Dosya Düzenleme Yöntemleri

Dosyalama, kurumda ve/veya kuruluşlarda yürütülen faaliyetlerin sonucu olarak ortaya çıkan her türlü basılı ve elektronik belgenin verimli ve etkili bir şekilde yürütülmesini sağlayan belge yönetim sistemidir. Belge yönetim sistemi kurumlarda var olan (üretilmiş) ve üretilecek belgelerin belirlenmiş bir sistem doğrultusunda tutulması, smıllandırılması, düzenlenmesi ve korunması sürecinde yapılması gereken tüm çalışmaları kapsamaktadır. Bu açıdan belge yönetim sistemi önemli bir kurumsal faaliyet olarak ortaya çıkmakta; kurumların geçmişleri ve gelecekleri ile bağlantı kurmasını sağlayarak belge ve bilgiye dayalı örgütsel bir hafıza oluşumunda da katkı sunmaktadır.

Dosya düzenleme yöntemleri kağıda dayalı geleneksel yöntemlerle uygulandığı gibi, günümüzde gelişen teknolojinin beraberinde getirdiği yeniliklerle birlikte dosya düzenlemeye veya belge yönetimine ilişkin çalışmalar, elektronik ortamda da yürütülmektedir. Nitekim çoğu kurumda dosya düzenleme yöntemleri çalışmalarında dosyalar ve belgeler elektronik ya da sanal ortamlarda yönetilmektedir; fakat bu gelişmelere karşın hala kağıda dayalı geleneksel dosyalama yöntemlerini kullanan kurum ve kuruluşların da var olduğu görülmektedir. Bunun en temel nedeni elektronik Ortama olan güvensizlik ve ayrıca binlerce yıllık bir tecrübenin sonucu olarak kağıda karşı duyulan güvendir.

Kurum ve kuruluşlar rutin faaliyetleri sonucu ortaya çıkan belgelerle birlikte kuruma dışarıdan gelen belgelerin erişimini, dolaşımını ve saklanmasını gerçekleştirilebilmek için söz konusu belgeleri belli yöntemlerle dosyalamak zorundadırlar. Dosyalama işlemlerinin kurumun niteliği ve çalışmaları doğrultusunda belli bir düzen dahilinde yapılması, belgelerin planlı ve sistematik olarak yönetilmesini sağlayacağı gibi, belgelerin sunacağı kurumsal faydadan da maksimum oranda verimlilik elde edilecektir. Bu doğrultuda kurumların etkin bir dosya düzenleme sistemi oluşturmaları, bilgi taşıyıcılan ve kurumsal bilgi kaynağı olarak belgelerin kullanımını da arttıracaktır. Bu durum doğal olarak kurumun devamlılığını ve başarısını sağlayacaktır.

Kurum ve kuruluşların yapısı ve faaliyetleri doğrultusunda uygulanabilecek birçok dosya düzenleme yöntemi vardır. Bunlar; Alfabetik, Nümerik/Sayısal, (Sıra Numaralı, Ondalık Numaralı, Ortadaki Asal Sayıya Göre, Sondaki Asal Sayıya Göre), Konularına Göre, Coğrafik, Kronolojik, Karma ve Elektronik Dosya Düzenleme yöntemleridir. Kurumların nitelikleri ve çalışma koşulları dikkate alınarak en uygun dosya düzenleme yöntemi tercih edilmelidir. Bu durum kurumsal verimliliğe ve etkinliğe önemli katkı sağlayacaktır. Bununla birlikte günümüzde teknolojinin etkisiyle kurumların hızlı, ekonomik, güvenilir, sistematik, çevreci ve fiziksel olarak yer kaplamamasından ötürü elektronik dosya düzenleme yöntemini tercih ettikleri görülmektedir.

Dosya düzenleme yöntemleri seçilirken dikkat edilmesi gereken bir takım unsurlar vardır. Bunlar; işin özelliği, dosyalanacak belgenin türü, kurumun yapısı ve büyüklüğü, kurumun iş yükü, dosyalanacak belge miktarı, sistemin güvenirliği, ilgili personel sayısı ve niteliği ve sistemin ekonomik olması. Dolayısıyla kurumlar rutin çalışmaları sonucu ortaya çıkan belgelere yönelik kurumsal fonksiyon, nitelik ve yapı doğrultusunda en uygun dosya düzenleme yöntemini veya yöntemlerini belirlemek, seçmek ve uygulamak zorundadırlar.