruluş amaçlarına ve yerleşim biçimlerine göre gruplandırmak mümkündür. Öte yandan büroların en temel işlevi, bir örgütün faaliyetlerini yönetmek ve bu faaliyetler arasında koordinasyonu sağlamaktır. Bu kapsamda büroların işlevlerini yerine getirirken bilginin toplanması, bilginin düzenlenmesi, bilginin analizi, bilginin depolanması ve bilginin iletilmesi gibi faaliyetleri gerçekleştirirler. Bu faaliyetlerin geçekleştirilmesinde çeşitli çalışanlar görev almaktadır. Bu çalışanlar, yöneticiler, uzmanlar, memurlar, sekreterler ve yardımcı personellerdir.

Bürolarda gerçekleşen işler çoğaldıkça iş tanımları değişmektedir. Genel olarak büro işleri kırtasiye, sekretarya ve yöneticilik işleri arasında orantılı biçimde dağılım göstermektedir. Ancak bürolarda gerçekleştirilen işler, rutin, teknik, analitik, kişiler arası ve idari işler şeklinde sınıflandırılabilir. Büro yönetimi, örgütlerin çeşitli işlerinin yürütüldüğü bölümler olan bürolarda ortak amaçlara ulaşmak için tepe yönetimi tarafından yapılan stratejik plan ve politikaların uygulanmasıdır. Aynı zamanda çalışanların, araç gereçlerin, malzemelerin ve diğer kaynakların koordinasyonunun sağlanması, yönetilmesi ve denetlenmesidir. Bürolar, planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetim gibi temel örgütsel fonksiyonları yerine getirmesi amacıyla yürütülen ikincil nitelikteki işlerin yapıldığı yerlerdir. Örgütsel yönetim, planlama aşamasıyla başlar ve denetim aşamasıyla son bulur. Denetim sürecinde belirlenen amaçlarda sapmalar olduğu ortaya çıkarsa bu eksiklikler ya da aksaklıklar geribildirim ile yönetime aktarılır ve yeni bir süreç başlatılır.